田贵春

档案利用是档案管理的重点工作，随着水电行业的飞速发展和新技术、新设备的大量运用，档案利用在方式方法上也发生了变化。如何在新形势下搞好档案利用，提高利用效率，更好地为生产经营服务成为水电企业档案工作的重点。

1 重视基础，丰富室藏提高案卷质量

重视档案基础工作是做好档案利用的前提，无论是建立档案目录数据库，还是开发档案信息资源、提供利用，都要做好档案的收集、分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。

工程建设初期，制定了档案收集、整理等制度，保证档案收集工作顺利开展。比如，设备开箱时，技术改造、新建、重建项目开工、竣工验收时，档案人员必须到场，收集随机材料，归档材料验收合格，并在《设备开箱验收单》、《工程竣工验收表》签字认可后，财务部门方可办理结帐，保证了每台设备、每个项目的档案材料齐全、完整、准确、系统。其次，加强档案分类、组卷的标准化、规范化管理，做到分类准确、卷内材料排列有序。第三，加强档案保管，制定档案保管、保密、应急等管理制度，保证库藏档案实体不丢失、不损坏、不泄密。

2 转变观念，主动服务增强大局意识

树立主动服务理念、增强大局意识是做好档案利用的关键，我们应该改变档案工作“重保管”、“轻利用”的观念，创造“以用为主”的新思维，将原来的整理保管转移到利用上来，实现档案的价值体现。首先，变被动为主动，耐心细致接待每位档案利用者，利用者随到随查，及时对其提供帮助，充分满足利用者的工作需要。其次，多渠道多方式，积极主动为水电企业生产经营提供档案服务，档案人员深入生产现场，根据生产人员需求，将档案材料发放到技术人员手中，协助攻克技术难题。第三，开展档案资料外借，增加电话调卷、预约查询等方式，使利用者在自己的办公室或生产现场即可查阅档案，较短时间内获取所需信息，大大提高了档案利用率和利用效果。

3 提高技能，全面加强档案信息利用

为进一步提高档案信息开发和利用率，水电企业档案人员积极强化业务技能，在干中学、在学中干，突破思维方式，实现快速、准确提供档案服务和信息资源远程共享的目的。一是，加强室藏档案门类、成份、内容的熟悉，做到心中有数，对企业发展、生产活动、经营管理等内容进行学习了解，不断提高快速、准确查找档案的能力。二是，根据企业档案管理和实际需要，开发形式多样的检索工具，编制科技档案总目录、分类目录、会计档案目录、文书档案目录、电子档案目录等检索工具，避免工作的盲目性。三是，充分利用先进设备和技术，将所有科技档案、会计档案、实物档案条目录入档案信息管理系统，建立计算机机读目录数据库。文书档案利用接口软件直接从OA系统中读取条目和原文，部份科技档案利用扫描方式实现电子文件管理，由过去的案卷级、文件级条目录入过渡到文件的全息管理。利用者通过访问企业网站主页“档案系统查询”就能根据权限浏览和下载档案文件，必须借阅档案原件的，再到档案室借阅，减少了档案原件利用次数和损坏、丢失的可能性，最大限度延长档案寿命。

4 强化编研，有效促进档案价值转换

档案编研是开发利用工作的难点和重点，是档案利用的拓展和深化，是把“死档案”转化成“活财富”的有效手段。水电企业档案人员在做好通用性编研工作的同时，协助和发动专业技术人员开展档案信息资源的深层次开发，通用性编研成果例如：《水电企业组织沿革》、《大事记》、《全宗介绍》、《事故汇编》等，深层次开发成果例如：《上游水电站对下游水电站的调节效益及补偿问题探讨》、《水电站水库联合优化调度研究》、《发电厂励磁系统存在的问题及其改造》等，这些编研成果将对安全生产、经营管理等产生重要影响，发挥重要作用，档案的内在价值将得到对外的充分体现，使之转变成為看得见、摸得着的效益。

5 收集成果，充分体现档案价值作用

建立档案利用反馈记录，以便加强利用效果、编写档案利用实例。当利用者归还档案时，档案人员向其询问所借档案发挥的作用，选出典型实例，编写档案利用实例汇编，并按照利用科技档案所创经济效益计算方法计算档案所创经济效益的大小。例如：查阅流域水文材料档案，用于分析、研究水电站水库特性和主要技术经济指标，将为编制出《水电站水库优化调度成果》提供原始依据。

6 结语

总而言之，在管理好档案的基础上，做好档案开发利用，是档案管理工作的目的，也是实现档案自身价值的方式，只有努力通过档案开发利用，才能更好地为水电企业建设和社会发展服务，发挥其经济效益和社会效益。