摘 要：国家重大科技基础设施档案应包括从项目策划、立项、实施到验收全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件。合理规范建立国家重大科技基础设施档案，确保档案的完整、准确、系统和安全，不仅是工程验收的重要内容，所形成的文字、图表、声像等资料也将为工程的宣传、科普、改造升级，以及之后的技术推广、维权举证等提供重要依据。国家重大科技基础设施具有工程周期长、系统复杂、兼顾科研与工程等特点，其档案管理也具有一定特色。文章结合现有设施的管理经验，提出相关建议。

关键词：重大科技基础设施;规范管理;责任体系

重大科技基础设施是为探索未知世界、发现自然奥秘、实现技术变革提供极限研究手段的大型复杂科学研究系统，是我国科学界的“国之重器”。由于其工程建设周期长、系统复杂多样、需要科研工作者与工程师通力配合等特点，国家重大科技基础设施档案的规范化管理一直面临着很大挑战。合理规范建立国家重大科技基础设施档案，确保档案的完整、准确、系统和安全，不仅是工程验收的重要内容，所形成的文字、图表、声像等资料也将为工程的宣传、科普、改造升级，以及之后的监察审计、维权举证等提供重要依据。

一、规范国家重大科技基础设施档案管理的重要意义

国家重大科技基础设施档案应包括从项目策划、立项、实施到验收全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件。从时间来看，一项工程从策划到运行期满，需经过几十年的漫长过程，归档周期长，贯穿设施全生命周期的始终。从内容来看，项目涉及科学、技术、土建工程等多方面，类目繁多，同时还需以文字、图表、声音、图像等多种形式完成记录，要求档案资料需全面、规范。从意义上看，形成的档案将有效记录工程建设的全过程，成为我国重要的科技资源，也将为科学决策、建设管理、竣工验收等提供有效的真实依据。

1.完整的档案是重大工程的重要记录文件

新中国成立70周年以来，我国科技事业取得长足进步，集中力量办大事的制度优势推动了一个个重量级科技设施建设，诞生出一批批举世瞩目科技成就。尤其是“十一五”以来，国家重大科技基础设施从以往的“一事一议”转向“以规划为统领”的模式，设施建设明显加速。“十二五”和“十三五”期间，国家先后布局了16个和10个设施，十年间累计项目数接近此前建设总数，投资额是此前投资总额的5倍以上。

设施预研与建设过程中，将形成大量图纸与数据记录，也会产生大量的试验文件与总结报告，这些内容是科研工作者智慧的结晶，也是科技成果的重要组成部分，是我国重要的科技资源。及时完成科技设施的档案梳理与归纳，是积累和储备设施“软实力”的重要环节，在过程中形成的原始数据、工艺方法、技术诀窍，以及经验教训等，也势必将为今后设施的运行和其他工程的建设提供宝贵的知识储备。

2.档案验收是工程验收的重要环节

档案验收与工艺验收、财务验收等一并，被列为工程验收的重要环节。《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）中明确规定，“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。

国家重大科技基础设施项目可参照国家相关部委出台的多种档案标准和条文，其中包括《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）等。此外，主管部门也针对所管辖的设施出台了相关规范文件，如中国科学院于2015年出台了《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2015〕176号），明确规定了管理职责、归档范围和质量要求等内容，也为项目的顺利验收提供了重要依据和保障。

3.丰富的档案是对外宣传的重要素材库

经过多年发展，我国重大科技基础设施的数量和质量不断增长，社会影响力也随之提升。国家要求设施“早出成果、多出成果、出好成果、出大成果”，科学团队期望更好地使用设施，民众期望更多地了解设施。此时，充分记录和展现设施建设和运行的各种资料数据就成了设施对外宣传的重要窗口。

