摘 要：随着我国水土治理等相关工作的不断推进，规范水土保持持档案管理成为了当今环境治理工作的重要组成。本文通过对相关档案管理的现状问题着手，从水土保持档案管理的必要性和相关对策分析，进一步阐述了对档案管理工作的建议和想法，结合笔者多年档案管理经验，为相关人员提供一些帮助和启示。

关键词：档案管理;水土保持;信息化

随着国家对于水土保护的重视程度，逐年递增，水土保护工作及相关内容，成为了环境保护的重要环节，如何有效利用国家政策，进一步完善对水土保持档案管理工作的各项内容，成为了行业的焦点和热门议题。

一、水土保持档案管理的现状

1.分类标准混乱，没有建立相应的资料库

当前的水土保持档案管理工作，其档案分类混乱，没有建立完善的资料库，因此，查询档案极为困难，不少资料依然要靠手动查询，不仅费时费力，查找工作可能衍生出大量的问题。从整体上看，在水土保持档案方面，业内并未形成规范性、可操作性强的分类标准，在档案编码方面也尚未形成体系，受到此种条件制约，当相关人员需要对指定档案进行查询调阅时，往往无法做到迅速定位和高效调取，查询的低便捷性，导致档案信息的价值并未得到最大化体现，利用率普遍不高。因为分类标准不明确，有些档案信息无法及时建档和归档，导致水土保持工作中难以实现档案信息化提升。

2.没有相应的管理体系

档案管理工作，没有建立相应的管理体系，管理人员和管理制度没有有效对接，即便发生档案遗失、数据错误，也没有详细的处理办法和管理制度。在该类别信息的管理中，档案资料在协调性和区域共享性方面有待提升，信息低透明度导致其在一些密切关联的建设领域中未能体现应有价值，如生态工程等项目中，对水土保持相关信息具有高度需求，而受管理体系问题影响，水土保持信息并未在该行业中发挥应有的应用价值。

3.档案管理缺乏相应的管理制度

档案管理工作，必须建立详细的管理制度，尤其是针对当前的档案管理形式，其制度的约束性和惩戒性极为重要。不少从事档案管理工作的相关人员，对于工作积极性和投入程度较差，缺乏相应的职业信仰，没有正确的工作态度，进而缺乏对于管理工作的责任心。

4.人才匮乏

由于水土保持档案管理工作的重视程度不够，其管理队伍的人才储备相对薄弱，进而造成管理失衡，缺乏有效的人才招聘措施，另一方面，对于高校毕业生的重视程度不够，缺乏相应的录取机制，进而降低了人才培养程度。

5.服务意识差

服务意识是档案管理工作的重要组成部分，不少年长的从业人员，对于档案管理工作具有自己的处理办法，拖沓、拒绝、低效是他们的工作态度，因此服务意识差，成为了档案管理人员的标签。

二、规范水土保持档案管理的必要性

1.信息化建设的需要

随着我国科学技术的突飞猛进，档案管理工作也要随着时代的发展，逐步变化，尤其是档案管理的信息化建设程度，已经上升到刻不容缓的地步。由于我国大部分的水土保持档案资料依然是纸质内容，这对于我国信息化建设的发展需求相违背，因此，提高档案内容信息化建设是未来档案管理的趋势和发展方向。同时，信息化建设程度可以体现出档案管理的效果和完成情况，提升档案內容的信息化建设程度，可以进一步提高档案的查询速度，提升档案的使用感受，降低人力成本的投入程度。并且，随着云盘、云加速、物联网等科技的应用，对于水土保持档案的需求也会上升到新的层次，未来的档案管理工作，绝对是完全脱离纸质内容，信息化应用模式，必然是未来的发展趋势。

2.决策科学化的需要

提高水土保持档案的管理方式，不仅仅是档案管理的需要，更是对未来水土保持相关工作的开展给予的辅助参照。同时，这也是提高相关政策的施行程度，检验是否具有科学性的重要标准。水土保持的相关档案，是对其他有关行业的基础参考凭证，因此，务必确保其工作的科学性、准确性。

3.法制化和规范化的需要

作为政府机构，其管理模式是否具有法制化以及规范化的特点，是现代管理模式的重要特征之一。因此，加速档案管理的法制化、规范化进程成为当前的工作重点，另一方面，法制化的推进，可以进一步降低档案管理人员的违法犯罪现象，同时约束自身的工作行为，提升管理意识和工作效率。而规范化的建立，则可以帮助档案管理部门，落实好相关档案的详细信息，优化档案管理内容的具体明细，将各种相关数据以及有效信息统一录入，避免后期的查找和补充。对于档案的内容和数据，是提高准确性和务实性的重要措施。

