李宇 严兆宏

摘要： 公安档案作为一种重要的信息资源，在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的過程中，发挥着越来越重要的作用。公安机关需要利用现代化管理手段，实现档案信息共享，公安档案信息化管理是科技强警的必然要求，信息化环境使公安档案管理形成一种全时空、立体化的新格局。

一、公安档案信息化的现状，现代高科技正在改变人们的生活方式、工作方式甚至思维方式。电子计算机技术、数字光纤传输技术和显微存储技术已经并将继续对档案管理产生重大影响。纸质与非纸质载体、媒体长期共存，以及现代微缩复制和网络信息下载的便利性，加剧了档案部门“信息爆炸”的压力。公安部实施的金盾工程大力开展信息化建设，从根本上改变了公安机关档案存储方式，从纸质档案向电子档案转变。各警署都建立了自己的数据库，存储相关档案信息，不仅有刑事案件档案（包括指纹档案、枪支痕迹档案、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息），还有户籍、酒店浮动等人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员等车辆、驾驶员、道路交通、消防管理等档案以电子档案的形式存储，对维护社会秩序、打击犯罪起着重要作用。

二、公安档案信息化管理存在的问题信息化环境使公安档案管理呈现出一种全新的全时、立体化管理模式。但也要看到，公安档案信息系统建设存在以下问题，制约了档案信息的有效性，阻碍了警务工作效率的进一步提高。

（一）在公安信息中心的规划设计中，档案工作仍处于传统的地位。在公安信息中心建设的指导思想中，强调利用网络技术实现信息的快速采集和发布，但信息的全面管理、深度处理和长期利用不足。在一些公安信息中心建设项目中，档案管理系统与犯罪信息系统、人口信息系统、交通信息系统并行。档案部门的工作与其他部门一样，负责本部门的计算机管理系统。规划、建设、管理、数据提供和应用。这使得档案工作对以往信息工作的要求无法实现，也无法实现。网络仍然只是传统档案工作的辅助手段，但并没有从根本上改变工具革命带来的工作模式。

（二）警察数据库缺乏联系。档案和警察的各部门之间信息不能共享的犯罪情报、公安、家庭管理、消防、边境国防、交通和其他部门投入大量的人力、物力和财力资源，建立自己的信息网络。然而，由于各种原因，这些网络还没有有效地相互联系，导致文件信息能力之间不能互联和共享数据库，导致“信息孤岛”的形成。

（三）警方数据库中档案数据的异构性非常突出。当地警方一般根据当地财政资源和其他条件进行金盾工程的建设。信息化的标准和水平是不同的。目前，各警察数据库中存档信息种类繁多，信息标准，信息存量，运营模式甚至软件版本存在一定差异。兼容性不强，它成为共享档案信息的主要障碍。

（四）许多公共安全应用软件不能完全满足业务需求，这表现在软件开发环境不成熟，功能单一，运行不稳定，往往造成档案信息丢失，泄密，甚至延误正常业务工作;一些公安机关投入了大量资金建设信息网络，但由于应用软件不匹配，只能进行简单的文件传输，整个系统的运行效率很低。

三、对公安档案信息化管理的若干思考

（一）应注意开发平台的选择和数据库模型的设计。公安档案网络化管理的目标是通过网络整合各级公安机关档案管理部门的数据，促进信息资源共享。选择合适的开发平台。一般选择分布式数据库管理系统作为开发平台。同时，在各级公安机关档案管理部门建立数据库。本地数据直接在电脑上存取，既省钱，又方便各部门互访。系统设计应充分考虑档案工作的需要。对于电子文件的全过程管理，要求在档案工作中贯彻前端控制的原则，将以往各环节的阶段性管理调整为协同管理，在系统设计阶段考虑档案保存的要求。并将可能的预设管理功能整合到系统中。公安信息中心建设与电子环境下的公安档案管理面临着同样的问题，即如何将分散在各个部门的信息有机地结合起来，实现数据和信息的交换与共享。

（二）要重视电子文件和纸质文件的公安信息中心建设，这必然导致信息的形成和更新速度加快，数量空前扩大。“信息宝藏”与“信息垃圾”并存。电子文件是电子信息中最有价值的部分。电子文件和纸质文件一样，是机关管理不可缺少的工具，也是最有可能转化为档案的部分。在电子环境下，档案工作长期实践中形成的许多理论和原则仍然具有现实指导意义。在判断电子文档价值时，传统的基于文档内容和文档制作者功能的档案鉴定理论仍有其独特的作用，而关注文档背景连接来源的原则更为重要。档案管理人员和电子文件的形成过程不再单一复杂。用户理解它的一个关键。

（三）注意公安档案的保密和防伪实现公安档案信息化管理。保密的问题不应该被忽视。因此，提供公共安全档案信息在互联网上不仅应该是合理的，法律和确保警方秘密得到保护，而且还要促进各种警察活动的发展。公安档案管理人员必须分析档案信息，区分开放和非开放档案信息，非档案信息的保密程度和不同用户的限制。可以使用非档案信息和限制在内部网络数据库的形式。如果档案用户的计算机与计算机连接公安档案部门和部门（库），那么档案部可以实现自动上门服务。当传输电子档案档案部门和用户之间的信息通过计算机网络，数据加密、用户识别、终端识别和其他技术应该用于防止泄漏的传播过程。

（四）要重视信息环境下公安电子档案管理人才的培养。大大提高公安档案信息资源的作用，大大扩展了开发利用的空间，提供了基于网络的综合公安档案信息服务。这实际上是公安档案管理现代化的一次飞跃。要实现这样的飞跃，没有高质量的文件信息人员是不可能的。公安档案信息工作者不仅要熟悉公安档案管理业务，档案工作的规则和方法，对掌握现代科学技术有强烈的愿望，还要精通计算机软硬件，网络，安全和其他技术，掌握计算机操作，数据录入，数据库管理等。网络管理等基本技能。

（五）注重档案管理系统的现代化相对于以实体为中心的“监管模式”，国外一些档案学者提出了一种“以来源为中心，以知识为中心”的“后储存模式”，即在电子环境中，档案工作者应该将注意力从实体转移到其中所包含的信息，从个人管理到宏观管理，在管理之后从管理到前端。当然，保管模式不意味不再需要照顾实体的档案工作者，而是新技术的发展趋势给了我们展示这样的前景，文件将更多地采取电子文件的形式。对于这样的发展趋势，档案工作不能再把我们的头埋在实体管理中，而是必须将我们的注意力从真实对象转移到文件上以形成整个信息化过程，档案部门不仅仅是保管人员并且是档案活动的审核员。依靠公安信息网络，完善和发展公安档案使用功能，实施档案资源共享。