陈晓芹 姜长征

随着档案信息化的不断深入，公安机关档案信息建设中存在各种问题和不足，找到了解决问题的关键，提出建设性实施策略是公安机关档案信息化顺利进行的必经之路。

公安局机关档案信息化建设

公安局档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分。它是公安工作和其他工作的真实记录，是公安工作和其他工作的重要依据和必要条件。公安局的档案信息化工作，不仅关系到公安工作的顺利开展，而且关系到整个公安机关基础信息管理水平和档案信息化工作的发展。

一、目前公安局档案信息化建设存在的主要问题

1、档案信息资源相对分散。随着公安局信息化的不断发展，公安局办公自动化系统的发展产生了大量的电子公文，需要新的档案管理系统及时，准确，有效地接收。部门的办公软件系统无法集成到文件管理系统软件中，导致部门生成的电子文件资源越来越多且相对分散，使得接收信息化档案的任务变得相对繁重。

2、电子文件的真实性和长期保管问题。由于电子文件具有易复制、易篡改的特点，在实际工作中仍需依靠传统的纸质文件作为凭证。虽然国家颁布了《电子文件签名法》，但在实际应用中仍存在许多问题需要解决。此外，由于电子文件的非直接读取、信息与载体分离等特性，存储系统的更新换代所造成的数据丢失也越来越严重。

3、档案管理工作的基础不牢。在软件环境中，档案信息管理的各个环节都缺乏标准规范。例如，在将纸质文件转换为电子文档的阶段，缺乏详细和统一的标准来确定应该将哪种转换格式用于纸质文件。导致由不同部门和人员处理的相同类型的纸质文件，存在不同的电子格式，增加了信息管理的工作量和难度。

4、可用的档案信息资源并不多。很长一段时间，档案部门主要依赖于归档系统来确保档案实体的采集，从来没有能够摆脱重藏轻用的情况：也就是说，注重档案部门的内部组织和管理，轻视研究和预测公安机构对室藏信息的需要;重视室藏服务方式，轻视深度的信息服务。

5、档案管理人员素质较弱。档案部门人员不足，一些兼职档案员同时是档案管理人员，本职业务工作较繁忙，没有时间兼顾档案工作，而且档案专业知识相对缺乏，只能做到一边学习一边工作;受思想认识水平的限制，档案人员认为档案管理工作是服务工作，难以建立绩效，许多档案工作者工作一两年就会换工作，很难保持管理工作的有序交接，难以实现档案管理工作的进步发展。

二、公安局档案信息化实施策略的步骤

1、需求分析。对现有档案资源进行调查，了解业务部门的实际需要，寻求公安局主管部门的支持，这一系列问题要给出明确的答案，档案信息化才可能实现 。要解决档案信息化面临的问题，然后制定信息化方案。这需要档案归档部门、业务部门、开发人员共同努力。

2、确定信息化目标。确定信息化项目后，要根据现有条件，结合实际制定信息化目标，这个工作不能只看当前，更应着眼于今后档案部门的发展和公安局信息化的进行，制定短期和中长期的规划。

3、建设标准和规范。建设标准和规章制度是一项重要的基础性工作，尤其是在现代网络环境下，它是必要的标准和规范，如果没有一个统一的数据标准，那么对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享将会出现问题。

4、档案信息化基础构架的实施。信息化建设，少不了信息化设施，如网络平台建设、设备采购等，这部分工作得费用在信息化过程中是非常昂贵的。对于这部分不同的单位由于基础不同、预算和工作模式的不同，没有规律可循。因此，档案信息化基础构架应该从实际需要出发，并根据需要进行更改。在这里，我们提出了一个档案信息化的基本观点供您参考。

许多单位在设备购置中往往注重一次性投资，实际上，一套设备在使用过程中所产生的费用不仅是这些，使用的损耗、升级、维修费用以及因停工造成的设备停机也是一种无形成本，所以我们应该把重点放在一段时间内关于这套设备的直接费用上。这个费用包括软件和相关硬件的投入、采购服务的费用、与此相关的直接人力资源成本。

建设低成本、高可用性的档案信息基础设施，是未来档案信息系统建设的主要趋势，随着信息化建设的加速发展，成本效益对档案信息系统建设的影响越来越受到重视。在实施和建设过程中，选择合适的解决方案，有效降低总成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的现状

缺乏必要的投资，防止病毒的攻击。公安局档案部门资金不足，很难获得必要的安全投资。甚至使用单机杀毒软件来应对，而这样的软件完全无法解决“冲击波”等利用网络漏洞传播的恶性蠕虫病毒。一旦中毒只能所有短网一一查杀，它会严重影响正常的业务的运行。

安全设备维护不当。对于反病毒软件和防火墙，日常更新维护是非常重要的。由于缺乏经验丰富的网络管理员，很容易放松设备的日常维护。如果反病毒软件的病毒数据库没有及时更新或网络安全设备本身存在漏洞，将给整体安全带来隐患。

员工的不规范行为会导致病毒感染。没有建立相应的安全制度，员工缺乏专业性，网上下载软件，电影，音乐，使用聊天软件，访问不良网站，所有这些都给网络的总体安全带来隐患。

（2）应对策略

技术層面：部署网络杀毒软件，硬件防火墙，配备和训练合格的网络管理员。

制度层面：建立严格的安全制度，杜绝非法操作。

管理层面：经常维护、定期升级、及时发现影藏问题。

三、结束语

在当今时代，诉讼档案的信息化建设是一种新的发展趋势和选择。公安局档案信息的建设是一项长期任务。它具有广泛的内容，它包括档案信息资源的有序组织，档案信息数据库的建设，档案信息网络的建设，档案信息资源的开发和利用，以及档案信息。建立一支优秀的团队，制定政策，法规和标准，促进档案信息资源的开发和利用等，是一项庞大的系统工程，其实施是档案工作理念和传统工作模式的一次革命。

因此，公安局档案应从推进信息化建设的方面入手，针对信息化过程中出现的问题，制定相应的应对策略，有效保证档案信息化顺利进行。