郭颖珺

【摘要】信息化时代的来临，使我们的各个行业都迈进了数字化管理的大门，加强新时期人事档案管理信息化建设是现代化管理的客观需要，也是人事档案工作发展的大势所趋，本文作者通过论述干部人事档案管理信息化建设的现状、干部人事档案管理信息化建设的意义和必要性，并提出建设对策建议，以期为后续研究提供参考。

【关键词】新时期;干部人事档案管理;信息化建设

人事档案管理信息化建设是档案工作发展的需要，现在人事档案管理的主要内容就是进行人才信息的整理，档案信息化建设改变传统的纸质档案管理方式，是符合现在社会发展需要，符合新一代社会发展帮要，档案信息化建设，尤其互联网+技术在人事档案信息化建设的过程中应用，促进档案信息化建设的需要，现在档案管理信息化应用，在人才的管理模式，管理方法等都在不断改革和创新，对人事档案的发展起到促进作用，在信息时代能有效发挥互联网+技术的实效性，具有一定的研究意义。

一、相关概念

干部人事档案：组织人事等有关部门，按照党的路线方针政策，在党的组织建设、干部管理、人才服务等工作中，形成的反映个人政治思想、品德诚信、成长经历、业务能力、工作实绩、勤政廉政等情况的历史记录。

干部人事档案信息化建设：是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考干部人事档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。

干部人事档案信息的数字化：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

二、干部人事档案信息化建设的现状

一项科学的管理模式对于管理质量和提升服务水平起到关键作用。干部档案的信息化主要是将利用现代信息化软硬件技术将纸质化档案转化为数字化档案，从而实现管拜模式的自动化、档案资源的快速查阅利用和提供更优质的服务。当前十部人事档案信息化建设，存在以下几个问题：

（一）干部人事档案管理思想落后。干部人事档案的管理首先要解放思想，突破固有的、落后的管理思想。目前，在领导决策层方面，档案主管领导不太重视档案管理，只是固有于传统的档案管理模式中，不积极主动地寻求管理创新，不重视档案管理人员的信息技术知识的培训和教育。

（二）干部人事档案管理软件缺乏统一的标准和规范。目前，全国的干部人事档案管理软件比较多，部分单位根据自己的需求设计相关的档案管理软件，导致了部分甚至是全部数据标准和规范不统一，比如在软件方面，软件更新速度慢，部分软件存在设计缺陷，软件设计重复性高，浪费很多资源;在数据方面存在数据著录、数据格式和元数据标准不统一，形成很多信息孤岛，阻碍了档案信息间的相互共享和查阅利用。

（三）干部人事档案信息化人才队伍缺乏。目前，管理干部人事档案基本上都是年纪较大的同志，相对于传统管理方式，他们是专家，然而，在信息化时代，他们管理方式固化，很难适应时代的发展需求。现在这些老同志对现代信息技术的知识培训和教育较少，再加上掌遲现代信息化技术的管理人才很少进入干部人事档案的管理队伍中。这些因素导致了干部人事档案管理创新不足，管理人才圆乏。

（四）人事档案信息数据库系统不完善，忽视信息安全建设。目前，我国人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，数据库建设缺乏整体性和系统性，数据采集不全面，部分信息不准确，信息更新不及时，导致人事信息相对紊乱。而且只是在人员基本信息、档案目录编辑、档案传递等方面实现了计算机管理，信息化程度不高，难以实现资源共享。

（五）缺乏高素质的复合型人才。传统的人事档案管理工作是依靠手工操作来完成的，装订、分类、查阅全部由部门的管理员手动工作，相对工作很简单。但伴随着人事档案信息化改革的发展脚步，我们需要高素质的综合性人才来为行业注入新鲜力量，将人事档案管理工作完成的更加优秀。

三、新时期干部人事档案管理信息化建设的必要性

（一）人事档案管理信息化的存在意义。人事档案管理信息化，顾名思义，是在档案管理中应用现代化计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来便捷和快速，方便查阅。人事档案的信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只提高了办公的水平，也将管理理念彻底转变，将纸变为电子，全面步入数字化操作模式。

（二）全面的信息化建设的必要性。人事档案管理的信息化，使档案的生成、采集、分档、储存等都节省了很多时间，而且区别以往的工作流程，不需要进行琐碎的资料整理工作，通过专业化的平台快速的将数据入库分类，提高了人事档案部门的工作效率。人事档案的管理实现了档案管理的系统化、网络化、全面化。有机统一了薪酬管理、业绩考核、人事信息、档案检索等各个模块。减少了对原始档案的接触和破坏，有利于对档案纸质主体的保护，而且为资源的查阅和共享提供了便利。通过人事档案的信息化管理，对企业员工和各级干部的“德、能、勤、績、廉”能够快速全面的了解，为晋升和奖罚提供参考依据。所以，人事档案管理信息化建设是迫在眉睫的。

四、新时期干部人事档案管理的信息化建设的若干对策

（一）加强领导、提高认识。实现人事档案管理的现代化，首先是人事档案管理者的现代化，需要加大投入、增配软、硬件设施，同时要组织相关的业务培训，改善现有管理人员的知识结构，培养全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准、能熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学化管理能力、能将安全保密措施正确用于人事档案信息处理过程中的高素质、复合型人才。只有这样，才能提高认识，创新思维，促进人事档案工作的现代化、标准化、开放化、服务化，全面提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）实现人事档案信息资源的数据化。当前的人事档案管理中同时存在着纸质材料和电子文件，因此档案管理部门需要对两者进行收集与共管，然后将管理的重点放在信息的存储与二次开发工作上。这就需要依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。

（三）采用信息技术手段加强信息化建设。干部人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用与干部人事档案管理，以达到提高工作效率和延长干部人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文宇、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和治理工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

参考文献：

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[5]卢旭.关于人事档案管理信息化建设的几点思考.兰台世界，2011（12）.