严明明 朱飞艳

摘要：档案管理是基本的公安机关工作。由于档案科学技术的迅速发展，档案工作的科学管理和应用变得越来越重要。社会经济的发展要求使档案信息化的推进成为当前档案工作的关键。本文旨在分析加强公安局档案信息化建设的重要性和必要性，提出解决档案信息化建设困境的有效途径。

目前，档案管理是一个公安工作重要的一部分。档案的信息化建设在公安系统中显然是落后的。公安档案的信息化是基于数据库和网络技术，通过利用档案信息资源，促进公安工作的发展，科学的现代检验档案管理模式。建立一个全面的检查档案管理知识管理平台可以让公安局的综合档案管理平台化、知识化、资源化。它不仅满足了公安局档案管理部门的实际需求，也满足了公安局档案管理的发展方向，并能提供全面、系统、安全、可靠的专有知识支持为公安局工作。

1 公安档案信息化发展面临的现状

公安局文件分为九类：文档文件、财务文件、音频文件，物理文件，基础设施文件、设备文件、司法鉴定文件、诉讼文件和电子文件。诉讼文件最专业是公安局的重要文件类型。近年来，检查文件的类型和运营商都发生了很大变化，尤其是生产的cd - rom文件;早期的存档文件已经老化，迫切需要加强保护并转换成电子文件。增加处理的情况下，检查文件的使用尤为重要。档案的利用主要包括统计分析。通过各种类型的文件材料的分析和研究，了解情况，掌握犯罪心理学，犯罪的原因分析，撰写各种分析文章;申请的监督工作;借贷的存档文件;前几年获得重要的案件线索;工作预防犯罪工作，通过使用存档档案，深入研究和分析具体情况下，实现预防工作和其他法律宣传工作;反腐败调查工作，通过案例文件，发现案件线索。传统的文件管理不能满足公安工作的发展需求。公安档案的信息管理模式已经成为一个重要手段，用来提高公安工作的水平和效率。

2 加强基础设施建设是实现案件档案信息化的前提

档案信息化基础设施主要是指档案信息网络系统设备，数字传输，档案信息交换和资源共享这些基本条件，只有先进的档案信息网络建设，才能充分发挥档案信息的整体效益。

3 严格检察档案的处理流程是关键

系统能同时管理公安局纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。其具体流程如下：

（1）取卷：从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：准确记录所取案卷的物理存放位置，依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

（2）输入档案的档号、题名等信息，下一步进行更详细的案卷属性录入。

（3）拆卷：拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在系统中，还应执行取消注册功能，相当于在系统中执行拆卷操作。拆卷的注意事项：保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确;保持案卷的清洁;拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线;取掉案卷中的金属物;将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

（4）录入卷内文件信息：一份案卷，可能有多册许多份文件，是每份独立扫描，而是将一册扫描为一个图像文件呢？可根据用户的管理需要考虑决定。

（5）扫描：对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入档案系统;系统内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件，然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，系统还提供了专门的批量引入工具。

（6）档案数字化处理审批：系统内嵌流程模块，档案的质检与审批等工作可流程化，还可采用可视化效果更好，与传统审批表格类似的流程表单来处理归档审批流程，流程表单可根据需要和喜好自主设计，可预先设计好流程模板和流程表单，供需要时套用，提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改，也可将档案定义以后的各项数字化流程，包括录入卷内文件信息、扫描、注册、装订等纳入数字化处理审批程序中，以记载更为详细的档案数字化过程。

（7）档案装订：对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。系统提供了案卷封面、备考表、背脊等格式的设计与打印功能。按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。对重新装订的案卷贴上封条并盖章。如有需要，系统容许将条形码、RFID等科技手段应用于档案管理。

（8）归档查验与注册：档案数字化处理工作完成后，档案管理员应审查核对整个数字化过程，确定数字化档案在系统中的最终存放位置，并运行档案注册功能，将该电子档案固定下来。

4 加强培训强化制度建设是保证

4.1 强化制度建设，使检察档案息化规范化

公安局要围绕档案信息化建设的发展，根据网上档案归档、借阅程序和要求，修订《档案借阅制度》、《诉讼档案管理办法》、《文书档案归档制度》;考虑到档案信息数字化后，在利用时，所涉及的有关保密的问题，设置查阅权限、对《档案保密制度》等相关制度进行修订，进一步明确岗位责任和操作规程，加强了档案工作的有序运作，規范管理。

4.2 加强各级档案员的培训，强化档案竞识

为了促进档案工作人员业务知识的更新，强化各级公安工作人员的档案意识，公安局要以教育培训为抓手，积极组织专职档案管理人员参加计算机技术、网络技术等现代信息技术的培训和“五五”普法基础读本的学习，更新知识体系，使他们能较快地掌握档案信息化的基础知识和基本技能。

结语

现代信息技术的快速发展要求公安局在档案管理工作上做出改变，同时公安局的档案管理信息化要求我们必须具有新时代的管理经验，以现代化的措施使公安局更好的向前发展。当前最主要的工作就是公安局档案管理的信息化，因此加强公安局档案的信息化管理建设是目前管理档案的必然趋势，只有这样，信息化的进程才能顺利，人民群众的利益才能得到相应的保障，公安局更好的为人民群众和社会服务，构建和谐稳定的环境。