王芙榕

摘 要：档案管理工作就是将过去形成的公文、文件资料等收集、整理、立卷、归档、保存、移交、销毁等，及时做好相关档案的借阅、对档案存放地的保密管理等，从这些可以发现，文秘和档案管理员的工作具有一定的重复性，是相辅相成的。当今时代，计算机网络快速发展，办公室自动化的优势越来越明显，既能节约资源，减少办公成本，又能大大提高工作效率，因此，办公室工作人员必须努力跟上时代，顺应时代科学技术的发展，认真学习相关的计算机操作知识，努力提高自己的动手操作能力。

关键词：文秘工作；档案管理

1引言

文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为领导机关当好参谋，处理好事务性工作。文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘部门要加强档案管理，实现档案管理信息化建设的同步发展，更好地为企业生产经营服务，应从以下几个方面入手。

2文秘工作和文秘档案管理的定义

2.1文秘工作的定义

作为办公室的文秘，简单理解就是领导的助手，负责传达上级的指令和相关信息，还要帮助上级领导起草文书，整理文件，来协助领导完成工作和决策，对于文秘来说，跟文件打交道，起草、整理、传达文件，并且要及时处理好相关文件，完整地保管好文件，最大程度发挥公文的重要性并且有效推进，更好地为上级领导服务，文秘是一项实践工作，在单位中起着协调的作用，要有高度的政治觉悟和对于职业的道德水平，要有保密意识，对于重要的文书要高度重视并且保密。

2.2文秘档案管理工作的定义

文秘档案管理工作，主要是对单位内部的档案进行收集和管理，并且把资料和相关文书分类整理立卷并且妥善保管，工作的主体是文书、会计、人事的相关资料，文书档案室记录政务活动的档案，是比较常见的档案管理类型，是集中统一管理好管辖范围内的各种档案，保障档案的完整和安全，大力开发档案信息资源，进而为领导决策和单位的各项事务工作提供科学的依据。

3文秘与档案管理工作的关系

第一，档案管理对文秘工作具有重要的基础性作用。办公室是开展管理工作的重要机构，对于日常工作来说属于“中枢”，因而办公室一定要发挥好自身的作用，为工作创造条件。由于档案管理是对各类信息进行收集、汇总、整理和分析，通过立卷归档的方式发挥自身的作用，从这一点来看档案管理工作对办公室的文秘工作能够提供重要的基础上工作，比如档案信息可以成为文秘工作的重要依据，可以为决策提供有力的咨询服务，特别是在信息化飞速发展的形势下，通过大数据的运用，能够为文秘工作的更好开展奠定数据基础。

第二，文秘工作对档案管理具有重要的保障性作用。办公室必须抓好沟通与协调工作，服务是办公室的重要使命。文秘工作在服务方面具有专业化的特点，特别是掌握各类文件以及相关的信息，这就使得文秘工作能够为档案管理工作的深入开展提供重要的保障作用，比如文秘工作的很多文件资料、相关信息、影音资料等等，都应当进行归档，这也是档案管理的重要内容，因而文秘工作的保障性功能就会得到更大程度的发挥。

4优化文秘档案管理的策略

对于文秘与档案工作来说，都是办公室工作的重要内容，特别是在当前社会经济体制不断改革的情况下，企业内部管理体制的变革，都要求文秘与档案管理工作更有效的开展，最大限度提升工作效率和工作质量。通过对文秘与档案管理的关系进行系统的分析，建立科学有效的运行体制和管理机制，使其能够共同发挥作用，推动办公室工作取得更好的成效。

4.1转变思想观念，提高自身专业素质

随着社会形势的变化和发展，文秘档案管理工作必须正确认识自己工作的重要性，并努力改变思想观念，努力寻求高效兼顾的方法，提高工作效率的同时，提高自身的专业素质。首先对档案工作要有高度的认识，重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，档案整理工作的规范性要求随着时代发展越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能仅凭主观臆断来确定文档的归档价值。其次，要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。同时要有较强的职业悟性，要随时将 “档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。按照档案管理办法的相关要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。对形成档案的公文进行科学地评估归类。

4.2融通工作制度

从文秘工作与档案管理工作的紧密型可知，其在工作中必须要在组织制度中进行有效的融合，实现对文档的科学化和合理化管理。秘书部门与档案管理部门在很多企业都属于同一个部门的两个独立运行个体，在工作上由于沟通不到位或者理解存在偏差等，会使档案的质量难以得到保证，数量也存在缺失，进而使档案管理面临一定的困难，或者由于档案管理的问题使得文秘工作的查阅不便。因此需要将文秘工作与档案管理工作进行有效的结合，建立一个综合性的工作制度，以我国相关的法律条例为基础，制定严格的签发、审核等手续，进而保证公文的质量。同时根据管理的实际情况，建立严密的档案收集以及整理人员网络，使各部门的档案管理人员做到各个岗位、各个层次都有人负责，形成一个互相配合、左右协调的管理体系，进而推动文秘工作与档案管理工作的共同发展。

4.3及时做好电子归档及规范管理工作

随着档案管理信息化的发展和网络建设的逐步推进，统一的网络平台整合档案，最大限度实现信息资源共享成为必然的趋势。文秘部门要主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归檔机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。同时要在现有技术状态下根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行扫描，使其能全文浏览；然后根据客观的人力、物力和财力情况，有针对性、有计划性、有重点性地逐步实现原有档案的数字化转换。

4.4加快档案信息化建设，提高档案工作现代化水平

随着以互联网和云计算为代表的网络时代与大数据时代的到来，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，档案基础业务建设的中心向档案管理信息化建设转移。只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。要加强基础业务工作，在建立科学的检索体系方面下功夫。尤其要加强机读目录数据库建设，不断适应信息化、现代化管理的需要，实现从手工检索向计算机检索的全面过渡。

5结束语

总之，文秘工作和档案管理工作在企业里占有至关重要的地位，对于企业的长期发展有着一定的促进作用，与日常的工作管理内容密切相关，实现文秘工作与档案管理工作的有效结合，相关单位要不断引进先进的管理观念，加强档案信息化和数字化的管理；还要加强对文秘工作人员的专业技能的培训，找到两者的关联点，避免出现问题，并且采取一些措施，提升文秘工作和档案管理工作的融合发展，提高工作效率和管理效率。

参考文献

[1]崔淑花.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].办公室业务，2016，No.25017：145.

[2]苏娟.规范与统一文秘工作与档案管理的衔接[J].办公室业务，2016，No.25724：106-107.

[3]谢雪薇.办公室文秘和档案管理工作的有效结合性分析[J].黑龙江史志，2013，No.30415：100.

[4]焦名海.基于建构主义学习理论高职文秘档案管理课程设计[J].兰台世界，2016，No.49602：41-42.