摘 要：档案记录着许多的信息资料，具有指导相关工作的意义，特别是科技档案，因此，有必要重视科技档案的创新管理工作，提高科技档案管理水平。与此同时，在科技档案管理的过程中还要吸收与借鉴经验，构建完善的管理体系，以此指导实践工作。本文主要介绍了科技档案管理工作的重要意义，分析了科技档案管理工作的基本原则及要求，研究了科技档案管理工作中存在的问题，探究了科技档案管理的创新路径，希望为优化档案管理工作提供一定的思路。

关键词：管理;科技档案;创新路径

科技档案主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的材料以及声像资料等。正因如此，要着力探索科技档案的管理新路径，保障科技档案管理质量。在信息技术、互联网技术快速发展的背景之下，要学会把这些技术充分地融入带到科技档案的创新管理之中，加快科技档案的现代化管理进程。

一、科技档案管理工作的重要意义

科技档案中记录了科学项目的研究步骤、研究重点以及最终所取得的研究成果。通过科学地管理科技档案，有利于为决策者提供重要的科研依据，进而提高决策水平，从而有效地指导后续的科研工作。在这种情况之下，我国的科技发展水平将会不断地提高，进而推动社会繁荣发展。

二、科技档案管理工作的基本原则及要求

科技档案管理工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。为保证社会快速发展，各大单位需要积极地开展科技档案管理工作，确保科技档案管理工作沿着正确的方向完善与发展。其中，集中统一为科技档案管理的基本原则。通过科学地管理科技档案，不仅有利于确保科技档案信息资料的完整性，而且有利于充分地发挥出科技档案的价值。“四同步”乃是科技档案管理工作的要求，具体包括的内容如下所述。一是下达计划任务与提出科研文件材料要求同步;二是检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步;三是验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步;四是申报、登记和评审、奖励科技成果等与档案部门出示的信息资料同步。在按照基本原则及要求开展管理工作的情况之下，能够很好地保证科技档案管理工作的质量与效率。

三、科技档案管理工作中存在的问题

1.资料收集不齐全、不完整

当前，部分档案管理人员缺乏系统地学习与研究档案资料搜集工作流程，缺乏全面搜集档案资料的认识，进而影响了档案资料的齐全性、完整性。科技档案对于指导后续研究工作具有重要的意义，但是科技档案资料收集不齐全、不完整程度更高，这样科技档案的应用价值也会相应的降低。

2.资料整理不规范、不达标

科研项目组人员需要为科技档案资料的提供者，他们的档案管理意识与能力影响着档案管理质量。不过，科研项目组人员往往全身心地投入到科技研究活动之中，极少关心档案管理制度。在项目研发初期，本应该指定专门的人员开展科技档案资料的整理工作，而实际上，缺少进行该工作。由于科技档案管理制度并不健全，科技档案资料的整理工作规范性受到影响，存在随意整理档案资料的问题，这无疑降低了档案管理水平。

3.资料管理分散，归档责任不明确，移交不及时

由于科技档案存在多头管理现象，科研项目资料的分散性较强，不利于确保档案资料的完整性。与此同时，档案管理部门缺乏明确档案管理责任，进而影响了档案管理质量，其中移交档案室的档案不齐全、不完整乃是档案管理工作的突出问题。比如因为采购部门和项目管理部门共同管理设备的合同协议、检测验收报告等资料，加之权责不明确，所以资料完整性、归档的及时性等都不可避免的受到了影响。

4.档案利用率不高

科技管理部门专门地负责科技研究方面的档案管理工作。由于科技管理部门侧重开展档案管理工作，忽略档案利用工作，科技档案的价值无法充分地发挥出来。其中，科技档案管理部门在搜集、整理、归档等方面的工作进展地并不顺利，工作水平也不高，进而影响了档案的作用。与此同时，还存在档案内容科技含量低的问题，这也会影响档案的应用水平。另外，缺乏打造共享科技档案的平台，很少能够让他人获知档案信息。除此之外，科技工作人员 乃是应用科技檔案资料的对象，不过他们缺乏档案利用意识，极少把档案与实践研究工作进行有效对接。

