聂卫国

【摘要】在事业单位中，档案管理是一项非常重要的基础工作。现如今，随着信息技术的深入发展，将信息化引入到档案管理中已经成为重要的发展趋势。加强档案的信息化建设和管理在档案工作中具有非常重要的意义，同时在工作的开展过程中也存在着一定的问题和不足，因此要采取有效的措施加以解决。本文结合新形势下档案管理过程中信息化建设的特点，对其进行了系统的论述。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设

随着档案事业的不断发展，事业单位中的档案管理已经进入到信息化建设的时代。在新形势下开展档案管理工作，具有重要的意义。对于档案管理人员来说，要按照信息化建设的要求采取扎实的措施加以推进。

一、事业单位加强档案管理信息化建设的重要意义

（一）推进档案管理的不断优化。随着社会的发展，特别是信息化建设的逐步推进，在开展档案管理时加强信息化建设能够提升档案管理的质量，使工作效率得到不断提高。在信息化建设的过程中，计算机技术、信息技术等在其中所起到的作用是非常重要的，通过这些技术的有效使用，可以对档案的内容以及形式都进行优化和整合，便于更好地从事管理。这种利用信息技术来管理档案的优点包括很多方面，例如档案资料便于储存，可以非常方便地进行查询，将档案资料中的有关资源进行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都显示出信息化管理方式的优势。

（二）迎合信息化发展的工作趋势。信息化已经成为各项工作中不可或缺的重要因素，而且影响了相關行业的发展。信息化建设会使人们的工作和生活变得更加便利。在事业单位中，不同的工作业务都需要信息化建设的有力支持。在信息化建设的重要推动下，可以让事业单位的各项工作都得到整体的推进，并最终提高工作的总体质量。随着事业单位中各项业务工作的不断开展，将信息化建设融入其中并充分结合已经成为一种必然的工作趋势。

（三）档案的信息化形式可以长久保存。在以往的档案管理中，通常采用的是纸质保存的形式，将纸质作为档案记录的最重要的载体。尽管纸质版的档案形式有着很多的优点，但是一些缺点也是显而易见的，比如纸质版的档案容易受到自然环境的影响，如果客观环境非常潮湿的话，就会导致纸质版的资料出现腐烂的现象，使档案的资料受到损失。信息化的管理形式出现以后，将存在的这些问题得以解决。信息化的档案管理可以充分地运用信息的相关技术，将档案的内容进行信息保存，存到信息介质中，这样使得档案的保存从空间上得到延展，而且档案以信息化形式进行保存的话，可以使得档案的资料在保存中得以完善。

（四）进一步提升档案管理人员的工作水平。目前，随着档案事业的不断发展，事业单位在档案的管理上将不断地强化，无论是管理的内容还是形式都面临着新的形势和要求，这就对档案的工作管理人员提出了新的要求。在传统时代，档案管理人员主要对档案管理的业务进行不断的研究和细化。在当前信息化突飞猛进的情况下，传统的档案管理方式已经不能够适应档案事业的发展，档案管理人员在信息化时代开展档案管理，既能够学习到最新的档案工作业务，同时也要学习到最新的信息技术，并将两者结合起来，提升了档案管理人员的综合素质。

二、当前事业单位在强化档案管理信息化建设中存在的不足

（一）对信息化建设的重视力度不够。尽管目前有的事业单位对档案工作比较重视，但更多的是提出工作要求，没有就档案管理的具体方面进行深入的研究和部署。例如，有的事业单位档案部门在人员上、资金上以及设备上都比较紧缺，尤其在信息化的设备建设上没有进行及时的更新换代，以至于在基础设施的配备上和信息化档案管理不相匹配。

