王文昌 张康宁

摘 要：档案现代化管理是应信息技术革命的发展而提出的要求，它既是档案管理的主要方向也是档案管理的重要方式。最近的几十年中，档案管理的各个领域都产生了巨大的变化，信息技术不仅带来了档案管理方式的变化，而且还引起了档案管理理念、管理制度、组织结构、以及服务方式的改变。

关键词：档案：现代化：思考

一、档案现代化管理的含义

笼统来说，所谓档案管理现代化，就是利用现代科学技术来管理档案。笔者所理解的档案的现代化管理，是运用新的技术使档案管理工作更适应社会的要求，满足团体、个人对档案的查阅需求。

二、旧的档案管理工作中存在的问题

2.1档案库房硬件设施问题

一是县级档案馆大多已经建成很多年，但由于特殊原因，库房面积没有办法继续增加。在这种情况下，只能考虑最少的空间存放最多的档案。而原来老旧的绿铁皮柜、木柜已经无法容纳更多的档案。二是档案工作是一个没有经济效益的工作，容易受到领导的忽视。因此，馆内的设施比较陈旧，老的去湿机、消毒机都已经无法运行，即使运行也不能达到国家要求的标准。甚至有些高额设备由于经济条件限制没法配备。三是在信息化发展迅速的今天，县级档案馆数字化才刚刚起步，已经跟不上国家、省、市档案馆的步伐。这在一定意义上，加大了馆内珍贵档案的破坏程度。

2.2管理工作中的“软件”问题。一是档案管理人员流动速度太快。在很多机关事业单位中，档案管理人员多为兼职或者把档案工作作为跳板，其业务水平没有经过培训根本不足以做好档案工作，以至于现在档案馆与各单位之间任务分工不明确，档案散乱无章。二是档案交接工作不严肃。档案管理人员认为档案交接只是一串钥匙的交接，不点库、不登记。领导对档案工作也并不重视，认为档案交接只是几份文件的转交，档案意识相当薄弱。这两方面原因导致档案交接手续形同虚设。档案工作交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在实际工作中档案工作人员却忽视了档案交接工作的基本要求及内涵，本末倒置。三是档案监管部门对档案工作监管力度不够。在各部门的档案日常工作中，县级档案监管部门无力干涉，也无法确认各单位人员流动情况。同时，档案监管部门对《档案法》及《档案法实施办法》执行不够严格，监管部门的职责履行不到位。

三、档案的现代化管理是档案事业发展的必然趋势。

3.1 自身发展的需要

随着我国经济和科技的快速发展，信息化程度的提高，我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下，运用新手段新方法，实施档案管理的现代化，能够适应新的发展形势，提高档案管理工作的效率，有利于档案事业的更好发展。

3.2 加强保护的需要

另外，由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后，很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题，给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护，则要求我们运用现代化的管理方法，将这些档案以电子的形式保存起来，避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。

3.3 充分利用的必要

传统的档案管理还具有“独占性”的特点，一旦某段时间有人使用，其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理，能够很好地解决这一问题，有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。

四、实现档案管理现代化的途径。

4.1 人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时，最好还能具备较强的开拓创新意识，从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。

4.2电子文档建设是实现档案管理现代化的基础

办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，开始让位于数字代码序列的电子形式。电子文件如何归档是当今档案界共同面对的大问题。电子文档的特性是一种数字化的信息形态，可以在随时随地进行查阅和下载，实现档案资源的共享。但是电子档案的缺点也很明显，就是对计算机设备的依赖性、载体的非直读性、信息的易更改性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源网络化一方面囊括档案工作的服务内容，另一方面将拓宽档案工作的范围。丰富的网络资源和完善的网络功能，将为档案工作走向多元化创造良好的客观条件。如果档案系统形成网络，那么利用开发的档案资料会十为便捷，服务领域更加宽广，社会效益与经济效益也更为广泛。

4.3、信息容量大，占用空间小，检索迅捷

特别是用于档案管理的计算机技术的不断进步，大容量的存储设备不断出现，大大增加档案信息的存储量，信息存储的时间和安全性也得到了大幅度的提高。现在常用的普通优盘的容量达到4GB 甚至更大，理论上可以存储20 亿个汉字，或者高清的视频可播放达到6 个小时，个人电脑的硬盘容器更是达到250GB、500GB。同时，计算机的运算速度也不可同日而语。信息检索快速便捷。而且，数据库技术、数据仓库技术也为档案管理提供了新的理论依据。

4.4抓好数据库建设

数据库管理和检索服务系统是实现档案现代化管理的基础。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。首先，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。其次，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。再次，突出重点，由单一库向系统库发展。

4.5确保档案数据库安全

安全是档案现代化管理不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息是否直接面对普通公众。档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案现代化管理中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。在技术层面上，可通过采用先进成熟的信息技术手段，建立安全可靠的档案数据存储、管理平台，确保对数据的长期存储和安全保管；在应用层面上，可通过对档案利用者的访问权限和范围的控制，实现对档案的可控利用。

五、结束语

综上所述，在新的经济和科技形式下，推进档案管理的现代化已经是大势所趋，它不仅能够满足档案管理自身的需要，也能够加强对档案的保护和利用。但与此同时，由于现代化的档案管理模式还不成熟，所以在运行过程中还存在着各種各样的问题，例如缺乏管理人才、管理设备、管理方法等。在此情况下，要运用合理的方法，通过人才的培养、设备的引进等方式，加强档案管理的现代化水平。

参考文献：

[1]冯惠普.加强档案现代化管理探析[J].兰台内外，2016（06）：52.

[2]李雪婷.档案现代化管理技术浅析[J].兰台内外，2016（06）：59.