董星

摘要：在医院的会议管理过程中，管理人员需要妥善处理会议室可预约数量统计、会议全程管理以及人员签到统计等工作，但传统的会议室管理在实际使用中，经常会发生不合理的占用以及使用冲突等。因此，为提高医院会议室的使用效率以及办公质量，改善传统医院会议管理过程中存在的问题，本文针对医院会议室使用的各个步骤分别进行了探析，并提出了加强医院会议室管理质量的措施。

关键词：医院;会议管理;创新

随着信息化时代的到来，医疗领域内的信息化发展蓬勃。传统的医院管理过程需要大量的人力来管理相关信息，这会造成人力物力的一定浪费并加大工作失误出现的几率。我国医院各个管理部门的信息化程度已经较高，但还存在一定的管理死角例如会议室管理等被管理人员忽视的领域。当会议室管理较为紊乱时，无论是参加会议的人员还是会议室本身都会得到一定程度的浪费，甚至会引起工作上的冲突，因此，分析医院会议中的步骤，建立完善的信息化会议管理体系成为了目前医院整体管理中的重点任务。

1 医院会议管理中的各项步骤分析

我国目前医院会议中的大部分管理模式都处在较为松懈的状态，从会议的预订、会议人员的通知以及人员签到等方面，均存在一定程度上的问题。

1.1 会议的预訂

目前大部分医院的会议预定还处在较为初始的状态，即通过纸质申请的方式进行会议室的预订。在预定之前首先需要填写会议预订申请表，表中内容包括会议时间、会议时长、会议地点、会议题目以及会议人员等，在表格完成后需要提交到医院会议室管理部门进行审批，整体过程较为繁琐，消耗了较多人力物力。当会议室预订发生改变时，例如领导临时决定更改时间或者人员时，申请人员需要重新修改申请表再进行审批，整体过程较为繁琐，大大降低了工作效率。

1.2 会议的通知

在会议预订人员申请会议室使用通过后，则需要进行参会人员的通知，目前使用较多的方式是通过邮件以及口头通知，这种通知方式在实际使用中不太严谨，同时，当会议发生变动时，需要申请人员再次进行通知，耗费了太多的精力。

1.3 会议签到管理

在会议开始之前需要进行人员的签到工作，一般是有会议管理人员进行参会人员签到表的打印，在会议开始之前根据参会人次逐一签到，这种签到方式效率较低，并且还会因为部分参会人员的粗心大意造成签到的漏签、错签等，大大降低会议的管理质量。

2 信息化支持的医院会议管理创新

随着医院信息化的不断蓬勃发展，我国目前有部分医院已经上线了医院会议管理系统，其在会议的预订、人员通知以及会议签到等方面都有良好的表现。

2.1 会议管理系统中的会议预订

在会议管理系统中，会议申请人员只需要在自己工位上打开会议室预订系统，然后选择会议室、会议时间、会议部门以及会议时长等条目，再点击确定申请即可完成一次会议申请。申请通过医院内网传递给管理部门进行核实，核实完毕后通过即可进行会议。通过会议管理系统，申请人员可以迅速的完成会议申请，并且当会议发生时间以及人员等的变动时，会议管理人员可以及时在系统上进行修改，大大降低了管理人员的工作量，提高了工作效率。

2.2 会议管理系统中的通知管理

在医院会议管理系统中，当会议申请通过后，会议管理人员需要对参会人员进行通知。在会议管理系统中，参加会议的人员都已经录入在医院职工数据库中，只需要点击会议管理系统中的一键通知即可将通知发送给参会人员，当会议发生变动时也可进行信息同步的传达。

2.3 会议管理系统中的签到管理

会议管理系统的基础是医院员工在医院数据库中的个人信息，在会议的签到过程中，会议管理系统能够接收会议室指纹签到的信息，即参会人员进入会议室之前使用指纹签到即可完成会议的签到，会议管理系统能够将签到信息上传并保存要医院数据库，省去了纸质签到表签到所需要的时间，提高了整体会议质量。

3 加强医院会议管理创新质量的措施

在医院会议管理的创新过程中，需要针对一些不足提出改善措施，从医院会议的管理模式、管理人员以及管理软件上进行优化。

3.1 优化医院会议管理模式

信息技术促使医院内大量的信息资源得到了整合，信息化程度高的医院还能拥有计算机应用技术支持下的网络管理平台，极大程度上提高了医院的行政管理能力。医院会议各个方面的管理内容多种多样，传统的会议管理模式无法全面的处理和应对这些管理信息，而信息化程度高的医院中所拥有的高素质计算机应用技术人才可以通过网络平台完成大量信息的整合以及处理，大幅提高医院管理效率。会议管理系统优化了医院会议的管理模式并使其形成了信息化的管理流程，促进了医院整体管理的规范化和现代化。

3.2 提高医院会议管理人员素质

会议管理人员是医院会议管理系统建设的重要推动力之一。管理人员对计算机应用技术的实用水平直接影响医院会议管理系统的建设程度。高度信息化的医院管理部门对于计算机人才的要求也是相对较高的，所以达成医院管理信息化目标的首要任务是加强对医院内员工的计算机应用技术培训，经过一定程度的培训，会议管理人员就能熟练的适应以及掌握基础的信息化会议管理工作流程。

3.3 优化医院会议管理软件

医院会议管理信息化的媒介就是会议管理软件，随着经济水平的不断提高，市面上浮现出了很多五花八门的会议管理软件，这些软件都是行政信息化在不断发展的过程中出现的衍生品。因此，医院行政管理人员要不断适应市场对于他们的要求，不断更新自己的知识履历以适应不断变化的市场要求。随着新行政管理处理软件的出现，医院工作人员也应该与此同时去学习使用新管理软件所需要的行政信息化管理知识。

4 结语

在医院会议管理过程中，管理人员需要进行会议的预订、人员的通知以及人员签到等工作，传统的会议管理模式中，无论是会议的申请还是会议的管理都需要管理人员消耗较多的时间去周旋，而会议管理系统的上线则大大提高了医院会议管理的效率。除此之外，医院会议管理的不断创新，对于医院整体的信息化发展也有着积极的作用。

参考文献：

[1] 基于Java会议管理系统的设计与实现[J].王伦.计算机光盘软件与应用.2014（01）

[2] 会议管理系统建设研究[J].唐国玉，刘静.企业科技与发展.2011（14）

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