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浅谈项目管理在企业庆典活动组织中的应用

2019-03-03杜琦

商场现代化 2019年23期
关键词:庆典活动企业文化项目管理

摘 要:在现代企业运行过程中,庆典活动的组织是一项复杂而艰巨的工作,同时,也具有十分重要的地位和作用。庆典活动的成功组织能够塑造企业文化、提升企业形象及社会影响力,从某种程度上也对员工队伍的凝聚力发挥着积极而重要的作用。在大型庆典活动的组织工作中,可以引入项目管理的方法,从而实现项目管理与组织企业庆典活动相结合,规范企业庆典活动的组织过程,提升企业的社会美誉度,展示企业实力,实现企业又好又快的发展。

关键词:项目管理;庆典活动;企业文化

企业的庆典活动是一项有目的、有计划、有步骤组织的协调活动。对于现代企业来说,庆典活动的成功组织和实施对企业文化的塑造和员工队伍的建设发挥着重要而积极的作用。为了进一步提升企业形象,大多企业会选择在发展的特殊时间点和关键点,例如企业上市或周年庆,新产品推介等时期,借助庆典活动的形式来扩大社会影响力,通过引导职工参与活动来增强企业员工团队的凝聚力。

但是随着企业规模的不断壮大,员工数量逐渐增多,管理日趋规范,标准持续提高,企业组织各类庆典活动的数量越来越多,涉及面越来越广,形式也越来越丰富,与此同时,组织的难度也不断增大。

为了使企业庆典活动在组织过程愈加规范,让组织方的工作人员能各司其职,紧密配合、流畅完美地执行庆典活动的整个流程,有必要引入更为先进的活动管理模式来助力活动组织方各项工作的有序开展。

一、企业庆典活动组织过程存在的问题

当前,企业庆典活动组织过程中暴露出的难点比较集中,究其根本原因,大多是由于庆典活动愈加大型化、数量模式逐渐增多和组织方的专业程度不匹配导致的。活动规模的大型化,要求组织方有更加丰富的经验,更加专业的团队,更加完善的筹备计划和更加流畅的活动流程;而对大多数企业来讲,比较难以同时满足以上条件。一般容易出现以下几个方面的问题:

1.组织经验欠缺

企业庆典活动的组织方一般均是由内部抽调人员组成,组织方大多为非专业出身,对庆典活动的了解和认知不够深入,考虑活动细节及突出问题也不够全面,整个过程基本都是在摸着石头过河。组织过程中,难免会出现各种各样的纰漏,给活动开展造成困难和负面影响。

2.职责分配不清,实施过程混乱

随着庆典活动越来越大型化,使用的工作人员越来越多,组织方的兼职化,职责互相交叉等因素,往往使职责分配达不到权责明晰、任务细化,导致大多数工作人员人浮于事,实施过程差强人意,活动难以顺利推进。

3.前期调研不充分,筹备不全面

对于庆典活动的组织,最主要的目的便是要达到良好的效果,说白了,就是企业把钱花了,就需要有成效。那么,庆典活动的基调和主旨尤为重要。因此,前期筹备工作的调研和论证必不可少。作为企业的组织者,往往忽略了这一环节,接到任务盲目实施,轻方案、重过程,导致组织过程反复,影响活动开展。企业与社会化庆典不同的是,企业经费有限,组织人员在筹备过程顾虑也较多,最终会弱化筹备工作,活动达不到预期的效果。

4.经费预算易超支

由于组织方经验的不足和筹备不充分等因素,没有对活动过程进行全流程的考量计划,也无法对各分支的支出做出较详细的预算。所以在活动实施过程中,时常会有临时性的额外支出,也会发生返工误时费等,最终在活动结算时出现超支现象。容易造成的超支主要有以下几个方面,一是庆典活动人员预计不准;二是物资准备不足,临时购买;三是物资超出计划,造成浪费;四是费用控制不细;五是临时变更,多次调整计划造成的支出增加。

