（山东省图书馆 山东济南 250100）

随着信息化水平的提高，各行各业已经尝试使用OA系统（Office Automation，即办公自动化系统），进行业务管理和行政管理，以提高协同办公能力和决策效能。OA系统主要包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节，通过表单和流程的设计，产生诸多电子文件，能完全取代传统纸质审批工作模式。因此，加强电子文件管理的研究，对于提高OA系统服务效能，提升使用方的生产力和核心竞争力有重要意义。

一、山东省图书馆通达OA系统电子文件管理现状

1.山东省图书馆通达OA系统基本情况

山东省图书馆现有总馆和国学分馆、少儿馆两个分馆，共计300余名工作人员，分馆与总馆距离较远，加之各个岗位人员排班不一，为了提高行政管理效能，本馆于2004年开始采用通达OA系统。使用OA办公自动化的好处：无纸化办公节约成本；简化传递方式提高工作效率；规范企业流程，实现流程硬规范；实现工作过程记录，可追溯防扯皮；资料档案的自动归总，规范档案管理；内网平台替代普通的企业内刊；远程网络登录，实现异地办公。

通达OA系统主要有沟通通讯平台、行政办公平台、流程处理平台、知识管理平台、资源管理平台、扩展应用平台，内含个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人事管理、公文管理、档案管理、交流园地、系统管理等诸多功能模块。

图1.通达OA系统界面

功能模块通过诸多电子文件进行通讯，每个功能依靠电子文件之间的关联配合来实现，就像某个任务需要诸多员工配合完成一样，各个电子文件就像是分散的员工，完成的任务通过界面来展示就构成了该功能模块。……