丁建华

摘 要：现如今，随着社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，电子文件的出现对于档案管理工作的记录方式、利用方式都产生了一定程度上的冲击。在传统的档案管理工作中，其文件是以纸质文件为主，其档案管理的管理模式以及管理观念都是以纸质文件为中心说建立起来的。本文从树立正确的前端控制意识、对其电子文件档案的来源在此认识、以合作意识进行档案管理工作、树立新的档案管理职业形象等几个方面阐述了如何用创新思维方法提高对档案电子文件的管理。

关键词：创新思维方法；档案电子文件管理

电子文件（Electronic Records/Documents）是指在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件，是计算机技术的伴生物，是包括文本的、图形的以及数字的信息，可以在计算机可以阅读的 任何一种介质上得以记录，是一种通过计算机进行操作、传输以及处理的文件。电子文件的档案管理与纸质文件的档案管理相比，电子文件引起格式、形式的多种多样化，其电子文件的档案管理更加复杂，更加需要现代化的先进技术来实现电子文件档案的科学化管理。

1 树立正确的前端控制意识

设计、形成以及维护着三个基本阶段可以概括为电子文件的生命周期，这种对于电子文件生命周期的划分与现有的文件生命周期理论并不是相同的，它所注重的是文件从孕育、生成到存在的过程。在文件的设计阶段，充分考虑到文件各个阶段的管理要求，以此实现功能相对比较科学、合理的电子文件管理系统。而不是对文件内在价值的变化轨迹的追踪。

（1）电子文件管理系统的主要功能要从电子文件的内容、结构以及上下文关系等方面进行考虑，以此来实现电子文件管理系统的主要功能。对于电子文件的“背景信息”、“元数据”等要做到及时的采集，以此来保证电子文件形成过程中的真实性、准确性以及可靠性。从而更好的帮助电子文件使用者更好的使用、理解电子文件中的内容。

（2）电子文件归档范围的最佳阶段就是电子文件的设计阶段。在设计阶段合理规范其电子文件的归档范围，对于其电子文件的保存价值进行判定，对于其电子文件的采集时间、方式等进行确定。主要包括，需要保持“草稿”的是哪些电子文件，需要定期进行拷贝的是哪些动态电子文件等。以此来保证电子文件归档的准确性、完整性。在一定程度上具备相对比较好的决定性意义。

（3）对于其电子文件要事先确定某些部分的技术指标规范，以此来保证说存储的电子文件有用长时间、可利用的特性。比如，记录格式、记录载体以及在电子文件的解释以及恢复中所需要的各种数据等。通常情况下，电子文件管理系统中的数据采集一般是在文件收发的阶段开始，并且随着电子文件的运转以及利用持续的予以最佳，所有的数据都是采集一次，使用“终身”。

（4）在电子文件的设计阶段，还要充分考虑到电子文件的利用要求。对于电子文件的利用权限，要采取相应的控制策略，从而更好的保证电子文件的信息安全。

总而言之，要从信息系统的源头来确保对电子文件的管理，树立正确的“前端控制”意识。在对电子文件管理系统的设计阶段要将对档案存储的要求以及实现所确定某部分的管理功能等方面充分的考虑进去。同时，需要注意的是对于前端控制意识的强调并非是仅注重其设计阶段，在电子文件的形成以及维护等阶段还有

2 对其电子文件档案的来源再次认识

电子文件的形成模式与纸质文件在在一定程度上存在着很大的差别，随着计算机技术以及远程通讯技术的广泛推广和普及，在一定程度上推动了超国界网络的出现以及数据库的普遍使用，从而使不同的机构共同参与形成以及使用共同的数据资源成为现实，所以传统文件的来源理念并不适用于当前电子文件档案的来源，所以要对其电子文件档案的来源再次认识，以此来构建一个全新的来源观。

由计算机程序逻辑链连接的虚拟状态是在计算机中对电子文件进行虚拟整理是由宗由实体状态转变的。所以，在现代的计算机信息网络时代依然存在体现来源原则的全宗，仅仅是在形态上发生了异化。

长时间以来，其文件实体由“来源”构成，从而构成不同的档案体，以此作为档案馆管理档案实体的基本单位，但在计算机信息网络时代，来源原则的实践意义变得更加的广泛，其来原信息对于确认电子文件的证据价值以及电子文件的检索、鉴定、整理都有着非常重要的显示因，对于其电子文件档案管理实践中的实现方式不仅起到了一定的更新作用，还起到了一定的扩展作用。

3 以合作意识进行档案管理工作

由于在“电子文件的形成过程”中，不仅对于以后的可利用性、可保存性具有极其重要的作用，对于文件真实性、准确性以及可靠性也具有着极其重要的现实意义。所以，在对电子文件进行档案管理的工作中，文件工作人员以及档案工作人员对于文件形成人员支持和帮助等方面的变得更加需要。同时，对于电子文件的保留和存储也需要文件形成人员形成所需要的相关信息以及文件。在电子文件管理系统中，文件形成人员要直接参与其电子文件的档案管理工作。所以要加强电子工作人员以及档案工作人员与文件形成人员的合作关系，以此来促进相互之间的沟通和交流。

要加强档案机构之间的合作关系，电子文件作为未来的发展趋势，其重点不再是对档案的存储位置，而是注重对于所需的档案信息要如何获取，计算机网络信息技术将电子文件相互联系起来，形成了当今的計算机信息网络时代，所以，对于档案馆的建设要充分考虑到与其他电子文件档案的联系，实现电子文件档案之间互相的资源共享。

对于电子文件的档案管理还需要信息技术专家的支持，要充分考虑到电子文件档案管理全过程的各种需求，以此为基础开发出一个功能相对齐全、稳定的电子文件档案管理系统。同时，在其电子文件档案管理系统的使用过程中，对于出现的一些问题，需要信息技术专家的支持，所以要加强与信息技术专家的合作和联系。

4 树立新的档案管理职业形象

随着电子文件的规模化、普及化，对其电子文件的档案管理工作的变化，对于其档案管理工作人员提出了更高的要求，要以新的思维树立新的档案管理职业形象。所以，要求电子文件档案管理工作人员参与电子文件档案管理技术的开发应用，以此将电子文件档案管理技术与实际的对电子文件档案管理的要求相结合。

随着社会经济的不断发展，社会各界逐渐重视的电子文件档案，对于其电子文件档案管理工作的服务质量以及电子文件档案管理工作人员的专业素养提出了更高的要求。基于此，要积极改变原来的服务意识，提高工作人员的专业素养，以此更好的提高电子文件档案管理工作的服务质量。同时，还要加大对电子文件档案的编演力度，从而更好的提高其电子文件档案的使用价值。比如，定期组织电子文件档案管理工作人员的思想教育培训以及专业技术培训等。确保电子文件档案管理工作人员对于电子文件档案管理系统的运作流程以及基本原理有着一定的认知，对于电子文件档案管理系统可以做到熟练运用，对于相关的档案信息管理政策也要具有一定的了解。另外，还要加强对电子文件档案管理工作人员的管理工作，制定相应的奖惩制度，严格规范相应的奖励制度以及惩罚制度，开展公开办事制度、经费使用通报制度等，做到责任具体到个人，以此来提高电子文件档案管理工作人员的工作热情以及工作积极性。

5 结语

本文对树立正确的前端控制意识、对其电子文件档案的来源在此认识、以合作意识进行档案管理工作、树立新的档案管理职业形象等几个方面进行了深入的研究和分析，并提出了如何用创新思维方法提高对档案电子文件的管理。