许蓓蓓

摘 要：在大数据时代下，档案管理信息化已经成为未来发展的主要方向。在本文研究中，笔者详细了解了档案管理的现状，并立足于大数据时代，阐述了档案信息化管理的策略与方法，旨在进一步提高档案管理信息化水平，最终为全面强化档案管理能力奠定基础。

关键词：大数据时代;档案信息管理;大数据意识

引言

随着社会经济和信息技术的稳步发展，企业的档案工作变得愈发重要，对企业档案进行有效地开发利用已成为当前企业发展壮大的重要途径，并对企业的技术发展和市场策略调整起到十分关键的指导和参考作用。随着大数据时代的到来，对企业档案进行信息化管理，将能提升档案资源的利用率，推动企业进一步发展。

1企业档案信息化建设的必要性

1.1适应网络信息时代企业管理的需求

当前绝大多数企业已经采用网络信息化工作模式，企业信息的收集、存储、分析和传递均依靠计算机网络系统进行。传统的纸质档案已经不能适应当前企业管理的需求，亟须进行信息化改革。

1.2提升檔案资源的利用率

传统的纸质档案管理需要经过出具证明、调阅、编写、答疑等一系列复杂程序，工作进展较慢，也不具备深度挖掘、分析档案数据的能力，无法适应当前企业工作的高效率要求。对企业档案进行信息化建设，可以有效提升档案资源的利用率，将企业的档案信息高效整合起来，使用大数据方法对档案资源进行快速、精准地分析，为企业提供更加全面的信息资料。

2档案管理信息化现状

2.1档案管理中应用大数据技术的意识差

在档案信息化管理中，工作人员尚未形成具体的大数据管理意识，这就导致在日常工作中大数据技术的先进性没有得到彻底的发挥。虽然已经开始了有关大数据技术的尝试，但是存在大数据技术水平低、数据规模不统一、使用方法不恰当等问题，这些问题的存在会直接影响大数据下档案管理工作的实施效果，不利于提高工作效率。同时也有研究认为，目前各单位尚未构建相应的信息化管理制度，这对于档案管理是不利的。

2.2单位各部门的管理数据相对独立

在档案管理中，为了彰显档案管理工作的先进性，需要确保档案管理部门能够充分收集各部门的资料，并将其汇集到一起，这样才能让管理层以及相关业务人员了解单位的实际情况。但是在实际上，单位各部门之间存在层级关系，各个部门之间相互监督、相互制约，再加之部门之间的职权与职位不同，这些都决定了信息的获取、处理方式存在差异，最终导致在数据护理中存在漏洞，影响了档案管理水平。除此之外，现阶段各部门在档案信息管理中存在信息独立的问题，这也为档案统一管理增加了难度。

2.3缺乏对档案信息的统一管理

在大数据环境下，档案管理需要全面采集单位各员工资料，然而各单位在这方面的建设是很欠缺的，甚至没有构建完整的信息化档案管理平台，很多档案资料都是纸质的，档案信息缺乏有关的组织与管理，很多不同时间段的档案信息都是以孤岛的形式存在的，没有被录入到统一的大数据信息管理平台上，最终影响了档案管理的整体水平。

3大数据背景下企业档案信息化建设的发展方向

3.1改革档案管理思维和制度

企业应改变传统的档案管理思维以适应大数据时代的发展方向，认识到当前档案信息化管理的内容不再局限于信息收集和储存，还要充分重视档案数据的分析、挖掘和预测，为企业发展和进步提供实时、高效的信息。为了适应大数据背景下的档案管理需求，企业还应进行档案管理制度的改革，明确档案部门的管理权限和信息化管理制度，加强档案部门与企业生产、销售部门的沟通协调，使得企业内部的各类生产经营信息都能有效服务于档案管理工作，推动企业信息化水平的不断提升。

3.2建立完善档案信息化管理系统

企业应加快推进纸质档案的信息化工作，将各类纸质档案转变为结构化的数字档案，在档案收集、储存工作中，要进一步规范档案的标准格式和结构，提高档案的结构化水平，使得档案信息能够得到高效分析、利用。不同种类、不同来源的档案信息要结合企业具体情况进行科学地分类整理与储存。在档案信息化管理系统中，要配备先进的大数据分析工具和云计算方法，采用现代化的统计学方法对档案信息进行挖掘分析，剔除重复、无效的内容，将低价值密度的大数据信息转变为高价值密度的分析结论。此外，还要对档案信息数据进行动态分析对比，将不同部门乃至其他行业的数据进行充分整合，最终得到有利用价值的分析结果和预测结果，为企业的未来发展提供参考依据。在档案管理系统建设过程中，还要注意提升系统的安全水平，配备防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，并设置专门的系统管理员，积极排查系统运行过程中的各类问题，防范不法分子入侵系统，造成企业档案信息的泄漏与损坏。

3.3实现各部门档案数据的统一管理

在大数据的档案管理中，实现各部门档案数据的统一管理是保证档案管理水平的关键，因此对于这种情况，需要持续改进档案管理路径，并注意发挥大数据技术的优势。针对这种情况，需要工作人员进一步协调各部门之间的关系，在了解档案管理中信息孤岛现状的基础上，强化各个职能部门之间的信息沟通，这样才能强化档案管理能力。从目前相关技术的发展情况来看，在数据时代下，档案管理实现了云存储、云计算，通过标准化建设，工作人员可以将各种档案管理工作内容进行创新，在统计整个单位的档案信息资料之后，通过标准化建设，可以将可携带式档案管理设备、指标档案、电子病历、人事档案等不同来源的档案信息，汇聚到一个统一的云数据平台中，以供档案管理的各个业务流程、不同业务主体所共享使用，实现各方档案数据的优化共享，这样才能适应未来档案管理工作需求。

3.4加强培训提升管理人员素质

面对由于档案管理人员专业意识薄弱而导致的影响档案信息化建设的情况，首先要重视管理人员素质的专业化培养，档案信息化管理人员的素质高低有着直接且重要的影响。而以往的情形多是档案管理人员责任意识并未充分得到重视，会出现部分档案管理人员对所从事的工作以最低标准要求自己，便会导致档案管理信息化建设得不到进一步推进。基于此，要定期开展相关的专业知识培训讲座，完善岗位考核机制，让管理人员从根源上意识到所从事工作的重要性，进而，端正态度并促进档案信息化建设。

结语

随着当前市场环境和网络环境的不断变化，企业发展越来越依赖于对市场信息的高效分析和掌握。对企业档案资源进行高效地开发利用，可以充分提高企业的市场应变能力，明确企业的发展方向，为企业创造更好的市场前景。传统的纸质档案管理程序繁琐、效率较低，已不再适用于当前信息化时代的企业管理需求。对企业档案进行信息化改革，并使用大数据方法进行分析、挖掘和预测，已经成为当前企业发展的必然趋势。

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