5.管理理念和模式陈旧

现代企业管理整体理念较落后,尤其是国有企业管理模式陈旧,现有的管理模式和文化氛围导致组织者创新不足,企业庆典活动的质量下降。

(1)企业管理者懈怠

企业庆典活动的组织主要是企业管理者,但一些企业管理者,尤其是中层管理者,喜欢做表面文章,喜欢向高层领导邀功请赏,工作起来慢慢吞吞却忙忙碌碌。这对组织庆典活动有较大的伤害,因为庆典活动是一项中短期的工作,一般都有明确的时间节点,需要比较快、比较流畅的工作节奏。如果总是喜欢磨洋工,很难做到计划统筹有力,那就必然做不好一场庆典活动。

(2)工作思路老套

工作思路的老套与企业封闭式的管理是分不开的。在活动执行过程中,企业管理者喜欢按部就班,不愿创新思维,倾向于用老经验、老办法,用不求有功但求无过的思路推进庆典活动,闭门造车必然会产生不必要的人力、物力和财力的浪费,从而也办不出高质量的庆典活动。

二、企業庆典活动组织过程存在问题的原因

1.企业领导不够高度重视

庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的庆典筹备组织机构。成员通常应由企业主要领导、具体承办部门负责人及相关人员组成。只有庆典筹备组织机构人员高层化,才可以确保为庆典活动提供强有力的组织和资源保障。在庆典筹备组织机构内,应根据庆典活动具体工作需要,下设若干专项工作小组,在会务组织、现场接待、文秘宣传、现场布置、车辆交通、安全保卫、财务等各方面分工负责,衔接到位。各工作组应明确负责人、组成人员和工作职责分工,各组之间加强沟通协调,积极主动开展各项准备工作,将庆典活动可能涉及的各种情况考虑周全,责任落实到人,分工合作,密切配合,这样才能保证庆典活动圆满成功。

2.庆典活动没有一个全面、具体、操作性强的庆典活动总体策划

庆典策划时存在以下几个问题:

(1)没有体现出庆典的特色:庆典是庆祝活动的一种形式,要求每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重,不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢快、喜悦的气氛。这样庆典的宗旨——塑造企业良好形象,展示企业雄厚实力和美好的发展前景,展示企业员工的良好精神面貌和干部队伍的凝聚力、战斗力,扩大企业在社会各界的影响力,才能够真正地得以贯彻落实。

(2)没有安排好庆典的具体内容。庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现。从庆典活动组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等问题。

三、按照项目管理的方法组织企业庆典活动

1.项目启动阶段

第一阶段:召开筹备会,任命项目经理,组建项目组

企业的大型庆典活动,一般都是由企业管理层发起,经过初步商议沟通后,明确活动的必要性,组织管理层会议,根据活动规模的大小,召开筹备会,会议讨论确定活动的主旨和要求,任命活动的主要负责人,组建筹备小组。

第二阶段:开展调研,了解活動需求

大多庆典活动的组织往往达到了形式上的热热闹闹,而与凝聚人心,提升社会影响力还存在一定的差距。调研工作一般领导小组会安排给牵头单位,本次活动的调研工作由集团办公室负责,工会办和宣传部等配合完成。

调研方式一般有以下几种:

(1)查阅本厂历次活动的档案,扬长避短;

(2)查看网络同类型活动方案,启发新思路;

(3)走访本企业有经验的老职工、老领导;

(4)与兄弟企业沟通交流,学习组织的成功案例;

(5)与广告公司、策划公司约谈,向专业公司取经。

2.项目规划阶段

第三阶段:确定活动的形式及内容,分配职责分工

根据第二阶段的调研结果,庆典活动筹备领导小组再次组织召开扩大会,讨论活动的基本形式及内容,确定活动宗旨,活动周期及经费预算。抽调工作人员,成立活动推进组,明确职责分工,必要时将任务细化到人。

第四阶段:设计活动细节,确定活动方案

筹备小组讨论确定庆典活动的形式和内容,初步确定各项活动的计划,分配活动小组职责,做好活动物料计划,形成活动总方案,报领导小组审核。活动方案审核通过后,进入下一个阶段;否则,继续完善方案,直至通过审核为止。方案是后续实施的基础,也是指导大纲,因此,必须反复论证完善,保证方案的有效性。

