汪海燕

摘 要：人事档案对于人事管理来说是十分重要的，能够记录和反应单位内部的人事动态。而且人事档案中可以记录每个员工的教育经历以及就业经历，对于其社会关系以及思想动态等都有一定的记载，对于所有的工作考核和奖惩情况也有比较清晰的体现。档案的管理能够促进单位在人力资源管理上有更好的突破，同时也能够促进单位人事改革。本文将围绕现代人事档案管理存在的问题进行分析，并对相关的策略展开探讨。

关键词：人事档案管理;问题分析;策略

人事档案是人力资源管理中的重要环节，可以记录单位人员的来源以及履历，是单位对于人力进行管理的基本根据，也是人员流动的基本记录，能够记载所有人员在流动的整体动态，也就能够对单位内的人员情况有所掌握。随着社会的发展，对于人事档案的管理也变得更具有科学性，能够运用更多科学有效的手段来进行相应的管理，提高人事档案的整體信息提取效率以及管理效率。加强和改进人事档案管理能够进一步的促进单位对于人员的整体管理，能够更好的分配单位内的人员，促进人力资源的合理分配。

一、当前人事档案管理存在的问题

1.1缺乏重视程度

虽然基本每个单位都有进行一定的人事档案管理，但是大多数单位都没有对这项工作有足够的的重视程度。许多单位都是用其他岗位上的人来进行兼职管理，或者就是分科室进行管理没有进行收集，有些没有固定的管理模式，也没有固定的档案室来进行规范的管理。正因为缺乏重视，许多档案因为年代久远就会出现一定程度的损毁，另外很多档案还会缺失或者出现彼此之间页面混乱的情况，这样都不利于档案的归档。而且这样混乱的管理，很容易就无法在需要档案的时候能够及时的找到，也就失去了档案的信息价值。单位不重视档案的管理，也就忽略了人力资源管理给单位带来的促进作用，无法利用科学有效的档案管理来促进人力资源的合理分配，也会出现人才交流停滞的现象。这样单位对于内部的人员没有基本的了解和概念，将会无法进一步的利用好单位内部的人员。

1.2 档案管理不规范

正因为对档案管理缺乏重视，所以在实际的档案管理过程中，也就没有相应的制度，呈现不规范的现状。不规范的档案管理让档案处于一种危险的状态，将会进一步的影响人事管理部门对于人员信息的了解。而且不规范的档案管理必然会导致一些档案内容出现损坏或者丢失或者不能对号入座等等情况，这不仅对于单位人事管理有不良的影响，还会进一步的对档案主人带来不良的影响，对于其以后迁移或者调动等等人事活动都会产生不好的影响。档案管理的不规范还会导致档案的内容不规范，反应在档案内的信息过少或者信息不全，无法全面、客观的展示这个人的履历情况，无法还原这个人的工作经历以及社会关系等等，那么整体的档案信息利用率就会很低。甚至由于档案内的一些情况没有被记载清楚，还会导致后期他的工作升迁不顺，因为在一些考核和奖励等等方面，都需要对档案内的情况进行查阅。

1.3 档案管理队伍建设不足

很多单位对于档案管理队伍都缺乏建设，甚至一些单位还割舍掉了专职的管理人员，采用兼职的模式来对档案进行管理，这样一岗多职将会导致档案工作不能顺利和专注。而且兼职情况下，很多管理人员会被频繁的进行更换，这样人员的频繁更换也不利于整体档案工作的开展。因为档案是一类复杂的文件，需要长久的进行保存，如果没有系统的管理模式，将会很快就陷入到混乱。兼职情况很难兼顾完全，就会出现档案管理整体呈现混乱的情况。而且档案的归类和排放也都需要固定的一种模式，才有助于查阅和提取。管理队伍的建设缺失导致根本没有专员来进行管理。