（二）缺少相应的工作制度。档案信息化建设需要有健全的工作制度作为管理的工作保障。但是在有的事业单位中，还没有健全和完善制度建设。具体表现在制度的内容不够优化。有的事业单位所建立的档案工作制度仍然沿用传统纸质档案管理的内容，没有按照最新的档案管理要求建立工作制度。有的事业单位在建立强化信息化建设上虽然建立了工作制度，但是工作制度在执行过程中没有得到有效的贯彻落实。另外，有的单位建立了档案信息化建设的工作制度，而且与信息化建设结合得比较紧密，但是工作制度没有及时修改，制度的制订和工作的执行之间存在错位的现象。

（三）缺少专业管理人才。如上文所述，运用信息化建设开展档案管理时，可以提升档案管理人员的综合素质。但是在实际工作中，档案管理人员的素质还有待进一步提升，具体表现在有的人员比较精通传统的档案管理工作业务，但是由于对信息化建设所了了解得不够多，以至于在对档案进行管理时还存在不够到位的现象。另外，档案管理人员中有的人员不具有专业的知识背景，是从其他的工作岗位中抽调到该岗位上的，对信息化建设下的档案管理工作内容了解得不够精细，工作中还没有达到专业化的要求。

（四）应用信息化的手段以及工作载体还不够丰富。新形势下将信息化建设和档案管理工作相结合起来，需要对信息载体进行不断优化，但是有的事业单位在实际的档案管理中，没有对信息载体进行多方面的利用。例如仅仅将计算机作为档案管理的方式，没有综合开发运用信息管理平台，也没有综合运用手机等其他的载体作为档案管理的新形式。另外，档案管理在应用信息载体时没有完全将保密性作为基础工作，没有安装保密工作软件，使得档案管理容易出现信息泄露。

三、新形势下事业单位在开展档案信息化建设以及管理中应采取的主要对策

事业单位在开展档案管理时，要将信息化建设作为其重要的发展突破口，将档案管理和信息化建设有机结合起来，并在工作中重点做到以下方面：

（一）对档案信息化建设和管理给予高度的重视。事业单位要认识到档案管理工作的重要性，尤其是如何利用信息化建设推进档案管理工作任务的重要性，要加强科学谋划，吃透档案管理的新形势以及工作的新精神，结合本单位的工作实际，对如何利用信息化建设推进档案管理进行科学的部署，将各项工作任务进行梳理，明确工作的重点以及完成的时限，不断完善信息化建设和管理上的各项工作流程，使得档案在管理上得到进一步优化。

（二）建立完善工作的制度体系。信息化建设下加强档案管理，要不断地建立健全工作制度，使制度成为档案管理的重要保障。在建立档案管理的工作制度时，首先，要明确工作制度的内容，要对制度的各项条款加以明确，并征求事业单位相关部门对该项制度的意见，使得档案管理的制度得到不断的完善，并最终加以实施。其次，要认真贯彻落实工作制度。档案管理部门要将制度的执行以及管理进行细化，制度中的内容按照部门的权限进行落实，共同将信息化建设落实到底。最后，对档案信息化建设的相关制度落实情况进行检查。要认真检查制度的贯彻情况，如果存在落实不到位的情况，要进行及时的整改，确保各项制度能够执行到位。

（三）配备专业素质过硬的档案管理人员。要加强档案管理的信息化建设，人才是其中关键的因素。为此，要重视人才的建设，为档案管理及时配备既懂得档案管理业务又要懂得信息化建设的工作人员。对档案管理的工作人员进行专业培训，培训要重视实效，既要给工作人员培训档案理论知识，也要给工作人员培训具体的信息化操作技术。通过切实的培训，提高档案管理人员的综合素质特别是业务素质。

（四）强化多样化的信息化建设。在档案管理中，为了更好地推进信息化建设，可以采取多种工作方式加以推进。特别是在新媒体时代，“互联网+”等技术得到有效的发展，很多媒介形式都可以应用到档案管理之中。例如档案信息化建设的工作平台就可以成为档案管理的重要形式，要对工作平台进行科学的设计，在平台上设计不同的版块，对档案管理进行智能化的设计，使得档案管理与科学技术能够紧密融合。再比如，可以开发手机软件，在手机上就可以对档案管理进行操作。

【参考文献】

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