此外，设施建设过程中留存的宝贵档案资料，还将为设施的升级改造、维权举证、审计检查，以及今后的建设管理提升等提供真实依据。

4.准确的档案将为技术推广提供支撑

设施在建造和运行的不同阶段，都会催生出诸多领先于产业界的新技术、新工艺，许多技术指标超过工业化应用1～2个数量级，若不能及时有效的将其转移转化，无疑将是一种巨大的浪费。重视产出，就要重视档案的准确性与完备性，重视档案资料在技术推广中的重要支撑作用。

二、國家重大科技基础设施档案管理的特点与特色

重大科技基础设施兴起于第二次世界大战期间的曼哈顿计划，美国为了研制军事武器，建造了一批大科学装置。伴随着科学研究活动从分散和孤立的小范围协作逐渐走向整体性、系统性和集成性较强的大规模研究行为，设施不再是服务特定科学目标的大科学装置，其定义、内涵、形态和范围都在变化。根据国家重大科技基础设施的特点，其档案管理也具有一定特色。

1.科研与工程属性并存，档案多样化

重大科技基础设施具有科研与工程双重属性，既不同于科技部、基金委支持的课题类、基金类项目，也不同于一般的基础设施建设项目。与之相适应，档案管理也需多样化，满足科学研究与工程建设的多种需求。

科研属性方面。设施建设本身即为一项了不起的成就，工程建设伴随着多种技术的攻关和样机的研制，也在一定程度内存在技术的变更和系统方案的调整。档案系统需详细记录方案比较、数据分析、决策依据等内容，及时形成过程文件，供随后的决策及审计等工作流程查验，也为技术推广与积累做好准备。

工程属性方面。大科学工程属于基础设施建设项目，需按照立项、可研、初设、开工、建设、验收、运行等一些列工程类项目流程，逐步完成规划、土地、环评，以及设施建设过程中的招投标、监理等工作。这些工作对于科研院所及高校等承担单位本就极具挑战，加之工程建设的“科研属性”，以及对进度、质量、经费等要求，不少工程在建设过程中出现了不同程度的拖期和超经费等问题。档案工作需要与项目的工程进度同步开展，对工程开展记录的同时，也为构建合理的管理体系、科学的决策机制提供依据。

2.工程周期长，归档任务重

我国目前已规划57项国家重大科技基础设施。从现有情况来看，一项重大科技设施的建设并非一蹴而就。一般来讲，工程从提出设想到预研完成需要近十年，从规划立项到项目建成需十余年，设施服役根据情况一般数十年，部分设施还将进行升级改造延长生命周期。在长达几十年的生命周期内，需要完整、准确、系统的做好归档工作并非易事。

3.设施种类多，系统复杂，档案内容各异

经过多年发展，国家重大科技基础设施已基本完成学科布局，形成覆盖能源、生命、地球系统与环境、材料、粒子物理和核物理、空间和天文、工程技术等学科领域的设施体系。其中，既包括集中建设、支撑多领域开展研究的光源类装置，也包括全国布局、服务经济社会各方面的长短波授时系统;既包括可移动式的海洋科学综合考察船，也包括被誉为植物届的“诺亚方舟”的西南野生生物种质资源库。设施多种多样，需归集的资料、储存的数据也不尽相同，这也形成了多类目多种形式的设施档案体系。

4.以科研工作者为主的档案工作体系，管理成为重点

目前的设施承担单位多为科研院所和高校。设施的建设者多为科研与技术人员，这类人员一般具有很强的科学素养，但大多缺少相应的工程经验。在以科研工作者为主的档案收集、管理体系中，他们的档案收集意识和水平将直接决定工程档案的规范性，也形成了国家重大科技基础设施特有的档案管理特色。

科研工作者往往重视实验经验的积累和数据的分析，忽视数据的及时归纳总结，以及过程资料的归集。对于采购或研制的实验设备，致力于“会用”和“用好”，而对于设备的采购单、合格证等流程文件，却经常被忽视。这就需要建立一套较为系统的档案管理体系，加强培训，对管理内容、管理职责、管理流程等均作出限定。针对重大科技基础设施的档案管理可进一步“定制化”，使其更加符合设施的内涵和要求。

