摘 要：随着经济的快速发展，我国中小企业比重逐渐加强，中小企业已经成为增加经济活力的重要参与力量。长期以来，由于中小企业的粗放式发展，对自身的财会建设明显重视不足，这就导致了其进一步发展的局限性。笔者基于中小企业会计档案处理的现状和要求，以信息化要求为重点，对中小企业档案信息化管理进行拓展性研究。

关键词：中小企业；会计档案；信息化管理研究

1. 中小企业会计档案信息化建设的背景

1994年5月4日，我国发布了”关于大力发展我国会计电算化事业的意见”；同年6月30日发布”会计电算化管理办法”；1996年6月10日颁怖”会计电算化工作规范”等等都显示了发展Accounting Information System—AIS（会计信息化建设系统）的政策指导与决策。

我国会计信息化建设人才方面的具体要求是：会计信息化知识应逐步成为在职会计人员必须具备的知识之一，其培训工作要逐步纳入会计专业技术资格考试、会计证照考试和在职会计人员培训的相关课程。

2. 中小企业会计档案信息化管理的要求

2.1总则

为加强中小企业会计档案的建档工作，确保会计档案的完整、准确、系统，充分发挥会计档案为经济业务工作服务的作用，规定了会计建档工作的基本要求和管理职责。

2.2信息化管理中的规范性引用文件

《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）、会计电算化工作规范》（财会字[1996]17号、GB/Tl8894--2002（（电子文件归档与管理规范）。

2.3会计档案信息化管理的理论原则

Sorte r（1969）所提出事项法会计之所以在我国一直成为经久不 衰的热点问题，是因为信息技术所具有的强大数据处理功能让人们看到这一研究的 应用前景。利用计算机系统采集 的事项信息，不仅能够提高财务报告的增 值性，而且也可同时满足企业决策者的信 息需求，这种谋求信息资源集成，以便为信 息用户提供多元信息的理想目标，使国内众多学者萌生了重构新型的会计信息系统 之构想。

李端生等（2004）提出 的“需求决定的会计报告”模式，王世定等（2004）提出的财务会计与管理会计融合的信息集成管理系统模型等，重点构画了集财务会计与管理会计为一体的控制系统的理想框架。在实践中，用友、金蝶、浪潮、新中大等软件厂商立足于组织、信息与流程集成所开发的本土化 ERP 软件，也开始从实务上夯实了建立业务事件仓库的基础。我国目前使用的会计数据库大多采用DB2；ORACLE； SYBASE； INFORMIX；MS SQLSERVER； INGRES等六种数据库（2004，李晓平）。

3. 中小企业会计档案信息化管理软件的要求

3.1合法性

合法性是指会计软件提供的功能，必须符合会计的规定。另外应当考虑版本的合法性，盗版软件没有可靠的技术保障，还可能出现数据损毁与侵犯著作权。所以，用户应取得合法的会计软件，保障会计核算工作有条不紊地进行。

3. 2正确性

正确性是指计算正确和防止任何错误。软件应当提供自动进行银行对帐的功能，自动产生银行存款余额调节表；自动产生总分类账、明细分类账汇总的计算结果，均应正确无误；软件应当提供按照规定的会计期间进行结账的功能等。

3. 3安全性

安全性是指会计软件提供的功能，能防止操作错误和舞弊行为。例如：对于程序文件和数据文件，软件应当有加密、防火墙或者其他保护措施，以防止非法篡改与非法侵入；软件应当具有在计算机发生故障，或者由于强行关机及其他原因引起内存和硬盘储存会计数据被破坏的情况下，具备数据复原的功能。

3. 4查询性：

查询性功能是指实时在线查询总分类会计科目的名称、科目代号、期初余额、累计发生额和余额、年初余额；能查询记账凭证。另外，设计多重复合条件查询，模糊查询，使会计信息人员方便使用。灵活的接口切换功能，可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类账、总账数据等。

3. 5售后服务：

售后服务包括：会计软件的实时维护、人员培训、相关技术支持和软件版本的升级及未来扩充开发的简易可能性。还需要软件制作单位派员加以解决。一旦延误，会计作业工作就会被迫停止。

4. 中小企业会计档案信息化管理的实施

4.1会计档案信息化负责人的职责：

贯彻执行中小企业管理层关于会计档案工作的规定，制定和健全有关信息化管理制度，确保财会档案工作纳入财会工作计划、管理制度和财会人员职责范围之中，并监督财会人员执行。听取财会档案工作人员关于会计档案工作信息化建设的合理建议，帮助解决财会档案工作方面的实际困难。

4.2会计档案人员的信息化管理操作要求

按信息化管理的规定做好平时会计核算材料的形成、积累工作；整理好会计档案材料，并进行组卷；主动配合相关材料的合并组卷事宜。

4.3中小企业需要强化会计档案信息化软件和硬件建设

加强适应本企业实际情况的软件选择，做好会计档案管理的软件工作，并匹配好硬件参数。在软件的选用中，必须考虑好对企业当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

参考文献：

[1]Gatewood， R.D.& Field，H.S.，1990， Human Resource Selection. Orland， F1：The Dryden Press

[2]Ted Friedman，2003，IBMs Xperanto Database Middleware Will See Narrow Early Use，FT-19-3531，P1?

[3]李端生?续慧泓.论网络环境下的会计报告模式[J].会计研究，2004（1）：60-64.

[4]篓耀雄.信息法研究[M].北京：人民法院出版社，2004：159-166.

作者简介：黄燕（1977.7- ）女，本科，助理馆员，研究方向为电算会计。