金融企业办公自动化应用系统

2018-10-24吴亚荣

科学与财富 2018年26期

吴亚荣

摘要：中小型的金融企業的存贷款的总量位于金融机构的首要位置，在地区经济的发展中占有着重要的地位。中小金融企业的办公自动化其实就是在办公无纸化、内部管理方面等实行了业务的自动化。本文简述了金融企业办公自动化的类型，并探讨了涉及到的计算机技术，然后对金融企业的具体需求进行了分析和研究。

关键词：中小金融企业；办公自动化；应用

引言：

随着网络线信息技术的进一步应用，各种新媒体形式的大量兴起，使得人们之间的信息交流更加的快捷。但是许多企业之间的信息交流、办公相关的业务仍然还是通过人工的方式进行操作的，这样就占用了大量的人力资源，使得工作效率低下、信息的交流不够及时等方面的问题。在目前信息时代的发展下，传统的人力操作已不足以满足金融企业对海量信息的处理和传输的要求，办公自动化技术的出现正是适应这一需求而出现的。

1、金融企业办公自动化系统的构成

中小型金融企业在办公自动化的需求大致可以分为对信息的管理、对决策的支持、对事物的处理三个方面的功能。通过办公自动化系统将三者进行充分的结合可以使金融企业的数据信息能够被快速的传输，从而节省了数据信息传输的时间，提升了金融企业的工作效率、

1.1 事务型的办公系统

事物型的办公自动化系统通常是基于局域网及单机上的数据处理，通过OFFICE等辅助软件的使用，对各种文档表格、人事报表等进行处理。另外，事务性的办公自动化系统可以使用多个层级的子系统，通过树状的结构使其能够被多个层次的使用。例如，语音识别的子系统、文字翻译的子系统、文档表格管理的子系统等等许多方面。事务型的办公自动化系统还可以使用相关的设备来减少人工成本的投入。例如，业务大厅的业务办理系统、开户储蓄系统等等。

1.2信息管理型的办公系统

信息管理型的办公系统将事务性的办公系统和综合信息的数据库进行有机的结构，以形成一个新的办公系统，从而能够对数据信息进行共享、提高了信息处理的效率，对日常的工作安排进行优化配置，提升了金融企业在办公方面的效率。

1.3 决策支持型的办公系统

决策支持型的办公系统是建立在信息系统管理的基础上，主要是根据管理系统分析整理后的数据信息来做出相应的决策。支持决策的数据信息主要通过按照决策模型来进行搜集、分析以及整理，再通过与相关的具体情况的结合，金融企业的决策者就能够做出合理的决策。该系统也可用于企业的日常工作等方面，能够和其他方面的技术一起对企业的具体事务进行智能型的数据信息的处理。例如，该系统可以对企业工作文档的内容进行深入的分析和整理；辅助金融企业的决策者对突发事件进行合理的处理；通过办公系统对文档、影视图像等进行多媒体技术的处理；通过办公系统进行交流和互动，进行数据信息的交流等。

2、金融企业建立办公自动化系统的相关技术

2.1 B/S结构的软件架构

通常情况下，金融企业各个部门之间可以综局域网进行连接，可以将客户端的软件转移到服务器端。在这种情况下，客户端就不再需要再安装同样的软件，因为这些软件都已经集中安装在服务器端。用户可以通过浏览器来运行需要使用得软件。B/S的主要架构包括数据信息层、应用软件层以及表示层等三个方面，表示层为使用者提供相关软件的使用界面，使用者不需要培训就能够使用该系统，并对需要的数据信息进行访问。应用软件层主要时对行踪程序进行管理个控制，它决定着办公系统的复杂程度，其具体结构如下图所示：

2.2 Web相关的服务技术

随着WEB服务技术的进一步发展和完善，其已经成为目前最流行的应用软件集成技术。按照相关规范与标准而设计的WEB服务技术，实现了开放式环境下对软件程序的应用，并且可以让使用不同编写语言制作的软件应用能够在一个系统平台下使用，最大程度上实现了兼容的性能，从而提升了软件资源的利用效率。

2.3 JSP技术的应用

JSP技术作为一种技术标准，实现了对网页内容、数据库信息及网络邮件的管理个操作，其是通过一个网站平台开实现上述功能的。JSP技术的应用有效减少了使用者对浏览器的操作量。在该机技术的应用中，使用平台和服务器是相互独立的，是B/S模式下应用最为广泛的开发技术。

3、金融企业对办公自动化系统的需求

根据有关的调查研究数据显示，金融企业在日常办公方面，工作处理量最多的就是对文本文件、管理通知、资产的管理以及各个级别的会议等。所以，我们可以通过各种技术手段在计算机上对相关的文件进行处理，通过网络化的信息交流来实现相关数据信息的传输和分享，从而在一定程度上满足了中小型的金融企业对于办公自动化的基础需要。企业的高级管理人员在办公室进行协商和决议后，可以将有关问题的解决办法向下级金融企业部门进行指示。由此可见，办公室不但是企业员工进行办公的场所，而且还是企业内部决议信息的分析、整理、转发的地方。相关决议经金融企业的领导层审核确认后，经由办公室将相关的执行程序及相关规范传递给下级的各个部门机构。因此，这些功能的达成对办公自动化的要求素下图所示。

3.1 数据信息的共享

金融企业可以通过信息中心来进行数据信息的传递，减少内部信息沟通得不畅得问题。信息中心可以为企业员工提供一个交流互动的平台，有利于企业员工获得标准的办公方面的信息。

3.2 文档资料的管理

文档资料的管理不但包括对工作完成够的结果的管理，还包括工作相关的计划方案、工作相关的流程、以及工作的总结报告等。另外还包括工作流程相关的规范制度，从而企业员工之间的团队协作方面的能力，加强对企业内部的管理和监督。

3.3 人力资源方面的管理

在办公自动化的系统中，人力资源方面的管理主要包括企业的人事管理、员工考勤的管理、人力资源培训方面的管理。通过自动化系统的辅助来对金融企业内部的人力资源进行优化和配置。

3.4 财务方面的管理

金融企业通过办公系统对企业的资产及费用开支进行管理。根据企业资产的不同情况进行针对性的管理，使得各类企业资产的使用过程实现透明公开化，从而减少铺张浪费以及流失的问题。在费用支出方面，通过预先制定的相关规章制度体系进行严格的规范，以减少不必要的费用开支，提升金融企业的经济效益。

4、结束语

随着网络信息化大时代的到来，金融企业的办公方面的事务也会更加的复杂化，通过办公自动化系统的建立个完善，可以使相关信息资源的分享更加的快捷，进而提升企业的运行效率、工作方面的效率和质量，为企业的决策者提供科学的数据支持的辅助，从而更好的推动金融企业的发展。

参考文献：

[1] 金晓晔，卫刚，黄荣杰，朱华.基于Web的质量信息管理系统设计与实现[J].计算机与现代化.2013，32-34