金佳

摘要：在改变当前“会而不议”和“文山会海”问题上，国有企业应做出表率。企业作为市场经济主体，其行为偏好的内在逻辑应放在“效率”二字。本文主要分析探讨了新时期会议全过程管理相关问题，以供参阅。

关键词：新时期；会议；全过程；管理

新时期的会议全过程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施来进行会议内容的创新，保证会议管理思维和管理模式符合当前的时代要求，从而全面提高会议全过程的工作优化，同时要从会议形式、会议核心价值等方面入手，构建完整的会议流程，根据会议工作内容制定相应的会议管理工作，加强会议管理的执行力度，从而保证会议全过程的高效运行。

1会议管理的重要性

会议是组织内不可或缺的沟通方式和管理手段，组织的经营运行都需要通过会议来决策、沟通和贯彻，会议的效率直接体现组织效率。会议具有系统性、积累性、频繁性的特点。但如果事事仅停留在“会”开了没有，而不是“事”办了没有的程度，那么会议本身就是流于形式，成了为“开会而开会”，而开会这个动作就会成为组织内部极大的官僚主义、形式主义。现阶段会议广泛存在着随意性、反复性、成本浪费严重、信息传递失真、落实跟踪不到位等问题，已经成为制约组织正常运转的掣肘。总结深层次的原因有如下几点。从管理理念来看，会议往往被作为管理者实施管理和权威的一种工具，信息传递多为自上而下，信息流向极为单一，造成管理者和参会者信息不对称，这种根深蒂固的管理思维阻碍组织对会议管理模式的改进和提升。从管理要素来看，会议涉及到人、事件、时间、地点等多维度多场景，同时会议的种类层级以及对应的形式和内容都不固定，很难找到通用的方法和方案去一治百病。从管理工具来看，会议管理的动作貌似简单，但要实现各环节各流程各要素高效集成统一是非常不容易的，模型构建需要参考的因素较为复杂。会议管理这项如此频繁、复杂且重要的必修项目，直接反映了一个组织、团队的基础管理水平。如何确定会议的必要性、如何选择议题和参会人、如何安排会议议程、如何组织讨论达到预计目的、如何达成并落实决议，以及会议过程中的各种操作技巧，都是会议管理中核心的环节。只有形成一套真正借用科学化管理思维的方法和工具，才能优化会议管理模式，提高会议管理效率，使会议成为各类决策、沟通和贯彻的效率倍增器。

2当前会议过程管理中存在的难点

2.1会议人员结构复杂

会议管理承担的工作量较大，因此其会议工作人员较多既有会议现场的主持人员、操作人员也有专门的管理人员同时这些人员的素质和学历各不相同给会议全过程管理管理工作的开展带来了困难。通过对某会议现场人员的调查显示在会议中参与会议的人的学历较为复杂对于构建合理的管理机制带来了困难。

2.2会议的频繁性

当前我国的会议频繁性较大，会议的频繁性较强，参与会议的队伍通常会随着会议项目而不断流动，虽然会议现场的会议时间固定，但是由于会议现场管理的混乱，造成了会议效率低下，同时下属的会议管理部门也根据会议项目的具体情况而组建，从而造成了管理机构的不确定，造成了管理工作难以开展。此外会议队伍人员的频繁性较强，往往会议项目的位置发生变动，其会议队伍也会相应发生变动。

2.3会议评价信息的收集困难

会议的目的是通过会议评价信息的收集来完成决策的科学性的评估同时传达相关的政策信息但是在当前的会议管理中存在着会议评价信息收集困难的现象为会议全过程管理带来了诸多的不便。尤其是在一些会议中由于缺乏有效的沟通和交流方式会议管理机构的各项管理措施很难及时传达到会议现场此外这些会议现场的监督力量较为薄弱缺乏有效的监管也造成了会议全过程管理全面评价的困难。

3定位驱动下的会议全过程管理途径构建

3.1事前会议管理途径

从企业的生产经营特征出发，在控制会议数量上可以从采取多种会议形式，以及充分利用电子商务平台来解决点对点联系上来做文章。对于前者而言，可以借助电视电话会议来完成总厂与分厂的目标管理工作；对于后者来说，则可以采取电子邮件、数字办公平台来完成部门与部门之间的即时信息沟通。这样一来，再根据生产经营需要建立起定期会议制度，从而使参会人员能对会议召开进行充分准备。

3.2事中会议管理途径

会议的事中管理重点应放在会议时间控制和会议决议的形成上，为此，可以在会议召开伊始就对会议流程和议程公开阐述，并通过书面形式来传达到各个会议者手中。对于某些议程难以在短时间内进行决策，则可以在遵循“先易后难”的原则，在会议之后再进行点对点的信息沟通。

3.3事后会议管理途径

事后会议管理的重点在于督促会议决议的执行上，这也是国企在会议管理中的短板。对此，应根据企业决议执行制度和绩效管理办法，对会议决议的执行情况进行跟踪督查，并将督查结果纳入到对部门负责人的年终绩效考核之中。

3.4增强企业会议管理工作的规范化水平

制定科学合理规范的企业会议流程，能对提升现代企业会议效率发挥积极作用。会议流程应明确主题，同时领导与主持人应控制议题的数量，要先行讨论典型性、紧要的重要议题，次要的议题可在重点问题结束后探讨。企业会议的规范化要求还体现在会议规模、与会人數、参与部门等，应加强规划，针对议题内容通知相应部门参加，以免无关部门参与，浪费时间与企业成本。

3.5建立领导能力强的管理层

会议的管理者是会议的导航者，引导着会议向着正确的方向发展，管理者的素质直接决定了会议管理制度的质量，一个优秀管理层能把会议在争端的边缘拯救回来，并继续发展壮大，相反，一个不合格的管理层会把会议带入混乱中。因此，会议要任用优秀的高层管理人才，对于会议的管理制度要加强全过程管理，保证会议在正常的轨迹上发展。

4结束语

总之，新时期的会议全过程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施来进行会议内容的创新，保证会议管理思维和管理模式符合当前的时代要求，从而全面提高会议全过程的工作优化，同时要从会议形式、会议核心价值等方面入手，构建完整的会议流程，根据会议工作内容制定相应的会议管理工作，加强会议管理的执行力度，从而保证会议全过程的高效运行。

参考文献：

[1]彭梅.新时期会议全过程管理问题探究[J].中国市场.2015（11）.

[2]王楠楠，史楠楠，徐大海，杨朝，王冬冬.新时期会议全过程管理问题探究[J].魅力中国.2017（44）.

[3]夏志刚.新时期会议全过程管理问题探究[J].办公室业务.2014（15）.

（作者单位：国网辽宁省电力有限公司）