张海英

摘 要：随着市场经济的不断发展，知识和信息的重要作用也逐渐显现，传统的档案管理模式已经不能适应时代需求。企业档案作为企业生产经营活动的真实记录，是一种基础性信息资源，在企业管理的各个方面发挥着重要的作用。

关键词：企业档案；企业知识管理；作用

企业只有把知识作为核心战略资源才能在严峻的市场竞争中占有一席之地，也才能获得更好的发展前景和更卓越的成绩。在21世纪的今天，在企业知识管理中要发挥企业档案的作用和优势，并且对企业知识进行合理有效的管理，促使企业档案工作的综合效能近最大程度的发挥出来，运用科学合理的方式提高企业核心战略资源的开发与利用，使企业可以在残酷的市场竞争中实现可持续发展。

1 档案管理和知识管理两者之间的关系

档案管理是伴随社会生产力和科技水平的发展而发展的，并且也是一项具有悠久历史的活动。从管理的方式上看，档案管理历经了手工操作-计算机管理的过度，从计算机网络的应用到信息化的变化过程。知识管理指的是档案知识最突出的显性知识，而且是进行一系列的规范化处理（格式的编号、编目）的显性知识。如果企业档案管理中应用到知识资源的管理，知识资源管理会为企业档案管理创造全新的价值。在计算机应用技术迅速普及后，计算机在档案管理中的使用范围也逐渐扩大，也对人类社会的企业管理起到了重要的作用，主要体现在对企业的文件、档案、事、进行自动化的管理。但是在信息时代方便快捷的今天，假设企业档案管理还处于“信息管理”的水平上，势必会影响企业在知识经济时代的发展、管理的需要，所以企业档案管理的方式要向信息管理的方式改变，这也是知识经济时代的企业档案管理模式转变的必然趋势。

2 加强企业档案在企业知识管理中作用的具体途径

2.1 将企业档案管理转变为企业发展的沉淀器

企业档案是展现企业知识性质管理的沉淀器，并且记录企业的各种活动，归纳企业工作人员在工作中得到的经验、教训和知识，与此同时还是企业知识管理系统的沉淀容器。曾经有公司在企业管理中表示，知识的主要容器便是文档，并且是被整理归纳的显性知识，而在这些文档中，涵盖了成百上千的企业发展所具备的知识财富。因此，在企业发展中必须把企业档案管理当做发展的沉淀器，并且将以前的经验教训与认知全部沉淀起来，只有这样企业在日后的市场竞争中才能立于不败之地。

2.2 成为企业知识管理的直接参与者

面对知识管理的新要求.企业档案人员不能停留在“看门人”的角色，而需要完成工作角色的重建：掌握企业知识管理的理论和方法，发挥主观能动性，发掘创造性，成为信息和知识的发现者、加工者、传递者和贡献者。具体地，以往对企业档案的管理停留在对其实体即实体内信息的管理，是显性知识管理，然而隐藏于实践经验教训、决策方案、企业文化、管理流程等方面的。难以系统化、形象化的隐性知识是知识管理发掘的重点对象。这就要求企业档案人员树立终身学习的思想，走出本部门。走向企业各个领域的实践活动.领悟、认同并把握企业的核心竞争力和文化内涵，同时在企业相关激励制度下充分发挥主观能动性和创造性，与隐性知识存在的部门、员工建立友好合作的关系，从而评价、采集、加工隐藏于组织、企业文化、企业成员头脑中的隐性知识，承担起隐性知识向显性知识转换的新任务。

2.3 拓展和完善企业档案管理职能

随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。这就要求我们转变观念，将档案管理真正看成是企业知识管理的重要组成部分，在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2.4 企业发展新的档案管理技术

当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析.笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：

首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术；其次，企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。

2.5 构建企业档案知识管理信息系统

企业档案管理由传统的档案管理方式向知识管理方式的转变实质上是档案管理方式的转变，但是从转变的具体形式来看，主要是企业档案信息化的建设即企业信息资源开发利用工作的进一步深化。对于档案管理部门来说，需要思考如何利用信息化的手段及方法提高档案信息资源开发利用的层次和深度，实现档案信息资源公开共享，最大限度最大范围地发挥档案信息资源的作用。

2.5.1 强调馆藏资源的数字化、电子化

在档案资源建设过程中，要加强馆藏资源的电子化，逐步建设档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库、专题档案数据库、档案编研成果数据库等多层次的数据库检索体系，从而提高档案的查全率、查准率。

2.5.2 加强企业档案知识管理平台建设

企业檔案知识管理平台不是一个单独的系统管理软件，而是需要整合档案、图书、情报等资源进行统一的数字化管理，以重要的纸质档案数字化为基础，汇集企业业务系统归档数据（如OA、EPR、SCM、CPC、PDM等系统），形成企业知识资源平台，实现档案、图书、情报管理流程规范化、信息化，提高档案、图书、情报的服务利用水平，为企业日常运营及长远规划服务。

2.5.3 建立以计算机检索为主的知识检索系统

实现基于网络的检索服务、跨库检索服务。利用资源统一检索功能授权用户，就可以在统一平台内实现对档案、情报、图书等知识资源的检索。实现检索词一体提交，多库并行检索，统一返回检索结果，并显示资源的形态、权限、馆藏数量等信息。以此实现档案利用工作的增值服务。

3 结束语

综上所述，面对知识管理的趋势，企业档案工作必须积极参与其中，通过吸收知识管理理念、设置相关激励制度、提升人员知识管理素质和能力来提升档案工作的价值，促进企业知识资源的创新与共享，使之与企业的发展紧密地联系起来，成为提升企业竞争力的有力保障。

参考文献

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[2]周红军.网络环境下档案信息资源的开发与利用[J].机电兵船档案.2017（04）

[3]方爱明.基于知识经济时代的企业档案管理分析[J].中国管理信息化.2017（08）