4.提高行业管理能力

作为从事十年档案管理的从业人员，对于管理能力的提升，具有非常强烈的体会，尤其是当前水土保持档案管理的行业形式，其管理方式和管理能力没有和社会的需求程度同步发展，因此，提高整个行业的管理能力，是当前的重要内容，提升管理意识，明确管理责任，是提高行业管理水平的重要措施。为了进一步优化当前档案管理部门的管理能力，建立管理人员的考核标准呼之欲出。

三、规范水土保持档案管理的策略

1.建立档案资料库

在规范水土保持档案管理的相关工作中，建立水土保持档案管理的资料库，已经是刻不容缓。随着国家对于水土保持等相关工作的治理程度逐步加深，水土保持档案管理的工作任务和工作量都极为繁重。因此，为了进一步优化档案管理的流程和细节，建立水土保持档案管理的资料库，是当前工作的首要内容。资料库的建立，可以有效环境全国各地区水土保持档案的分散性，进一步梳理相关的内容，同时，对于同类型的地区和水土保持工作，可以得到相应的借鉴工作，进一步缓解，部分地区的工作量和工作压力。同时，资料库的建立，进一步整合我国当前的水平保持资料管理作用，为更加系统化完成相关资料的整理、建档等增添助益。同时，结合各地区的水土环境特点，优化水土治理方案，提供帮助和支持，有效降低各地区，档案繁杂、混乱的现象，进一步提高相关档案电子化、信息化程度，不断完善相关细节和内容。水土保持档案内容具有信息敏感性，应对其保密级别进行统一的标准划分，并对档案编码进行规划化管理，实现体系化编码和分级。完善编码规范和分级标准以后，管理人员即可随时对档案进行归类和入库存储。当需要查询某一部分的水土保持情况时，也可以根据入库时制定的编码，随时调阅指定档案。经过此种处理，档案存储与调阅效率皆可得到质的提升，进而促进对水土保持档案的高效利用，提升其利用水平，发挥其价值。借助信息化手段，可建立具有高度科学性和管理高效性的水土保持信息库，不仅可实现对水土保持信息的随时存储或调阅，还可在权限允许下对其进行下载、传输和修改完善等。需要注意的是，在建立该方向信息资料库时，应加强网络安全防护，设置相应权限，保证信息安全，防止信息泄露。

2.建立档案管理体系

建立水土保持档案管理体系，是提高档案管理效率的最佳途径。建立相关体系，可以完善档案的管理工作，尤其是具备了完善的管理体系。管理体系的建立，可以进一步优化管理细则，对于每个档案的相关责任人，可以明晰工作内容，同时，优化管理结构，相比较传统的管理模式，建立档案管理体系，可以进一步提高管理效率，明确相关责任。当档案管理工作发生一些遗失或者更改等违规事件时，可以利用体系的优越性，查找相关的负责人，进一步落实相关的责任，明确所有人的管理职责。水土保持档案在实际存储过程中，因为情况不同会采用不同的存储方式和存储介质，此外，档案内容差异也决定不同档案具有不同的时效性，因为受以上所述的这两种因素影响，所以档案在存储期限上也应具有差异性，实施科学规划。若所存储的水土保持档案永久有效，需要长期保存，则必须对该档案进行备份，以防原件丢失造成损失。若所存储的档案无需长期保存，则应进行认真甄别和筛选，部分档案资料虽无长期存储的强制要求，但是与群众生活安全性具有密切关联，也应将其归入长期保存的类别之中。若档案信息具有临时性，或只是工程过程中的次要资料，则属于非长期保存类信息，但必须设置科学的存储期限，在期限内也应妥善管理，以防在资料有效期内出现遗失。对于不同类别的档案信息，应由不同的职能部门负责保管，在档案存储分配中，应以档案信息的等级和存储时间要求为依据，进行合理分配。在档案管理体系创建过程中，还应对档案的机密程度进行统一划分和严格执行，对不同的保密级别和解密的期限应做出明确的规定，保密级别和调阅权限之间应具有相关性，不具有调阅权限的单位和个人一律不允许查看该档案。水土保持资料共享机制应制定相应的标准，同样执行保密级别划分，浏览权限与保密级别挂钩，在授权时应具有相应依据，杜绝主观性和随意性，以保证水土保持信息的安全性。通过管理体系的不断升级与完善，既可保证水土保持信息的安全性，又可实现其在相关领域的应用价值最大化。

