王毕升

摘 要：学生在学校期间的实践生活、获奖情况、思想及学习成绩等方面的真实记录，完全体现在学生档案中。在市场的用人机制的改变和我国经济市场的发展情况下，人才的流动性越来越频繁。有些大学毕业生在大学毕业后，没有将自己的学生档案携带走，导致学生档案被用人企业查询的次数较高。还有就是对于以前的管理模式来说档案是随着学生走的，这种情况也完全满足不了当下的查询需求。这就需要提高学生档案管理，增值档案价值意义，增加档案的重视，将档案信息化的程度提升出来，这样对于人才的需求才能使得物尽其用，对于用人单位来说也是非常有效的沟通方式，对人才的发展有着非常重要且深远的影响意义。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对高等教育学生类档案管理工作思考提出了一些建议，仅供参考。

关键词：高等教育学生类 档案管理工作 思考

引 言

随着时代的不断发展，有些高校针对档案管理工作也出现了一些问题，例如：南充市普通高考近三年每年参考人数达到5万余人，考生档案多复杂，含报名信息档案、体检档案、学籍档案等。由此可见，高等学校的档案工作，直接关系到高校各项工作的顺利开展，对档案工作的充分认知和高度重视，是做好档案工作的前提，掌控好档案事业发展方向，不断的进行高质量的开发与利用，服务于高等教育事业，辅助国家经济的快速发展成为档案工作发展的必然。

一、高等学校档案的形成与作用

高等学校是培养社会和行业需求的高端专业人才的载体出口，学生来源于社会并经过筛选，是专业人才培养的起点，学生进入高校后接受德、智、体、美、劳的基础教育，再上升到专业培养，通过四年的有序教育和系统培养，顺利毕业后才能成为专业人才，走出学校并进入对应的行业向社会输送专门的高级人才，服务于社会，贡献于国家。在这一过程中，高校积累了一系列的教育教学过程资料，和学生从入学到毕业每一个环节形成的个人痕迹材料，最终移交档案部门形成档案，应用于每一名学生，成为学生的人生历史记录。高等学校是教师科研水平提升和进行科学研究和培养科技高尖端人才的重要场所，对于学校的各项科学研究包括合同的签订、项目的管理、各项成果的取得，整个过程形成了完整的科研档案。反过来科研档案的开发利用又直接作用于学校的科学研究工作，同时对教学工作也具有辅助作用，并为企业的发展和国家的经济建设提供技术上的有效依据，科研档案的价值也随之提升。

二、高等教育学生类档案管理的问题

1.对档案管理的重视程度不高。我国虽然已经开始重视教育教学工作，但是大多数高校仍然以普通全日制教学为主，对教育教学工作以及档案管理的重视程度普遍不高，教育工作得不到足够的重视，也导致教育教学档案管理工作同样得不到应有的重视。学校领导以及从事教育教学档案管理的工作人员没有更深入、更充分的意识到档案管理工作对学校整体教学质量和科研工作的影响，很多学校并没有专人负责教育教学的档案管理，使得很多重要的档案信息没有进行归档保存或者是遗失了。

2.缺乏完善的档案管理机制。新形势下，社会和经济的发展需要更多的专业人才，教育成为社会关注的热点之一，与之相关的档案管理也逐渐引起各大高校的重视。虽然各大高校都有一套自己的档案管理机制，但是随着高校教育办学规模的不断扩大和形式的多样化，已有的档案管理机制已经不能适应更加复杂的管理状况，新的管理机制还没有对旧的管理机制进行完善和修订，教育教学档案管理工作质量的提高受到严重制约。一些高校的档案管理机制内容不够全面，比如，有些归档资料只有复印件却没有原始文件;有些文件经过批复之后没有及时的归档保存。

3.学生档案管理人员素质问题。学生档案管理人员的素质和能力会直接影响档案管理的各项工作。学生档案管理本身是一项细致、琐碎而复杂的工作，需要工作人员有良好的思想政治素质、高尚的职业道德与干练的办事能力，同时要做到爱岗敬业，具有强烈的责任感和使命感。目前，学生档案管理工作存在一些问题：一是录取时的注册信息审核把关不严，以致在学籍学历管理平台输入了错误信息，并且不能及时的发现和更正;二是学籍档案信息补充与修正不及时，学生就读过程的学业情况、实习情况、论文写作等不能及时载入学籍档案，导致档案失去价值;三是管理方式滞后，大部分学校仍旧采取传统的人工管理方式，效率低下，失误较多，导致了数据无法共享和及时更新;第四是档案管理工作者结构比例不合理，缺乏新型人才，导致档案管理工作无法改革创新。

三、优化高校教育教学档案管理的有效措施

1.提高对档案管理的重视程度。高校的教育工作不仅包括普通的全日制教学，还包括教育教学管理。要想有效的提高教育教学档案管理的质量，学校领导和从事档案管理的工作人员就要首先从思想上意识到教育教学档案管理工作对于学校教学质量和科研工作的重要性。学校可以适当提高对档案管理人员综合素质的培养，以显示出对教育教学档案管理工作的重视，档案管理人员也要认真的对待自己的工作，保证重要的信息资料都能归档保存、不遗失。

2.与时俱进，构建档案管理信息平台。云计算、互联网和大数据的迅速发展，为新时期档案管理信息化提供了手段和基础，展现出大好的发展前景。新时期，运用先进的信息科学技术实现学生档案管理工作的网络化、信息化管理是时代发展的潮流和必然趋势。当前没有国家统一的学生档案网络化、数字化处理平台，但是根据其他国家的经验，数字化、网络化档案管理是发展趋势和必然结果，所以终究我们会走上档案管理信息化高速道路。就当前来看，各个高校可以尝试搭建学生网络信息化处理平台，将本校学生档案进行数字化管理，积累经验，吸取教训，做出成功的示范。

3.落实主动式管理理念。对于管理档案应提高档案管理方法，做出相应规范文件。制定管理的制度及细则，要求院校按照管理制度实施。应当将档案管理的人员进行分职化，切实管理好相应的职位工作，对档案进行检查，管理设置及总结性的工作内容。学校应将相关人员使用的设备及相关费用做好规划。在管理方面也要进行技术变革，应使用科学的管理和服务意识，为人才信息资源做好辅佐工作，采用科学化管理减少资源浪费，与此同时提高管理质量。

4.建设复合型管理队伍。对于档案管理人员应进行量化管理及规定明确的指示，对于档案中的考核设定量化模式，设定信息化管理的标准及设定档案管理的标准，形成管理人员和管理工作的协调发展也可设置专人管理工作，并且提升档案人员的专业化的素养。随着教育事业与社会信息化的发展档案的内容也在发生变化。这就需要为管理档案方面孕育出拥有熟练操作，懂业务及高技术的人才并且要热爱岗位和事业，来接任高校档案的新时期。

结束语

提高学生类档案的管理工作是一件非常重要的工作，虽然在管理中还存在诸多问题，但档案对于企业单位和学校本身而言都有着重要意义，对于企业和学校在用人的培养上能够提供有效的证据凭证。在当前的时代背景下要完成档案管理的规范性，真实性以及对于学生档案内容的多样化填充，这样才能有利于学生毕业后的发展，所以必须加强学生档案的管理。

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