5.管理制度不完善，工作不规范

档案管理制度指导着具体的档案管理工作。目前，科技档案制度并不健全，所起到的指导作用有限。主要表现在以下方面，一是缺乏构建关于档案的借阅时间、档案的查阅情况、档案的下载方式、档案的保管重点等方面的制度，在缺乏制度的情况之下，工作的随意性相对较大，进而降低了档案管理水平。二是缺乏构建奖励与惩罚制度，不利于制约档案管理人员的行为。比如有的档案管理人员不按时完成档案管理任务，任务完成质量也不高等。这极大了影响后续档案的应用与管理。

6.档案管理的人员素质有待提高

当前，科技档案部门档案管理人员的专业素养并不高，不能够较为有效地完成档案管理工作。主要原因如下，一是档案管理人员多为年龄较大的老员工，他们的思想逐渐地不能够跟上时代发展，比如其应用信息技术开展档案管理的工作能力偏低，进而影响了档案管理工作效率。二是科技档案部门也有一些年轻的档案管理人员，但是他们多不是档案管理专业的，专业工作水平低 。三是档案管理人部门聘请了一些兼职人员开展档案管理工作。而这些兼职人员的工作能力不太高。加之，兼职人员流动性较大，不能够保证档案管理工作的连续性，使得档案管理质量备受影响。

四、科技档案管理的创新路径探究

1.提高科技档案的系统性和完整性

全面地搜集档案信息资料是做好科技档案管理的基础。这样后续归类整理才可以更为顺利地进行。保证科技档案的系统性和完整性具体应该做的工作如下所述。一是单位领导重视。单位领导重视档案管理工作，其他工作人员将会更加的关注档案管理工作。因此，单位领导需要从思想意识上重视档案管理工作，并支持档案搜集管理工作，才能促进档案的搜集管理工作高效发展。二是增强档案意识。由于科技档案管理人员引导着具体的档案管理工作，需要增强档案管理意识，根据档案管理制度与规范，合理地开展档案搜集工作。而科技人员乃是科技档案的创造者，其在科技研究过程中要做好研究资料的记录工作。三是科研项目组人员是科技档案的创造者同时是科技档案的使用者。为提高科技档案的应用水平，科技档案管理人员要积极地与科研项目组人员做好沟通与交流，了解他们对档案管理的需求，进而根据放他们的需求规范管理流程和归纳档案资料清单，从而保证档案管理工作的适用性以及搜集资料工作的全面性。

2.认真做好资料整理

科技资料之间具有相互联系的关系。如果打破资料之间的联系性，就会破坏资料的完整性。因此，有必要根据资料联系做好归纳整理工作，为科技档案资料查阅者的提供便利。科技档案资料的载体与书写材料的耐久性影响着保存时间，因此科技档案工作者需要事前检查载体与书写材料的耐久性。若是耐久性不强，就需要誊抄科技档案资料。为提高科技档案的应用价值，就需要认真地分析性资料是否具备真实性特点。与此同时，检查科技文件资料的规范、系统、齐全、完整，如卷内文件的排序等也是十分必要的。若是不符合相关规范要求，就需要及时地整改科技文件资料。

3.及时移交归

（1）归档的基本要特征

归档的文件材料需具备完整性、真实性的特征;归档的文件材料需具备层次性的特征，符合事物发展以及文件资料形成规律;归档的文件材料需具备规范性的特征，比如文件资料的字迹、材质、图样的清晰度等要符合相关规范。

（2）移交验收

不同的领导和科技档案管理人员负责不同种类的工作，但是他们都需要归档前做好档案的审查验收工作。在符合审查验收要求的情况之下，才可以进行项目结算、鉴定、验收工作。反之，则不能够进行该项工作。如果科研项目没有经过归档验收，就不能够申报评奖。通过提高归档验收要求，有利于保证归档质量。

（3）归档范围

记述本单位科研活动，并所记录的内容具有重要参考价值的资料在归档的范围之内。其中，图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像等资料的具体表现形式也是考察其是否符合归档范围的重要参考事项。

