刘德锋 徐也

摘 要：近年来，计算机技术被事业单位广泛应用到档案管理中，借助计算机技术，能够使事业单位对档案方面的管理质量得到提高，促进事业单位的可持续发展。在此基础上，本文就计算机技术在事业单位中的应用进行研究分析，希望能够让事业单位的档案管理水平进一步得到提升，为人民更好的服务。

关键词：计算机技术；事业单位；档案管理

引言

随着计算机技术的不断发展，事业单位在档案管理中对计算机技术的应用越来越广泛，将传统的管理方式转变为自动化管理方式，使档案信息的应用更加方便。所以，事业单位将计算机技术充分的应用到档案管理中是未来档案管理工作发展的必然趋势。

一、 事业单位档案管理中应用计算机技术的重要性

在科技快速发展的今天，计算机技术在事业单位进行档案管理时发挥着重要的作用，其主要体现在：1.使档案管理的范围进行有效拓宽。由于信息技术方面的限制，传统的档案管理工作的对象主要是事业单位内已经拥有的资源或只是小范围的资源。但如果在档案管理中应用计算机技术，能够让工作时间及空间有效拓宽，让事业单位能够更好的进行档案管理工作或服务人民。2.让档案管理更加系统规范。计算机技术的应用既能将信息储存量有效扩大，让信息储存更加可靠，还能让档案管理更具有系统规范性。先进的计算机技术能够覆盖事业单位中所有的档案管理的信息，保证数据信息统一。3.让事业单位的管理工作更加精细。在档案管理工作中应用计算机技术，可以推动事业单位的管理工作精细化。将档案信息利用电子信息技术进行储存，方便查阅和应用。将事业单位中档案管理工作由服务性发展转变成战略性发展，让事业单位能够更好的进行改革创新，为企业提供更好的发展基础[1]。

二、 计算机技术在事业单位档案管理中的应用

（一） 信息化管理水平提升

目前，许多事业单位对档案管理工作都有所忽视，但，随着科技的快速发展，档案管理对事业单位的发展所发挥的作用是相当重要的。所以，事业单位在档案管理中应用计算机技术的第一步就是将信息化管理水平提高，使其得到有效加强。事业单位在建设信息化管理时，要结合事业单位中的资金力量以及实际的发展情况，建立出科学的信息化管理制度。如，事业单位在建设信息化管理过程中出现资金短缺，可以借助租赁的云端服务器来进行档案信息的储存。要重视的是，事业单位要保证云端服务器的安全性是相当好的，让档案信息能够得到一定的保障；如果有足够的资金或者庞大的档案信息，事业单位可以购置属于自己的服务器，对档案信息进行处理，但所购置的服务器必须要性能稳定，处理档案信息的速度也足够快。

（二） 档案管理中应用计算机技术关键

事业单位在档案管理中应用计算机技术是新时代发展的必然趋势。计算机技术在档案管理中的主要作用就是档案信息的储存和检索查阅。而数字化档案管理是将计算机技术充分应用到档案管理中的关键作用。将传统的纸质档案资料通过扫描机进行扫描或手工输入到计算机中，以电子文档的形式保存到计算机硬盘中。而数字化管理的核心内容就是建立起属于档案管理的独立信息库。在进行档案管理时，数字化管理时将档案形成目录，即将档案中的相关内容整理成目录的形式，将目录作为检索查阅的工具，方便工作人员对档案信息进行查阅和处理。数字化档案包含的内容是：文件链接、数字化的档案信息、档案信息数据库的管理等。目录管理在当今社会已将被广泛应用，其主要就是将计算机中储存的档案信息目录进行处理。其优点在于：对于数据方面的管理由较强的开放性；对数据有强大的编辑目录的能力；可以快速的处理档案信息等。事业单位所建立的档案数据系统要结合单位发展的实际情况，对档案管理工作中所需要的设备要不断优化，使工作效率和资源利用率得到一定的提升。计算机技术的有效应用就是实现信息的沟通交流、让工作人员的工作均是借助计算机进行操作等。

（三） 完善电子档案管理机制

在进行电子档案管理时，可以根据档案的建立时间、规格等标准对其进行详细的分类管理。电子化档案管理能够及时更新资料，对事业单位中实际发生的情况进行记录，为领导人员作出决策提供重要的依据。另外，电子化档案管理进行工作时的资料查阅更加方便，相较于传统的管理方式，既能降低在人工方面的成本，又能让管理工作的质量及效率得到一定的提升，促进事业单位的档案管理工作向着标准规范的方向发展。

（四） 促进档案管理的发展

根据对事业单位的相关调查发现，传统的档案管理工作中存在着一定的问题。所以，在档案管理中应用计算机技术，要取长补短，创新工作形式，建立规范化的管理机制，充分发挥其作用让管理工作效率提升。利用计算机技术对档案信息化管理进行及时更新及维护，让信息共享平台得到发展，为新时代的建设提供一定的力量。对于相关工作人员而言，要积极的掌握相应的计算机技术以及知识能力，为档案管理工作奠定良好的基础。在工作过程中不断提升自身的专业技能，掌握新技能，推动档案管理随着新时代的步伐发展。同时，各事业单位要对档案管理加强重视，应对新时期社会发展的机遇和挑战，让其得到长久发展。

（五） 档案管理工作效率及质量提升

传统的档案管理及保存工作，需要大量的人力物力，且纸质的资料存放时间越久越容易有所损坏，要进行一定的维护管理工作。同时，在查阅和处理档案时，要需要人工进行查找，而档案的纸质资料有很庞大，存放的时间也较长，所需要的时间也就越长，不能满足新时代的发展需求。但，在档案管理中应用计算机技术，将档案信息进行电子化储存，既让管理人员的工作压力减轻，使档案处理的效率有所提高，还能在查阅和应用档案信息时能够快速找到资料。

（六） 加强档案信息的安全可靠性

事业单位在进行档案管理时，档案信息的安全是十分重要的，要求工作人员在进行管理工作过程中，在各个环节都要做好对档案资料的保护。在保护档案信息时，要对计算机技术中可能出现的问题予以十分的重视，结合实际情况，对档案管理工作技术进行及时创新，更好的对档案进行管理，保证档案信息的安全[2]。

（七） 工作人员的综合素养提高

事业单位在进行档案管理时应用计算机技术，能够让相关人员的综合素养得到一定的提升。首先，事业单位要针对档案管理方面引进专业技能加强的管理人才。其次，要对相关的工作人员加强综合技能的培养，让管理人员队伍的整体信息素养和专业技能素养得到相应的提升。只有这样，才能让计算机技术充分发挥其作用，使事业单位对档案进行管理时的质量得到提高，防止档案信息出现问题，让档案信息的安全得到保障。

结论

总之，计算机技术在事业单位档案管理中得到有效应用，能够让档案管理更具有规范性、系统化，使事业单位对档案的管理更加精准。在计算机技术快速发展的今天，人们的生活已经离不开此项技术，事业单位可以利用该项技术加强对档案管理机制的建设，让事业单位的核心竞争力得到一定提高，为企业的可持续发展打下良好基础。

參考文献

[1] 单纪国.信息技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].信息与电脑（理论版），2017（24）：8-10.

[2] 马洁.计算机信息技术在事业单位档案资源管理中的应用与思考[J].办公室业务，2018（09）：39.