邹静

摘 要：随着我国经济的飞速发展，我国已经迎来了知识经济时代。档案工作也随着时代的发展在不断改变，有了更多新時代的工作特点，对档案管理人员的职业素养也有了更高的要求。在面对档案管理工作中出现的问题时，应当做出科学合理的解决对策。从完善档案管理模式、加强档案管理人员的培训教育、建立健全档案管理规章制度、强化档案管理人员思想意识等方面来使档案管理向标准化、规范化发展。无论档案管理是传统的纸质方式，还是现代的电脑档案管理系统，一切的操作都离不开档案管理人员。

关键词：档案管理；管理人员；基础工作

档案管理工作已经随着信息化时代的到来而有了很多的改变，这就对档案管理人员的素质提出了更多更高的要求，如果档案管理人员的思想观念和专业知识水平还停留在以前的基础上，对当今信息化时代的理念和技术不加以运用，这不但是对自身的不负责，也让档案管理工作的发展和进步收到了制约。无论是客观还是主观原因导致档案管理基础工作出现问题，档案管理人员都应当利用现有的信息和科技资源进行解决。

1 档案管理基础工作中出现的问题

随着我国经济的发展和信息化时代的到来，我国的档案管理基础工作也在一些方面表现出来薄弱性和不足性。档案管理工作在向计算机管理发展适应的过程中应当对出现的问题进行科学合理的解决。现阶段我国综合性的档案馆很多都是馆内存藏内容数量繁多，内容杂乱且庞大，实践跨度相对较长这种现状。再加上多年来档案馆一直实行封闭式管理，档案管理仅仅以保管为目的，基本上每个历史时期的档案管理对整理水平的要求和规格豆不统一，多数都以不丢失为原则，这就形成了档案管理基础普遍较差的局面。档案管理基础工作中的问题主要体现在以下几个方面：一、一些案卷标题不规范，较多的标题缺少基本的要素或不能反映主体的内容，甚至案卷标题不存在等都是相对普遍的现象。二、档案档号不规范，有很多档案没有目录号或者档案一卷多册等现象也很常见。三、案卷缺少卷内目录，这将导致部分没被案卷标题涵盖的内容没有办法呗利用或者检索。四、组卷混乱也是较为严重的一种案卷现象。案卷内含有按职能部门管辖权限组的，按照文种组的、按时间组的等多重组合。五、有些案卷没有页码，如果在使用中有掉页或者缺页等现象发生也很难被察觉。六、案卷有的是四五百页纸分成一类一卷，有的只有一页或者几页纸分成一卷。总体来说档案馆的建馆时间越长，档案存储量越大，存在的以上类似的问题就越多，我国现在还没能实现档案管理的信息化，计算机管理的实现还有很长的路要走，我国的综合性档案馆应当尽快的。科学合理的解决这些问题，让档案管理工作早日成熟化、完善化。

2 档案管理人员该如何做好档案管理的基础工作

2.1 建立健全相关的档案管理规章制度

我国的《档案法》明确规定了：各级各类档案馆、机关、团体企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于档案利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。档案管理的相关单位首要的任务就是建立健全相关的档案管理规章制度，让档案管理规范化、标准化。对档案管理的收集、整理、分类、立卷、编目、保存等各个环节都实行统一的程序来进行科学合理的工作。只有档案管理做到标准化、规范化，才能更好的发挥档案的经济效益和社会效益。

2.2 大力推行并完善部门立卷制度

国家档案局在1955年开始推行文书处理部门立卷制度，“机关各单位（或领导人亲办）完毕的文书材料，均交单位文书处理部门或文书工作人员立卷保存”；1957年部门立卷在全国范围推行；1990年启实施《中华人民共和国档案法实施办法》也作出“由文书或业务部门负责规档文件材料的收集、整理、立卷并向档案部门移交”的规定。经过长期实践工作证明，部门立卷制度可切实防止文件散失，发挥文书处理部门熟悉有关业务和文书处理过程的优势；提高档案归档效率与质量，作为单位档案人员应大力推行部门立卷制度，对各个部门的兼职档案员提供更多立卷指导和监督。

2.3 全面普查案卷，重新组合案卷实现案卷规范化

一般的综合性档案馆由于很多年都没有进行全面的清查工作，加上案卷移交单位划分保管期限不准，这些必将导致一些重份或者无考查价值案卷的出现。首先应当对这些没有用处的文件进行清理，只有剔除这些无用的案卷或者文件才能避免日后在计算机管理中出现重复的现象。重组案卷就是对信息不全或者年代久远的档案进行重新的再现化、规范化处理。很多档案管理人员在更换后会出现前期工作和后期工作标准不一的情况，也有些资料的字迹模糊、内容残缺、标注不详、页码标题不存在，这些都是需要档案管理人员进行整理和修复的，以前案卷排列方式可能已经不适用现在。完成这些重复繁杂的工作是对档案管理工作负责的表现，档案管理人员也应当将这些工作做到与计算机管理相结合，只有档案管理跟上时代的步伐，才是对档案管理人员工作的肯定。

2.4 做好档案管理基础工作的规划

档案管理工作繁重复杂，档案管理人员并不能在短期内就完成所有的基础工作，所以在工作进行时应当分清轻重缓急，循序渐进的进行档案管理基础工作。档案管理的主要服务对象就是全体的人民群众。通过对档案的分类整理实现历史的重现。在档案管理工作进行的时候档案管理人员应当有清晰的脉络，分级次著录，尽量做到省时省力。在著录的过程中可以将案卷分成次进行著录，这样不仅能揭示档案的主体内容和特征也节约了时间，减少了财力和人力的消耗并且能提高效率。档案整理时一定要充分利用档案的原基础进行分门别类，对有共同组织、共同事件或者相同属性的案卷进行总体划归。只有按照事先做好的规划进行工作，才能实现预期效果。科学的研究和多年的档案管理工作经验表明，只有对档案管理基础工作做到细节化、精细化，才是促进档案管理事业发展的重要手段。档案管理人员一定要以高标准来要求自己，在档案管理工作中体现出自己的职业素养。

3 结语

时代在发展，科技在进步，虽然档案管理工作的任务、环境、对象、管理方式等都在不断变化，但档案管理人员应当时刻牢记只有提升自身的职业素养，才是推动档案事业向信息化、科技化发展的关键。档案管理人员应当不断的提升自身的水平，让自己在面对困难和挑战时拥有新的思路和视野。档案管理人员应当切实做好档案管理中的基础工作，肩负起档案管理工作的时代重任，让自身为档案管理工作走向成熟化、完善化贡献一份力量。

参考文献

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