李兰 王鹏

摘要：电子档案是信息时代的产物，档案信息化建设已成为当今发展的必然趋势。企业档案工作必须适应现代企业和新时期发展需要，档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能，掌握探索电子档案的整理与保护新方法，不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决。因此，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：信息时代；电子档案；整理与保护

一、电子档案管理和保存的重要性

电子档案指的是在社會生活中形成的、包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等的文字材料，其以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体。档案工作人员要以创新思维，科学的方法做好电子档案的整理与保护工作。科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档除了完成纸质档案归案以外，还需完成电子文件的归档。电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期他们感兴趣的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，作为单位的领导要不断听取档案工作人员的意见，要切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

二、电子档案的特点

与传统档案相比电子档案有以下特点：第一，具有依赖性和不可识别性，有利于档案的保密。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，操作简便、自动分类组合、便于管理。纸质档案是采用人工可识读的记录符号人可以直接读出；使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。第二，信息存储的高密度性。电子档案具有高密性的存贮特点，信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大。电子档案载体信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的，便于存放。第三，.载体的多样性。传统的档案记录信息的载体是纸，电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。第四，.信息共享性。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，检索迅速，电子档案能在同一时间，多人不同时共享同一信息，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。第五，.信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

三、电子档案的整理

（1）文书电子档案整理。①内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用，确保文书电子文件组盘统一规范。②外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。（2）科技电子文件归档。①基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。②设备档案。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。（3）会计电子文件整理。①工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接的凭证。②账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

四、电子档案的保护

（1）软磁盘的保护。统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。把住软磁盘质量关，软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。规范保管条件，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40 %～50 %，温度控制在14 ℃～24 ℃。加强病毒防范， 要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。对加密盘的管理，有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。 （2）光盘的保护。规范排放和使用，光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。保持良好的温度、湿度环境 高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14 ℃～24 ℃，相对湿度40 %～65 %。注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。 （作者单位：国网河南省电力公司济源供电公司）

参考文献

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[2]郭胜溶.传统档案与电子档案优劣对比分析[J].兰台世界，2015（35）.

[3]朱丹丹.供电企业电子档案集中管理模式研究[J].办公室业务，2017，08.