1.4 档案利用率低

很多单位虽然有档案管理，也都对档案进行了整理和归纳收集，但是却很少会去查阅或者提取档案内的信息。这样一来档案的整体价值也就无法得到真正的体现，特别是档案中的一些宝贵信息就不能被用于在人力资源的统筹管理中。另外，由于纸质档案管理存在查阅困难的问题，所以在想要查阅档案的时候也会花费大量的时间去寻找，整体的信息利用效率也比较低。有些单位因为档案查阅过于费力，在进行奖惩考核的时候还会忽略掉档案信息，不查阅也不记录，让档案成为虚设，影响档案主人的整体履历情况。

二、处理人事档案管理问题的对策

2.1 提高整体重视程度

整个单位都应该提高对于人事档案的重视程度，进一步的加强对于档案管理的重视，并且将这一理念宣传到单位中的每个人，让每个人对于自己的档案都有一定的重视和了解，这样全面的重视就能够促进档案工作更好的开展。单位要指派领导来对档案管理进行负责，将档案管理的责任进一步进行落实，责任到人才能更好的抓紧这项工作的开展。另外要建立起档案管理的规章制度，并且配备专业的管理人员，配置专门的档案室，让所有的档案都能够在专业的管理下安全稳定的存放。另外要积极的推动电子化档案管理，让档案管理工作能够跟上时代的脚步。

2.2 加强规章制度建设

建立健全规章制度，并且要求整体档案管理都要遵循规章制度来进行。完善的规章制度能够具有具体的管理方向和指导方向，能够规范整个行业的操作。单位应该建立健全相应的规章制度，让所有的管理人员能够更加系统全面的参照规章制度展开管理，进一步推动科学的档案管理。通过规章制度对档案管理人员进行管理和督促，也能够让管理人员提高自己的工作水平和操作技能水平，促进他们更好的在岗位上发挥出相应的作用。

2.3 推动计算机信息管理

档案之所以难以管理且难以得到全面利用，主要的原因就是纸质化的本体很难以储存和查阅，随着计算机技术和网络技术的迅速发展，数据库被运用在各个领域，其强大的数据管理能力和分析能力对于档案管理来说相当的适合。单位应该积极的引进先进的计算机档案管理软件，通过软件来对所有的档案进行电子化处理。电子化处理后的档案能够更加精确的反映各项信息，而且所有的信息都能够通过计算机软件进行分类和处理，更方便于各项数据的统筹管理和归纳梳理。同时计算机的搜索功能还能够更好的提取出每个人档案中的各种精确的数据，让档案的整体利用率得到了全面的提升。通过档案电子化处理后，单位能够更加快速的查阅档案信息，能够更好的运用档案中的信息来规划自己的人力资源战略，同时也能够节省管理人员的人力，进一步的减少物力，全面提升档案管理的效率。

2.4 提高档案管理人员的素质水平

档案管理想要更好的发展，必须提高档案管理人员的素质水平，特别在电子化档案管理后，对于管理人员的素质水平有了更加多的要求。单位应该招聘具有专业水平的档案管理人员，并且要经常让档案管理人员去培训和学习，不断的提高档案管理人员的整体水平，让他们能够始终处于学习和进步的状态中。进一步的增强管理人员的责任意识，要求其能够对待工作一丝不苟，坚守原则的做好每一份档案工作。另外还需要增强管理人员的法律意识，要求管理人员要学习《档案法》，对于法规中的各项条规有一定的了解，在工作中能够有法可依有据可循。促进档案的管理能够更加具有法律意识，维护档案的真实性。

三、结束语

优秀的档案管理将会给单位带来很多促进作用，单位关注档案管理将会进一步的促进自己的人力资源管理进步，也就能够在人才市场的竞争取得一定的优势。面对档案管理中出现的各种问题，一定要积极的去处理，对整体档案管理进行水平的提升，这样才能更好的促进整个单位的进步和发展。

参考文献：

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[2]人事档案管理中存在的问题与对策[J].刘辉.赤子（上中旬）.2014（13）

[3]创新方式在人事档案管理工作中的应用[J].杨洪权.黑龙江档案.2017（04）