杨璐

【摘要】干部人事档案数字化建设是适应当前社会发展大趋势、非常有意义的一项工作，随着干部人事档案专项审核工作的全面完成和组织系统信息化工作的深入推进，开展干部人事档案数字化建设，已成为提升工作效率、保护纸质档案、保障档案信息安全，进一步加强和改进干部人事档案工作的必然选择。本文着重指出了数字化建设前期准备的几点工作，望能够为干部人事档案数字化建设的顺利开展起到借鉴作用。

【关键词】干部人事档案;数字化建设;工作

近年来，随着社会经济和信息技术的快速发展，以手工操作为主的传统单一作业管理模式，已经不能够满足当前管理机制的发展需求，严重制约了干部人事档案工作应有的高效和优质。因此，这项工作要充分利用智能、多样和高效的现代化工具，形成全新的干部档案管理理念和服务体制，为干部工作提供全新、高效、优质、安全、便捷的干部档案服务体系。

一、干部人事档案数字化建设的意义

计算机技术是一种先进、科学的技术手段，将其应用于干部人事档案管理工作中，是管理方法和手段的创新。1.干部人事档案数字化建设能够实现干部档案管理工作的规范化、数字化、科学化，能够简便、高效、快速、准确地检索查询所需干部人事档案信息，提高工作效率，有效发挥干部人事档案在干部选任工作中的基础保障作用，对组织人事部门改进工作方式、提升管理水平有着重要意义。2.长期以来，干部人事档案在查阅和利用时，往往要依靠手工翻阅阅档本，查出档案编号，然后再去档案柜取出档案进行阅档，不仅效率低下，而且会造成档案材料的接触性磨损，甚至是破损。原始纸质档案材料是记载干部个人成长历程的，在专业技术职务评审、专业技术职务考核认定、干部选拔担任、年龄、工龄、党员身份认定、奖惩情况等方面都有着重要的依据、凭证作用，干部人事档案数字化建设能够起到减少原始纸质档案的翻阅次数和人为破损，保护其持久性与安全性的作用。3.干部人事档案数字化建设能够从技术上防止干部人事档案涂改造假，为严格管理纸质档案增设了“监控器”和“防火墙”，从而维护干部人事档案的真实性和准确性，加强干部工作的严肅性和公信力。

二、干部人事档案数字化建设的前期准备工作

（一）人员队伍建设工作。干部人事档案管理是一项政策性、专业性很强的工作。然而，目前同时具备干部人事档案管理方面的业务知识和计算机技术管理技能的档案专职管理人员严重不足。因此，干部人事档案数字化建设需要一支强有力人才队伍支持，干部人事档案管理队伍建设是数字化建设的重中之重。1.领导要高度重视、关心和支持干部人事档案工作。干部人事档案管理工作既辛苦又枯燥，专职干部人事档案管理工作成绩小，管理人员职务晋升慢，直接影响到他们的积极性。因此领导要选配政治可靠、作风正派、责任心强的中共党员从事干部人事档案管理工作，并加强党性教育和纪律约束，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，引导他们心无旁骛做好档案管理工作，鼓励他们终身从事这项工作，以保证干部人事档案管理人员队伍的相对稳定。2.干部档案管理部门要重视管理人员业务知识培训，加强专业素质的提升;还要加强档案管理人员的计算机技能方面的培训，为下一步干部人事档案工作的数据库建立、软件操作、维护打好基础，从而尽快培养出一支热爱档案事业、忠于职守、业务水平和计算机工作技能兼备的高素质人才队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。

（二）干部人事档案的收集归档工作。干部人事档案具有真实性、完整性、动态性的特点，档案材料收集工作是干部档案工作的重要环节，要按照干部管理权限和干部人事档案收集范围，重点收集能够反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据社会经济发展和组织工作的需要，不断充实和完善干部人事档案的内容。这项工作需要注意的是，要尽可能及时将近年形成的年度考核表、学历材料、职称材料、干部任前考察档案审核表、入党材料、奖惩材料、工资表、干部任免审批表和事业单位续聘合同等材料收集齐全完整，并对之前短缺的档案材料及时补充收集，认真鉴别后整理归档，确保数字化工作前期档案材料的完善、准确，符合数字化要求，为后续的数字化建设节省收集材料的时间。

（三）干部人事档案的整理工作。整理工作是整个干部人事档案工作的重要组成部分，是干部档案业务建设的基础工作之一。干部人事档案的整理是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的全过程。档案材料的鉴别工作包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，这是严格把好“入口关”的重要步骤;在完成分类、排序步骤后，编号工作要注意的是档案编号和页码的标注位置，具体位置应该在距离纸张右上角右上一厘米、右下角右下一厘米、左下角左下一厘米的位置，此外还要注意横向纸张的编号标注要求，如果标注位置不够标准，就有可能影响档案材料的后续扫描录入工作;装订工作需要注意的是，档案材料应该左边、下边对齐，在左侧装订打孔，做到结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读，如果左侧的空白不够，要进行托裱，不能压字。一切整理工作都要高标准、严要求，为干部人事档案数字化建设节省的时间。

（四）干部人事档案审核工作。始终坚持“凡进必审、凡审必严，有错必纠” 的审核认定原则，对在职干部档案进行逐人、逐卷、逐页、逐项的审核认定，重点审核干部的“三龄两历一身份”，形成相应的专项审核工作专用认定表和干部任免审批表，为档案信息化建设提供严谨精确的基础性资料。

（五）资金、场地准备工作。要做好干部人事档案数字化建设，一定要根据建设需要，做好资金、场地等前期准备工作，并在数字化作业场地配备高清监控摄像头，实现全天候全方位无死角监控，为档案数字化建设整体协调推进提供有力的物质保障。

（六）公司选择工作。干部人事档案数字化建设要选优选强技术服务企业，运作单位要具备相关工作的涉密资质，在中国信息资源领域处于领先位置，能够立足于全球化的视野，前瞻性地把握行业需求，专注于档案和标准信息资源领域的研究与探索，拥有完善的档案和标准信息化技术、产品和方案，拥有强大的技术能力支持和工作团队，能够熟练地对每册干部档案进行档案扫描、原始图像制作、高清图像制作、数据审核、数据备份等工作;并且能够依照相关法律规定，起草项目合同书，严格要求扫描质量、保密安全和软件升级维护等方面的工作能力;具备丰富的相关工作经验，严格档案的出入库交接签字制度，签订保密协议，从而确保干部人事档案数字化建设的高效安全。

（七）创新干部人事档案管理机制。针对干部人事档案管理工作的现状，创建符合组织人事部门实际工作需要的档案管理机制，使这项工作真正走向制度化、数字化、高效化。结合干部人事档案工作的保密性特点，制定相应的管理规章制度;建立干部数字档案的查阅审批制度，在查档人员查阅相关人事档案材料时，数字化管理平台能够即时监测查档人员的具体行为，对阅档过程进行详细的日志记录，为数字档案的使用提供必要的制度保障，在干部档案利用高效率的同时确保档案信息数据的安全。

三、结语

综上所述，干部人事档案数字化建设，能够使干部人事档案日常管理基本实现无纸化办公，充分发挥干部人事档案的作用，使干部档案工作达到真正数字化、信息化迈出了关键的一步， 翻开了新的篇章，发生了质的飞跃。干部人事档案数字化建设工作专业性强、工作量大、涉及面广、任务艰巨，因此，在开展这项工作之前，要严谨、细致地加强前期准备工作的各环节中的细节，为干部人事档案数字化建设的顺利开展提供重要的基础保障。