大数据时代下机关事业单位档案管理模式探讨

2019-12-21戴佳媛白城市发展和改革委员会

新商务周刊 2019年13期

文/戴佳媛，白城市发展和改革委员会

1 引言

互联网是新时期社会发展的重要标志，在大数据背景下，日常记录的数量与种类更是与以往有巨大的出入，短时间内大量信息的产生，给档案工作者造成了较大压力，工作陷入了困境。档案储存量的增加，促使很多档案管理采用了数字化存储技术，便于广大用户进行查阅。档案数据资料的管理过程中涵盖了大数据的特定，21世纪的档案管理必须引进新技术，提高工作效率。

2 大数据时代档案管理工作存在问题

2.1 管理流程有待优化

传统档案管理工作中，管理步骤主要包括以下几点：第一，将不同类型、不同类别的档案资料进行分类划分，实施分类归档，机关事业单位工作范围较广、涉及部门较多，档案数目庞大，完全依赖人工进行档案管理存在实际困难。基于现代的大数据时代背景，这种方式还是略显滞后，与社会发展相比略显落后。与管理流程的不完善相随的就是带来的资料信息安全问题，因为管理流程的不完善，导致信息资料丢失或损坏，这对于后续的工作来说，都是极为不利的。信息资料与相关人员的利益等息息相关，所以管理者应该对管理流程进行优化，同时也保证信息资料的安全。

2.2 档案资料管理相对滞后

大数据给档案管理的观念带来了变化，大数据时代数据的爆炸式增长导致档案管理的工作量与日俱增，为档案应该如何进行科学管理提出了新要求。过去传统的档案管理技术应用中，主要采取的方式为将信息资料以图片、表格或是音频的形式进行储存。此方式尽管也可以实现对档案的保存功能，但在具体应用的过程中，其保管的档案数量极为有限。如果管理档案的数量增加、资源数量较大，则信息保存和查找时就会有所阻碍，大大降低了档案管理的工作效率。因此，在大数据的时代背景下，机关事业单位档案管理工作不应只是局限于人工操作，只有引进新的技术管理手段来提高档案管理的水平，才是时代发展的要求。同时，很多工作人员对于大数据存在误解，认为只要建立电子档案就万事大吉了，没有定期对档案进行检查和更新，这就严重制约了管理工作的有效开展。

2.3 档案管理人员素质待提升

现阶段，信息技术的不断革新为社会发展带来了极大的便利。信息技术的发展与进步过程中，档案管理工作中的计算机技术应用频率也是逐渐提高，很多工作可以利用计算机技术来完成。但现在仍存在部分单位没有引进计算机、多媒体等技术，即使有些单位已经引进了先进的档案管理手段，但是人们也难以掌握和应用，导致了管理工作效率低下。同时，有些档案管理人员的责任意识较为淡薄，对档案管理的重视程度严重不足，电子档案的数据不够完善、记录不够详细，导致档案资料的丢失、损坏，严重影响了档案信息的有效性、真实性、全面性；还有一部分档案管理人员对于数据库没有一个全面的认识，视野过于狭隘，一旦发生人事调动需要调动人事档案或者档案交接时，常常会出现丢散落四、手忙脚乱的情况，这给机关事业单位的工作带来了很大困扰。

3 大数据时代机关事业单位档案管理模式优化对策

3.1 优化管理流程，确保信息安全

档案管理的流程如上文所述，还有待优化的空间。基于大数据的时代背景，机关事业单位档案管理工作的效率与方式始终在优化，不过不可忽略的是在大数据信息技术的背景下，档案信息的安全问题越渐暴露。所以，在对档案管理流程进行优化的同时，还要注重对信息资料的安全管理。若管理工作未能落到到位，那么就会造成档案信息的丢失等。对于此类问题，笔者认为首先，管理人员有必要提升管理的安全意识，对现有管理方式进行更加科学的优化。其次，机关事业单位要对管理系统进行优化升级，提高其抵抗风险的能力，采用先进技术应用，提高档案信息资料的安全性。

3.2 优化管理方式，提高档案管理效率

机关事业单位就像是一个产业链，各个单位都是重要的参与者，各个单位的人事档案工作人员要完善本单位的人事档案，确保本单位人事档案的正确性和完整性，从个人提交电子数据，建立企事业单位的大数据库。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

3.3 提升人员素质，减少管理失误

首先，机关事业单位可以对人员进行专业化和系统化的培训，单位可以以工作人员的业务能力为基础，对其进行培训，切实做好“传帮带”的工作。其次，制定科学的考评机制。对其进行系统化培训，提升业务能力。同时借助考评机制，对管理人员的工作进行监督，促使其不断提升个人能力。实际工作过程中，管理人员还应该进行有效地自主学习，不断积累专业知识，对大数据技术在档案管理应用的作用等有所了解。