3.完善管理制度

档案管理工作本身就是一项极为繁琐的工作，因此，在日常的管理工作中，务必建立完善的管理制度。没有制度的约束，很可能造成管理的混亂和失误。建立管理制度，需要循序渐进，逐步确立，在保证档案管理工作的有效开展的基础上，进一步优化组织结构，完成对于相关管理工作。在明确管理职责中，首先提高所有相关人员的管理意识，经过笔者多年的档案管理经验，大部分的档案管理问题，都是出现在日常的管理工作中，不少资历年长的管理人员，对于新的管理措施不接受、不服从，造成很多档案管理工作无法有序开展。因此，建立相关的制度约束，可以有效避免类似现象的发生。另一方面，管理制度的建立，还可以提升人员的工作积极性，建立奖励制度，对于一些久远的水土档案的管理工作，明确档案的整理数量以及相应的标准，对于有突出贡献的相关人员，要给予一定奖励。同时，对于工作中的优秀人员，适当提高相关待遇，用制度来管理人员的服从意识，用制度来提升档案管理工作的整体工作效率。应从工作流程方面规范管理制度，无论在进行水土保持资料的采集时，还是在其整理归类过程中，以及后续的机密等级以及保存期归类，都应制定规范化的流程要求，按照要求和规范执行水土保持信息的全生命周期管理。尤其是在其调阅或者共享时，更应制定相应的规章制度。在制度拟定时，应考虑不同水土保持档案管理部门在层级和特点方面的区别，实行切实可行的制度规定，确保其具有高度可执行性，且的确起到优化效果。还应对水土保持资料的管理情况进行全程监督，可定期检查，也可临时抽检，确保其切实落实。在当前经济发展态势下，可将水土保持档案管理工作与相关的工程验收、环境评估等工作联系起来，实现综合式管理，加强资料的实际效用，并且提升水土保持信息归档、存档方面的科学性，实行专项验收制度，在提升档案质量的同时，对档案管理行为也可以起到更加明显的良性约束作用。

4.提高建设队伍的人员素质

档案管理工作，离不开人才的鼎力相助。作为水土保持档案管理工作的从业人员，深知人才对于档案管理工作的重要性和特殊性。为了进一步落实好人才引进以及人才培养的相关措施，进一步完善当前的管理队伍，优化管理意识和管理体系。利用社会招聘等多种形式，引进高端技术人才，进一步提高档案管理的管理形式和管理内容，充分发挥人才效应，开展相应的头脑风暴，完善管理队伍的综合素质。另一方面，立足全国各地优质高校，开展定向招聘，结合大学生的高等素质，培养出一批优秀的人才队伍，进一步落实好人才管理和人才晋升等相关工作，掌握人才的具体情况，结合档案管理的具体工作，提高管理效率的同时，发挥人才队伍的能量和意义。档案管理工作进行中有时会受主客观因素影响出现发生人事变动，也存在因为组织架构优化导致机构变动的情况，在此种变动发生时，必须做好档案交接，在交接过程中经手人应签字确认，以保证交接过程中不会发生档案遗失或缺损的情况。在日常工作中，也应渗透档案安全和信息安全意识，加强档案保密机制的灌输和落实，使水土保持信息的重要性在档案管理人员中得到广泛认同和深刻认识，在客观上加强档案管理能力的同时，也实现主观责任意识强化，使其可以在档案管理细节实践中体现主观能动性与客观专业度。

5.提升服务意识

作为水土保持档案管理部门，应该充分建立良好的服务意识，进一步优化服务的细节和内容，例如查找档案的任务，要在第一时间高效完成，避免拖沓时间，降低服务效率。同时，对于社会的需求项目，专门设定评价系统，对于各服务人员，定期检查评价内容，对于不能满足档案管理服务要求的相关人员，要及时提高改正意见，未能听取者，进行相应的处罚。对于服务良好的相关人员，要落实好制度内的奖励措施。提高服务意识，是档案管理工作的重要组成部分，所有的从业人员，必须改变思想，努力纠正当前的工作陋习，完善自身的管理细则。

结论

综上所述，规范水土保持档案管理工作，是当前的首要内容，也是完善档案管理工作的重要举措，为了进一步提高档案工作的管理效率，提升管理人员的综合素养，推进相应的改进措施，已经刻不容缓。

参考文献：

[1]宋丽萍.浅谈水土保持档案规范化管理必要性及对策[J].地下水，2018

[2]严小红.水土保持档案管理现状及对策研究[J].甘肃科技，2017

[3]王福振.基层水土保持档案管理现状存在问题与对策研究[J].水土保持应用技术，2016

（作者单位：山西省忻州市保德县水土保持监督站）

作者简介：王存枝（1970-），女，汉族，山西忻州人，大专学历，助理馆员，在保德县水土保持监督站事档案管理工作。