陈璐

摘 要：本文阐明构建文档一体化管理体系的必然性和紧迫性，提出了实施文档一体化管理的实践模式，对存在的问题进行分析并提出完善措施。文中实例分析了中电投电力工程有限公司实施文档一体化管理的措施与方法及产生的成效。

关键词：文档;一体化;管理

信息时代利用计算机及网络技术，实现文档一体化管理已成为各单位檔案部门提高工作质量和效率，实现档案管理现代化的一个重要的方法。

1 文档一体化管理的内涵

1）文档一体化管理概述。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节有机地联系在一起，实质就是对文件运动全过程的全面控制，即实施前端控制。2）文档一体化管理的特征。（1）整体性。将文件的处理和档案管理的全过程作为一个整体运用计算机进行管理。（2）效率性。实现了文件、档案管理的全方位自动化。（3）经济性。一次输入多次输出，避免重复劳动。（4）前控性。做到对文件处理的有效控制，实现从文件到档案的有效转换。（5）规范性。现了管理工作的科学化、标准化、规范化。（6）开发性。利用归档机读目录，进行编研。（7）准确性。查全率、查准率都可以达到100%。（8）时效性。提供多种途径检索，快速、准确满足需要。3）文档一体化应遵循的原则。强化档案服务作用，把握效益的产生和档案生产力的激活，以最少的投入来赢得最大的产出或效用，确保合理化、高效化、经济化。4）文档一体化管理的理论基础。文件生命周期理论，基于数字化的信息资源管理理论，前端控制为特征的档案价值鉴定理论和以来源原则为核心的档案整理理论。5）文档一体化管理的意义。档案实体数字化、传递网络化、资源利用社会化的需要。

2 文档一体化管理实践模式及主要内容

1）文档一体化实践模式。吉林模式、鞍钢模式、秦山第三核电站模式、永靖模式、潍坊模式、攀枝花模式、白城模式、浙江电力模式。2）文档一体化管理主要内容。从机构和职能上进行一体化：（1）文档实体生成一体化，对公文从生成、流转、归档形成档案，直至被销毁或者永久保存为止的整个生命周期进行全面管理。（2）文档管理机制一体化，从管理体制、组织领导、干部配备等方面进行一体化的管理。（3）文档信息利用服务一体化，利用时不区分是文件还是档案，仅用一条检索命令即可利用所需的全部文档息。（4）文档规范管理一体化，在一个文档一体化系统运行时，需要进行协调处理，制定出符合实际情况的文档一体化规范。

3 文档一体化管理过程中存在的问题

1）缺乏具有中国特色的文档管理一体化理论。2）文件和档案工作的分割管理体制。文件与档案工作相互分离导致管理流程实行分块制度，割裂了文件运动的联系性和连续性，违背了文件生命周期等基本规律。3）缺乏统一的政策法规和制度标准。缺乏统一的业务流程技术标准体系和规则。4）对文档一体化重要性的认识不足。5）文档管理干部的素质有待提高。6）现有技术水平制约文档一体化的发展。7）缺乏文档管理一体化的物质基础技术设备和系统软件需要相当的经费保障。8）计算机软硬件技术生命周期问题及电子文档存储时间问题。为了保证数据的完整性，每隔一定时间还需要对存储数据重新进行备份。9）安全性问题没有得到解决

4 完善文档一体化管理应采取的对策

1）加强和完善中国特色的文档管理一体化理论。2）建立健全文档管理体制，完善机构组织。3）制定统一的制度规范，加强法规体系的构建。4）提高思想认识、加强和提高文档干部综合素质。5）加强文档一体化的物质保障把文档一体化建设列入该单位预算。6）提高技术水平，建立完善的文档一体化管理系统加大对文档一体化、办公自动化的投入。7）强化安全性研究。关注和解决好在一体化系统中形成、流转、归档、利用的电子文件在长久保存过程中的安全问题。8）遵循信息化策略、提倡服务化策略两个服务取向一是顾客满意取向，二是社会效益取向。9）加强文档一体化模式的优化成立主体机构，优化业务流程，全程自动控制，建立绩效机制。

5 案例分析-中电投电力工程有限公司文档一体化管理

1）中电投文档一体化系统管理模式。实行计算机文档一体化管理，涵盖了文件、档案管理的全部日常工作。文件管理和档案管理共用的是一个数据库，文件只要进行一次性输入，就以全文的形式存在于网络系统中，即可多向、多次地输出，并在它转化为档案前或后均可全文检索、方便利用。且目前档案信息已达到了全文输入、全文存储，档案载体为“双套制”归档管理模式。

2）中电投实施文档一体化管理的措施与方法。（1）积极转变观念，强化文档一体化意识。（2）建立统一的专业化标准规范体系。体系内容涉及国标、行标、企业内部标准及各类项目文件控制程序化文件，共建立了三个层次的上百个体系文件。

3）建立切实有效的文档一体化管理的业务体制。（1）建立文档一体化管理的组织机构及高效的文档管理机制。集中统一、分级管理。建立档案工作网络及协调机制。（2）建立有效的档案管理体系，制定相应的管理制度。制定《档案管理程序》《工程档案实施细则》等，建立公司档案管理网络。（3）重视培养文档管理人才，建立知识结构保障体系。（4）加强文档一体化软件的统一规划。（5）加强纸质项目文件控制与纸质档案管理。（6）强化电子文件与电子档案管理。实现过程文件全部电子化、网络化，同时优化三个操作系统，加强工程项目文件的前端控制。

4）建立文档一体化计算机管理系统。（1）建立办公室与档案室相衔接的计算机网络系统。在计算机网络的各节点上，实现文件数据的自由存储和档案资源的共享。办公自动化、PAP、档案管理系统无缝链接，及时了解工程文件的收集及组卷进度，对其进行在线调控，保证档案工作与工程建设同步收集管理。达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化。（2）实现在线实时归档。文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网络信息共享，实行在线即时归档，与工程同步。（3）采取各种技术措施确保电子文件的原始性。应用数字签名，加密，通过身份验证、防火墙验证、密码等各种防写技术和措施。（4）加强文档一体化计算机管理的各项基础工作。考虑数据结构的一致性，考虑功能结构的连贯性，考虑管理方式的协调性。

5）中电投实施文档一体化管理成效剖析。（1）发挥了计算机管理的优势。（2）发挥文档一体化管理的综合利用价值。①文档管理数据库，使公司内部信息的产生、传递、存储与开发利用形成了一个全面合理一体化网络结构。②同步归档使收文、承办、发文、归档实现“无缝”集成，三即时（即时接收、即时整理、即时归档）工作方式。③文件级管理方法提高了档案管理工作效率;提高了查全率和查准率。（3）提高电子文档处理的快捷性与可塑性。电子文档的逻辑归档，利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息。（4）提高文档准确性和案卷质量。超前控制实现了现行文件与档案数据库的直接导入，保证了归档电子文件的准确性。（5）提高了信息检索效率和质量。文件到档案的转变关系成为一个连贯、统一的过程，提高了信息检索的查全率、查准率，丰富了检索条件。（6）实现档案全过程的控制。实现档案管理的超前及全过程控制，随办随归档。

6 小结

综上所述，文档一体化把文件管理和档案管理整合为一个系统，进行前编控制和全程管理。同信息融合、人工智能、数据挖掘、神经网络等前沿科技紧密联系起来，具有强烈的前瞻性和必要性。