制定活动方案时,不能用一个总方案贯穿到底。为了便于活动执行,六个单元的活动,均需各责任单位设计单一的活动方案来指导。

3.项目实施和控制阶段

第五阶段:按计划逐步推进,落实各项筹备工作

按照方案推进庆典活动的筹备工作。项目组针对总方案和各分项方案的时间节点,定期对各小组筹备完成情况进行检查。对项目中重点内容:“一场庆典”的场地和设备,物资等重点落实。为了便于活动的执行阶段能流畅地进行,筹备阶段需要将工作尽可能做细,考虑到活动的方方面面,把可能出现的问题消灭在萌芽状态。

第六阶段:启动庆典活动,逐步推进

企业庆典活动,持续时间较长,先于庆典仪式开始,晚于庆典仪式结束,贯穿整个庆典系列活动的始终。所以,庆典活动的启动仪式,一般早于庆典仪式一周到一个月,启动仪式标志着系列文化活动的开始,整个庆典活动就进入了执行阶段。

第七阶段:庆典仪式的推进与执行

庆典仪式是整个庆典系列活动的高潮,集合了庆典活动所有重要元素,是展现企业实力和形象的最佳时机,所以需要格外用心。对庆典仪式的流程要进行彩排走位,时间点的把控及突发状况的处置均要设有方案。鉴于此,我们筹备庆典仪式肯定是事无巨细,考虑了方方面面的事情,考虑周全不代表执行中不会出错,庆典活动暴露的问题往往都在庆典仪式的执行上。

4.项目收尾阶段

第八阶段:总结活动得失,提升工作水平

庆典仪式结束后,整个庆典活动就进入了尾声,有必要对效果进行评估与总结,活动总结与评估是指对执行过程、效果作用和影响力所进行的系统的、客观的分析;通过活动实践的检查总结,评估活动预期的目标是否达到,是否合理有效,从而总结经验教训,并通过及时有效的信息反馈,为未来有关活动的组织提出建议,从而达到提升企业文化的目的。总结应形成书面材料,并组织筹备组召开总结会议,总结得失,提高水平。总结庆典活动的得失,找到活动组织过程中暴露的问题,分析原因,能促进未来工作的开展,是组织庆典活动的重要组成部分,不可或缺;同时,还应该对工作人员的表现进行评估,予以表彰小组或个人,激发大家的工作热情。

总结报告应包括以下几个方面的内容:

(1)回顾筹备组织过程;

(2)各项活动的实施情况,参与的人数,产生的效果;

(3)整个系列活动的总体评价;

(4)组织过程中暴露的问题;

(5)活动的收支情况,特别是超支部分产生的原因。

随着企业庆典活动规模的越来越大,数量日益增多,活动形式日渐丰富,对活动影响力和效果的要求逐渐提高,组织者的难度日趋加大,在这样的大环境下,按照项目管理模式组织企业庆典活动是必由之路。用项目管理模式组织企业庆典活动,不仅能解决组织者经验不足,规范工作流程,严密指导活动过程,保证活动质量,保障活动有序、顺利的推进,达到预期的活动目的。也能使整个活动过程更加规范、流畅,避免因缺少或简化关键环节造成的范围、时间、费用、质量、人力资源、风险、沟通、采购与合同和综合管理等等方面监控不到位的情况。活动的成功组织,对增强企业文化建设,提升企业管理水平,提高企业的社会美誉度都有积极作用。

参考文献:

[1]詹姆斯·P克莱门斯、杰克.吉多著.成功的项目管理[M].北京:电子工业出版社,2012年版.

[2]郑建瑜著.大型活动策划与管理[M].重庆:重庆大学出版社,2010年版.

[3]杨坤著.大型活动项目管理[M].天津:南开大学出版社,2011年版.

[4]于晓娟,刘淑静.以项目管理的理念推进大型活动的实施[J].现代国企研究,2016年第10期.

[5]李翔.项目管理在大型活动管理中的应用[D].北京,对外经济贸易大学,2012.

作者简介:杜琦(1979- ),女,汉族,陕西西安人,博士,西安财经大学商学院讲师,研究方向:企业管理

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