三、规范档案管理的相关建议

根据国家重大科技基础设施档案管理的特色和特点，结合现有设施的管理经验，提出如下建议：

1.建立分工明确的项目档案工作责任体系

项目建档工作可实行统一领导和分级管理相结合的原则，考虑到档案工作的重要性与行政命令的权威性，建议实行项目法人负责制，由项目法人全面负责项目的建档工作。

项目主管部门负责制定档案工作的规章制度，明确档案工作的验收要求，宣讲档案工作的重要性及相关规范。定期检查项目的建档工作情况，对不合理的内容应督促整改。

项目建设单位建立项目全生命周期的档案工作制度，将档案管理纳入项目建设管理，两项工作同时部署、同时检查、同时验收。根据国家重大科技基础设施系统多、参建多的特点，建立各系统、各参建单位共同参与的项目档案工作网络和沟通协调机制。综合档案室归口负责项目档案工作，并开展项目档案工作业务指导和监督检查。项目工程办指定专人负责预立卷，会同综合档案室开展建档工作。

在此特别强调工程一线的课题负责人和兼职档案员的作用，他们既是一线的科研人员，又是一手档案的负责人和收集者，需对课题研究过程中形成文件材料的系统性、完整性、准确性负责。建议重视对上述人员的培训，加强档案工作重要性的认识，积极配合综合档案室进行档案全过程监督管理和完成档案归档及验收工作。

项目参建单位按建设单位要求，负责所承担工程文件的收集、整理和归档工作，整理完成符合相关规范档案移交建设单位。承包单位和各分包单位各司其职，分别负责各职责范围内的文件的收集、整理和归档工作。监理单位负责监督和检查监理工作范围内的勘察、设计、施工等单位的项目建档工作。审查勘察、设计、施工等单位向建设单位移交档案的质量，形成项目档案情况报告并对项目文件的真实性、准确性、完整性签署意见。

国家重大科技基础设施项目档案管理网络如图1所示。

2.建立健全项目档案工作规章制度

提质增效制度先行，各项目单位应高度重视，完善符合重大科技基础设施特点的档案工作的管理规章。建议根据国家和主管部门的相关要求，明确归档范围和质量要求，重视图纸、软件产品，以及声像等资料的收集。细化档案工作流程，制定重要的控制措施和工作計划等。

项目档案工作应与项目管理工作同步开展，同时加强对项目档案规章制度贯彻落实情况的监督检查，确保各项规章制度落到实处。重视文件资料平时的积累和收集，特别是设备产品合格证等容易忽视的开箱文件，以及重要会议、阶段评审等资料，避免临近验收再临时补救。

3.3加强过程管理，加强对档案管理的督促与督导

档案工作持续时间长、事务性工作多，且不易形成有显示度的工作成绩，容易被忽略或轻视。在明确分工、完善规章制度的同时，还需加强过程跟踪与检查：对于土建工程，项目单位需要加强与承办单位、监理单位的沟通，定期交流、核查档案文件的收集、整理情况，对发现的问题及时整改;对于项目内各系统、子系统，应加强宣讲、培训和监督，责任到人，定期对阶段性成果进行归档。档案负责人应深入各子系统，指导和完善档案工作;对于项目共建单位，需加强档案工作的协作，确保标准统一、要求统一、进度统一。

必要时，可考虑通过外部手段或附加条款加强对档案的监管。例如，在合同条款中明确合规、完善的档案移交是项目款支付的必要条件。再如，档案移交需经系统负责人、档案负责人、管理部门等多方审核把关方可通过。

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（作者单位：青岛大学党委办公室校长办公室）

基金项目：课题名称：宁波市大科学装置谋划咨询服务（基于档案利用视角）。

作者简介：李丹（1978-），女，汉，山东人，硕士研究生，青岛大学党委办公室、校长办公室，研究方向：档案管理。