任雯靖

摘 要：实现档案管理现代化，必须以规范化、标准化的档案工作为核心，以规范的文书处理工作为基础开展工作，并在实际工作中有切实可行的制度为考核标准。本文就个人在实际工作档案管理的体验来讨论，并提出自己的建议措施，以期更好的完善档案管理工作。

关键词：档案；管理；规范化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，一个规范、达标的档案室在搞好硬件建设的同时，还必须做好文书处理等重要基础工作。从多年管理档案室工作发现，建立切实可行的管理目标责任制，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口等工作，是实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1 规范档案管理人员岗位责任制

长期以来，许多人们都认为，档案只不过是几张纸而已，几个文档而已，档案管理工作只是一个可有可无的部门，档案管理工作只是整理和保管一些过期的文件，或者活动、项目的资料而已，跟历史有关，产生的价值不是太大，只是简单的劳动和保存而已，从而限制了这项工作科学化、创新化的发展。在配备档案管理人员时，好多是一兼多职，档案管理人员对自已工作也缺乏职业道德和责任心，使档案管理工作严重产生失位的现象，使大量的历史资料缺失，大量反映重要改革和科研成果归档不及时，造成了流失，给后期的管理工作带来麻烦，甚至会产生重大的事故和损失。做为档案的管理人员要转变自已的意识，把认为档案管理工作长期存在的工作意义不大这个错误的观念彻底消除掉。加强高层领导自身对档案管理工作的重视程度。充分认识到档案管理工作对整体工作良性发展的重要意义，把提高档案管理工作的科技建设和创新发展并入在总体的重点工作内。另一方面还要对档案工作人员的思想进行教育，使其内心对档案管理工作的重要性要认可，才能改变工作态度，做到认真负责，增强自己的工作责任感，全身心的投入到工作中去，加强与同行业的先进管理技术进行交流和沟通，吸收先进的管理经验，丰富自己的专业素养，从而提高效率，保质保量的完成工作任务。档案管理人员要努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，按照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，认真履行本单位各项档案管理规章制度。熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

2 规范公文制发，推进档案工作规范化、标准化

公文是档案的前身，公文制发不仅决定公文本身的质量，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3 完善档案立卷归档制度

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

严格归档时间。各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

4 实施“以我为主”的立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 提高案卷质量，确保档案工作规范化、标准化

案卷材料收集的是否完整，决定和影响档案价值，而立卷方法与案卷装订质量是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面解决好立卷方法，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

参考文献

[1]陈兆袄，和宝荣，《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，2006

[2]翟翠平，新形勢下高校教学档案管理现代化路径浅析，《黑龙江史志》，2009

[3]冯晓丽，常艳杰，学习实践科学发展观加强教学档案的现代化管理，《黑龙江教育学院学报》，2009