王林

摘要：由于我国社会整体发展水平的不断提升，也在一定程度上带动了有关部门对档案管理工作的愈加重视。根据实践经验可知，档案一方面可以用来记录及检索有关信息资料，另一方面在当下大数据时代，也能够被用以共享及利用信息。因此，档案工作人员既要提升对工作的责任意识，同时也应随着发展而不断调整优化工作模式，构建信息化管理体系，进而能够对档案信息进行更为完善的管理，实现更为充分的利用。

关键词：档案管理;信息化建设;事业单位

一、档案信息化建设的必要性

由于我国经济实力的提升，信息技术水平的进一步完善，各行各业都开始向信息化方向发展，基于这样的背景，档案管理信息化也必然是大势所趋。但推动档案信息化管理应格外关注如下几方面：其一，档案相较于其他普通的资料来说存在一定的差别，虽然信息化管理不断普及，然而纸质原件档案也不能被完全取代，例如土地证原件、财务凭证原件等。尽管在实施信息化档案管理的过程中很多时候无需原件也能够展开资料的查阅，然而原件仍然具备着不可替代的必要价值;其二，当我们实施信息化查询时，在一定程度上会让查阅效率更高，获取的信息更为精准，既降低了时间的耗费，并且也减少了人员工作压力;其三，档案信息化管理，能够提高查询工作的便利性，直接调取指定需要的资料，能够通过档案管理软件展开检索，查阅有关信息，获取授权的人员还能够查阅对应的财务、人事等相关档案信息。通过上述分析能够得出，信息化能够让更多的人更为迅速、高效的使用档案信息，让档案的价值得以充分发挥。

二、档案管理信息化建设中的问题分析

（一）档案管理信息化资源整合不够

现阶段，通过调查分析我國档案管理信息化建设发展情况来看，已经初步完成了档案信息化建设，然而信息资源依然并未实现对应的整合。由于不具备长期性的规划造成了信息资源无法实现充分利用。这就要求有关负责人员应对档案管理制定出明确的、合理的、符合发展要求的工作规划，同时借助互联网信息技术完成信息资源的高效整合。

（二）数据的异构性

根据当前的发展状况而言，我国已正式迈入了信息化发展阶段，计算机技术在全国范围内得到了推广和使用，所以，更多的资料通过多元化的形式被保存在网络数据库中。管理的信息化，信息的网络化让我们的日常工作变得更为便利，减少了很多不必要的麻烦，然而这对于档案管理人员来说，却增加了工作的难度和压力。例如，一个企业中，大部分文件资料存储于数据库中，当企业员工需要使用到相关文件资料时就十分方便快捷，然而与此同时，管理人员却“并不轻松”，这是由于当存储数据时，档案管理人员需要将文件根据属性的差异及来源的不同加以分门别类。由于数据异构性的影响使得档案管理人员的工作效率十分低，从而在一定程度上制约了我国档案信息化建设的发展。

三、档案管理信息化建设的解决措施

（一）健全档案信息化管理制度

不管是什么样的管理，均离不开健全的管理制度作为保障，当然对于档案信息化管理也并不例外。想要切实优化和完善档案管理的信息化水平，就一定要构建科学合理的管理制度，明晰有关人员的工作职责，保障相关人员承担起对应的责任，提升工作效率。在这个过程中，首当其冲的一项工作便是应提高领导成对档案管理的重视，这也是档案管理制度得以有效贯彻执行的重要前提。同时，也应构建对应的监督制度，通过监管确保制度落实效果，进而强化档案信息化管理水平。

（二）充分利用数字化技术手段

结合现阶段的发展形势，当前我国档案管理信息化暂且还不具备长期性的规划。针对此问题，需要进一步调整优化档案管理观念，也可通过学习或引进先进技术的方式，具体如互联网技术、大数据技术等，借助先进技术的力量对信息资源加以整合，完善管理，提高利用率，达到资源共享的目标。

（三）创新档案管理信息化服务

随着发展的不断推进，应持续的保持对档案信息化服务的改良创新，如此才可以保障其跟紧时代发展步伐，满足发展需求。例如，可开通网上检索功能，更好的促进资源共享，提升资源利用率。与此同时，也可设立对应的电子文档信息中心，利用这样的方式，一方面可以实现用户自行上传电子文档，另一方面也能够让用户自行下载需要的资料信息。具体工作中，应确保对档案信息化服务内容的创新和发展，对应的也要对工作职能加以调整优化，具体包括自最初的档案保管发展为当前的档案利用，自封闭的档案管理发展为开放的档案共享。

（四）创新档案管理信息化机制

考虑到现阶段市场经济发展速度之快，相应的企业档案管理制度也应紧跟社会发展步伐，结合具体发展实际而展开调整和创新，如此才可以实现企业更优化的运行。具体来说，企业可增设奖惩机制及责任制，将工作任务和工作责任明晰化，具体化，让所有部门所有员工都能够明确自我责任，从而提高员工责任意识。利用推行奖惩制度，能够帮助企业塑造更为良好健康的氛围，并且也能够进一步提升员工的使命感，提升工作积极性。同时，企业也要切实保障档案管理信息工作的安全，加强对计算机网络的管理，尤其要注重对重要内容的管理，防止信息外泄的发生，避免出现损害企业利益的行为。

四、结语

通过上述内容能够得出，档案管理信息化建设是契合时代发展需求的必然产物，有关部门应积极推行，完善管理，既要确保档案管理的安全，同时也应推动档案服务的转型升级。而想要实现这样的发展目标，就一定要不断创新管理理念，充分利用高科技技术开展档案管理工作，同时也要推动公众对档案管理的积极参与，最终实现我国档案工作不断优化升级，达到国际化的高水平档案管理规范要求。

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