刘洁

摘 要：随着市场经济的快速发展，大数据时代已经到来。我国现有的认识管理制度已经满足不了市场发展的需求。人事代理制度的实施为档案管理提供了更加科学有效的途径，为适应时代发展要求，人事代理档案管理也要加强信息化建设，来提高管理效率和管理水平。

关键词：大数据时代 人事代理档案管理 信息化

引 言

人事档案可以精准地反映出每个人的成长过程。无论是对学校，还是对个人，都具有很强的凭证作用，这为人员的调配打下坚实的基础。大数据时代，人事档案管理面临较多挑战，要做好人事代理档案管理信息化建设工作，更好的服务于社会。

一、大數据时代人事代理档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）档案管理中的不规范现象严重。在全球经济一体化大背景下，企事业单位蓬勃发展，用人机制越来越灵活，而且人们的择业观念也发生了改变，为人们提供了越来越多的就业选择。企事业单位在改革过程中人才招聘要求也发生改变，在招聘人员的时候更注重应聘者的综合能力，查看应聘者提供的相关资料即可，而且并没有硬性要求“人到档到”，从而使得一些人员在寻找工作的时候不注重自己的档案，越来越多的人开始出现工作与档案分离的问题

（二）人事代理档案管理模式相对滞后。目前，我国传统的人事档案管理模式已经满足不了社会发展的需求，日常工作中对企业各个员工档案的收集、整理储存、利用等环节都相应地出现了比较严重的脱节问题，注重对档案保密的工作观念使得每一个人的档案信息资源在经济建设过程中和社会发展中不能得到充分的应用，相应的工作档案管理工作开展得不顺利，人事代理档案的利用率相对较低，人事代理档案管理模式滞后，缺乏相应的创新管理模式，现有的管理模式不能适应新形势下社会经济的发展和相关建设的需要。

（三）创新与安全的挑战。利用现代计算机技术进行人事代理档案管理，是一种管理方法上的创新，但现代信息技术在信息利用快捷方便的同时，保障信息安全问题更加凸显出来。一方面现代信息技术和国际互联网技术本身存在安全缺陷，计算机硬件本身易于遭到病毒伤害和人为的攻击，同时受到停电和自然灾害的影响会造成一定的毁坏。所以人事档案的信息安全问题，远比传统档案管理模式下大得多，加之信息时代，由于人们逐利思想倾向的发展，人事档案信息资源被盗卖的风险急剧加大，必须用技术创新和管理模式创新的办法进行排除。所以，信息化时代的人事代理档案管理，创新和安全的挑战是不可忽略的重要挑战。

二、加快推进人事代理档案信息化管理的对策和路径

（一）加强人事档案规范化建立。人事档案体现出每一个人的工作履历，按照档案管理规定，人事档案与人之间是相互对应的，每一份档案对应一个人，如果档案出现了遗失或者损毁，则可以重建档案，否则不能重建档案，以免造成资源浪费。因此在人事档案管理过程中要按照规定进行管理，对于人才流动现象而言，加强档案管理也必须要遵循相应规定，对于人才流动引起的档案重建工作进行规范，避免混乱的人才流动带来的档案质量问题。作为档案管理者，应该要具备较高的政治素质和职业道德素养，不断提高自己的业务能力，对档案管理条例、人事档案管理要求等进行了解，确保人事档案材料的收集、鉴别、整理以及归档过程变得更加规范，执行国家的相关规定以及档案管理行业的要求，不可私自调动档案。

（二）提高对人事档案的重视程度，强化服务意识。推行人事代理制度面临新形势、新任务，必须高度重视人事代理档案的管理，从人事代理档案的管理整体性和全局性，不断深化做好人事代理档案整理工作重要性的意识。可以将人事代理档案管理纳入社会公共服务管理体系之中，强化对人事代理档案管理的服务职能建设。因此，人事代理机构中人事代理人员要牢固树立为民服务的工作理念，人事代理机构的上级主管部门要制定好人事档案管理的规章制度，对人事代理档案的建档、归挡、传送、查阅等流程要进行规范，不能随意外泄人事代理人员的档案信息。人事代理机构对于掌握的各类人才信息、人才结构、人才的分布领域以及就业状况等信息要进行严格划分统计，为机关单位、用人企业和就业流动人员提供良好的公共服务，对用人单位的人力资源分配、人才的引进质量起着十分重要的作用。

（三）加强档案队伍建设。人事代理档案管理的数字化及现代化，必须有具备掌握现代信息技术又有较高档案管理技术和较高思想素质的复合型人才才能实现，必须改变现实工作中档案管理人员对现代化手段和现代化技术以及现代化方法不够娴熟的队伍现状，要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处;要有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识;建立现代化档案管理人才的培养制度，培养融档案、计算机管理、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。

（四）建立完善的人事档案信息数据库。不同单位、不同级别之间的人事调动，由于档案信息不能共享，则会对人事调动过程产生影响。因此在人事档案管理过程中可以借助信息化技术和手段，建立专业的人事档案信息数据库，通过数据库实现国家对人才市场的宏观调控。数据库的建立必须要得到政府的支持，并且要对系统的安全性进行保护，对进入系统的人进行授权，满足一定权限的人才可以自进入系统，减少黑客入侵导致的信息泄露问题。

（五）实现档案管理的信电子化，提升办公效率。随着人才流动频率的越来越大，传统的人才档案管理模式已经不足以适应当今市场发展的需求，尤其是纸质化的档案管理，不仅增加了档案管理的成本，而且还是对森林资源的极大浪费。不论是出于提升档案管理的效率，还是响应政府无纸化办公的号召，人才档案管理都应及时采用现代化的技术，以实现人才档案管理纸质化向电子化管理模式的过渡。对于政府管理机构而言，人才档案的电子化不仅节省了成本，而且延长了档案管理的时效，在理论上可以实现长久保存;对于企业而言，人才档案电子化管理模式，可以实现彼此之间的及时传递，避免发生丢失或篡改的现象。用人单位应当提升对人事档案管理的重视度，配置专业人员或部门对档案进行优化管理;另一方面，要强化对人事档案管理的监督，人事代理机构在管理的同时还需建立监管机制，确保档案的完整性与真实性。

结 语

要顺应市场发展的形势，完善人才档案管理制度及档案管理模式。同时，要及时引进信息化技术，建立人才档案管理数据库，进而逐步提升人才档案管理的效率，为市场经济的发展和人才的合理流通奠定基础。

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