葛英

摘 要：计算机技术一直是现代化发展的关键，只有不断重视计算机技术的使用，才能够从根本上促进各行各业的发展。本文主要论述的是計算机技术在档案管理中的具体应用，希望通过全文的论述能够更加深入彻底地了解计算机技术在档案管理工作中的具体应用，从而保证我国越来越多的档案管理工作效率能够得到最大程度的促进。但是目前我国档案管理工作在使用计算机技术过程中还是存在许多现实问题，相关部门应该对此提升重视。

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

信息时代就是应用互联网和计算机技术的时代，如果能够从根本上提升计算机技术的应用效率，很大程度上可以代替传统人工方式，提升人们日常生活以及工作的效率，成为提升工作效率的最关键工具。总而言之，计算机技术对于提升档案管理工作效率有很大的促进作用。促进档案信息化管理的同时还能够加速我国档案信息化管理的更新速度，使得越来越多企业档案管理变得更加快捷。

1 计算机技术在档案管理中应用意义

1.1 必要性

档案信息之所以应该得到重视，是由于在现代化技术的促进作用下，人们开始重视档案信息的载体以及广泛性。为了可以更好地保证档案信息的保存以及应用，就应该跟随时代步伐，利用现代化科学技术优化档案信息的管理方式，使得档案信息管理起来更加便捷和高效。目前，使得档案管理工作实现现代化已经成为管理工作的重中之重。计算机技术的应用能够提升档案信息的检索速度，还能够存储极大的信息量，便于保存。相对于传统的手工方式而言更具有优势。

1.2 主要作用

1.2.1 数字化

计算机技术主要体现在数字化方面，利用计算机技术能够合理改善传统手工整理方式，降低人力和物力，降低信息损失量，还能够提升空间占有率。

1.2.2 存储量大

由于现代化技术推动着人们生活范围不断扩大，人们的档案信息也越来越多，大量的资料使得传统的档案管理方式已经不能更好地适用，所以需要计算机技术的应用，一张普通的光盘就可以记载上万的信息，最大程度地降低成本投入。

1.2.3自动化

使用计算机技术将档案信息输入计算机区别于人工的最主要特点就是自动化，能够将信息进行逻辑归类，实现信息管理，还能够利用自动化技术进行检索信息，从而实现档案整理以及存储的目的。

2 计算机技术档案管理应用存在的问题及对策

2.1 信息网络数据库建设问题

对现有的档案目录数据库以及部分全文数据库进行管理，不仅要加快对现有档案信息进行著录、入库以及管理的工作节奏，争取全面实现目录以及档案文件的机器检索，还要对那些利用率高、内容重要、容易受損的档案信息实施数字化管理，形成统一的档案信息管理系统，使档案信息和档案管理各项工作结合在一起，形成一个有机的整体。

2.2 信息网络安全问题

随着网络化和信息化的全面覆盖，大部分人都可以随意使用网络，这样就存在一定的安全隐患。计算机技术应用于档案管理，在带来方便同时也带来一定的安全问题，网络安全问题难以计数，现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的黑客根本就起不到多大作用，而档案又具有凭证性以及真实性等特点，如果原始文件收到损坏或者更改，很难在进行修复，致使档案的安全性和可靠性受到威胁。针对档案安全管理问题，我国档案部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁，比如可以选择用网络限制和密码验证等方式来保障档案信息管理安全。

2.3 管理技术实用性问题

随着计算机技术的不断发展，技术的更新速度惊人，因此在档案管理技术的选择应用上，一定要紧跟计算机技术尤其是档案管理方面技术的更新速度。但是由于档案管理部门并不是直接创造经济效益的生产部门，在资金的投入上存在一定的问题，并不具备充足的资金来经常对管理设备进行更新，同时最新最先进的设备也不一定真正适用于档案管理工作，因此在工作时要秉持“实用、适用才是最好的”信念，努力在档案信息管理工作中展开计算机技术的应用，不断提高档案管理水平。

2.4 档案管理人员专业化问题

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多岗的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象，首先可以组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次，档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底，能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则，正确选择主题标识，准确分析主题内容，学会如何将主题词进行合理的组配，并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习，来胜任档案管理工作。

3 计算机技术档案管理应用发展策略

3.1 增强计算机技术在档案管理工作中应用意识

首先，档案管理部门以及管理人员要充分意识到计算机技术在档案管理应用中的重要性，形成使用计算机技术来进行档案管理的意识；其次，要重视计算机技术的使用和投入，在人力、物力等方面都要实现网络化管理，营造档案管理现代化工作氛围。

3.2 加强创新意识

随着计算机技术的不断更新，档案也需要进行创新管理。一方面，在实现计算机技术档案管理时，必须要有统一、规范、有效的工作制度，建立科学、现代的完整管理体系，确保档案管理工作中每个环节的正常运行；另一方面，档案管理人员在具备专业知识同时还应具备创新思维，实现创新性工作，最大程度的发挥出计算机技术的实用性。这就要求档案管理人需要不断的学习专业知识，熟练掌握计算机技术，提高个人综合能力。

3.3 加强人才培养意识

一方面，在进行招聘时选择具备计算机操作和应用能力的专业人员，提高计算机应用的使用效率；另一方面，重视现有员工的培训，转变其传统管理观念，形成新的管理理念，加强其专业知识以及计算机操作应用能力的培训，使其充分掌握计算机操作能力，能够熟练流畅完成日常工作。

4 结语

随着计算机技术的不断发展，其在档案管理工作中占据的比重也在不断增加，在对档案内容进行分析、加工、组织、处理等方面更便捷、快速，实现了档案信息收集、管理、储存、检索等过程管理的标准化、数字化、网络化，对档案现代化管理具有重要意义。

参考文献

[1]王跃辉.计算机对档案管理的作用[J].中国新技术新产品.2011（05）.

[2]赵春辉.档案信息化环境下对档案信息资源的开发利用[J].黑龙江史志.2015（23）.