（4）归档时间

对于研发时间相对短的科研项目，在完成项目工作之后就需要按照档案管理要求开展档案的整理与立卷工作。通过科技档案管理部门审核后，就可以对这些科研项目进行归档工作了。对于研发时间相对长的科研项目，科技档案管理人员则需要科研项目人员进行协商，分阶段地做好归档工作，保证归档工作效率。在项目完成或者在取得阶段性成果后30日内，就可以进行档案的移交工作了。如果科技档案管理人员发展所接受的档案与实际归档要求不相时，就需要按照相关的规范要求重新加工整理档案，进而保障归档工作的质量。作为一名科技档案管理者，不仅需要指挥实际的档案管理工作，而且需要切实地走进科研工作之中，研究科研工作的性质特点，进而根据实际情况开展归档工作。

（5）加强归档管理工作

尤其重要的是科技档案管理人员需要为科研项目组发放档案归档工作规范手册，以此确保他们按照相关规范要求合理地推进归档工作。与此同时，科技档案管理人员还要做好科技文件材料的收集、整理、归档等工作。由于部分项目组不太清楚归档范围以及具体归档的步骤，有必要引导他们完成档案的归类、排序、组卷、装订等工作，降低归档问题的发生频次。与档案的验收与鉴定相关资料收集的工作对提高科技档案归档水平具有重要的意义。因此，要关注相关资料收集工作，并把控归档细节，强化归档质量。

4.加强开发，提升科技档案利用价值

科技档案资料之中包含着具有重要研究价值的信息，对指导科技事业发展具有重要的意义，可以说是单位的无形资产。如果科技档案得不到有效地开发与利用，无疑失去了价值。因此，要做好档案的开发与利用工作，以此更好地指导生活实践。具体如下所述。一是保证科技档案系统中全引目录的准确性、易查性，在這种情况之下，就可以通过搜索关键字，快速地查找所需的资料，进而发挥科技档案的价值。二是科技档案是根据科技活动搜集、整理、归档的。为提高科技档案的应用水平，要深层地挖掘这些关于科技活动的资料，保证文献编研工作质量。这样就可以更好地为领导以及各个部门的管理者提供重要的决策依据。三是在现代社会下，我国的信息技术水平不断地提高。实践研究证明，通过应用信息技术，不仅可以提高工作效率，而且可以保障工作质量。基于此，科技档案管理部门有必要引进先进的信息技术，并构建档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。

5.健全、完善科技档案管理制度

为规范科技档案管理工作，要不断地完善科技档案管理制度。一方面，要健全档案的利用、保管制度。比如，规范案的借阅时间、档案的查阅情况、档案的下载方式、档案的保管重点等。通过案的利用、保管制度，可以提高档案管理质量。另一方面，要健全奖励与惩罚制度。如果科技档案管理人员以及工作人员完成了工作内容，并且在工作表现较佳，就可以对他们进行物质与精神方面的奖励。反之，则需要对他们进行惩罚，进而督促他们有效地落实工作。社会在发展，时代在变化，科技档案管理部门需要根据实际发展情况，完善与调整科技档案管理制度，这样就可以更好地起到强化科技档案管理工作的目的。

6.提升档案管理工作人员的整体素质

档案管理工作人员的整体素质对于档案管理质量具有重要的影响，因此有必要通过开展培训的方法，增长他们在档案管理工作方面的见识，提高他们档案管理见识。在科技技术快速发展的背景之下，需要对他们进行关于计算机技术方面的培训工作，保证他们充分地利于现代化管理手段开展的档案管理工作。其中，操作、数据库、网络安全等方面的技术知识是他们所应该掌握的。在其整体素质得到有效提高的情况之下，各项档案管理工作将会配合得愈加默契。

结束语

综上所述，科技档案管理乃是一项系统的工作，对于科技档案人员来讲，其需要把控科技档案管理的工作环节，比如做好档案的搜集工作、资料整理工作、档案移交与归档工作、档案开发与利用工作、档案管理制度建设工作。在科技快速发展的背景之下，科技档案管理部门需要开拓档案管理思路，加快档案管理工作的现代化进程，开创档案管理工作新局面。

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（作者单位：山东省科学院能源研究所）

作者简介：于萍（1980-），女，汉，山东青州人，毕业院校：山东大学文学与新闻传播学院，2002级硕士研究生，汉语言文字学，学历：硕士研究生，职称：中级，研究方向：科技管理，工作单位：山东省科学院能源研究所。