晏永桂

【摘 要】 目前，在我国社会经济迅猛发展的形势下，科学技术也不断取得进步，而与办公有关的设施也越来越自动化。数字化在各行各业的领域当中被广泛的应用，当然，这其中也包括了图书档案的管理。在新的环境下，对图书档案进行数字化管理是具有重要意义的，其能够实现对资料的综合管理，以此有效提高工作的效率。文章在此针对新环境下图书档案的数字化管理展开了分析，旨在对其起到一定的帮助作用。

【关键词】 新环境 图书档案 数字化管理

引 言

近年来，我国在计算机技术与信息网络技术方面取得不小的成就，对档案进行数字化管理，能够使图书和档案等相关的信息实现共享的目的，以此提升现代化管理的高效性。过去的档案管理方法已经不能够很好的满足当前社会发展的需要，所以，有效实施档案的数字化管理已是迫在眉睫的大事。对纸质的档案可采用电子信息的方式，这样不仅便于相关内容查找与阅读，同时也使图书档案的数字化形式得到了充分的运用。除此之外，对于档案全文信息的相关电子文件加以妥善的归档，建立起档案信息的数据库，以此更加方面于档案数据的查找与使用，这样也就能够用档案的管理系统取替过去的档案目录管理方式。在数字化不断发展的情况下，电子文件的数量越来越庞大，因此现阶段急需解决的便是电子档案的归集、确认以及使用的问题。相关工作人员应进一步对其加以深入的研究，不断强化自身的技术能力，与其他地区所取得的相关成果有效的结合在一起，以此提升图书档案数字化管理的效率和质量。

1.图书档案管理的主要内容

在对图书管理系统进行仔细的研究后得知，其主要的内容包括四点，即图书的管理、信息的查询、流通的过程以及对系统的维护。通过使用图书管理系统，使图书的征订、新书的登记和图书的编目等功能得以实现，使图书的进库环节更加的规范；预借、借书和还书的相关工作都是流通作业当中的环节，而这些环节中的总工作量在使用了图书管理系统后也得以明显的降低；信息的查询，能够保证在各种不同的条件下快速的对所有的书籍资料进行查询与统计；系统的维护能够充分使用该系统，同时在第一时间解决随时发生的问题，条形码的扫描也属于系统的一个功能，在使用的时候，扫码枪在扫描图书ISBN图书编码的时候，从网络上便能够获得图书的相关信息，包括书名、简介和出版商等，以此减小录入人员的工作压力。

2.电子文件的整理和接收

电子档案基本上都是以纸质档案作为基础的，与过去的方法相结合对档案文件进行收集、整理以及确认的工作，运用多种不同的技术方法，使库存档案达到数字化管理的效果，同时形成的电子档案符合对应的要求。库存档案在转换为数字化档案后，比起之前的纸质文件，其还可以当作是纸质原件的备份，并且还能够对其进行编辑与修改，然而，在进行网络上传与文档复制的时候，其会受到人为的影响，这样的话就不能够确定真实性、有效性和原始性。所以，在操作的时候，就应备份一份电子文档，将电子文档当中的静态与动态信息同时保存起来，确保电子文件的信息具有全面性，在便于查询与识别的基础上，还能够使档案的原始性得到保障，充分发挥出电子文件重要性，此外，对于电子文件当中的数据信息，也应尽可能的避免其受到人为因素的干预，所以，一定要对系统的自动提取功能加以重点关注，一旦档案的相关管理人员发现了问题，就能够在第一时间将其发送到归档人员那里。

3.电子档案的存储与备份

电子档案的存储离不开计算机，因此在稳定性方面存在一定的弊端，主要就是因为计算机当中的硬件与软件不是很稳定，无法预测会在什么时候出现问题，因此就应多电子档案实施科学的存储与备份。要以技术的具体发展需求作为依据选择合适归档存储方式，例如图像文件、文本文件以及音频和视频文件等，還可选择不一样的方式对电子原件加以存储，比如数据库存储方式和光盘存储方式等，在选择的过程当中，应注意相关用户的具体需求情况。由于计算机欠缺一定的稳定性，因此在对档案进行管理的过程中，还存在一项极具关键性意义的工作，那就是电子档案的备份与恢复，如此一来就能够确保档案管理的系统具有较高的安全性与稳定性。与此同时，还应实施合理且有效的网络备份工作、系统备份工作以及数据库的备份工作，此外，还可以利用第三方的介质进行存储，例如使用专用的电脑和专用的存储器，同时不与外部网络连接，以此使档案的管理系统能够更加的安全稳定，倘若有突发的情况出现，利用已备份好的信息，系统就能够立即恢复到正常状态。

4.电子档案的查询与使用

我们都知道，档案的管理工作主要是为使用者提供更具便捷性的服务，使其可以更加快速准确的查询并使用相关的电子档案。在将档案管理系统当中的数据进行共享的过程中，档案的使用人员在实施所需相关资料的查找操作时，能够更加的快速且精确，以此让信息化所具有的优势得到更充分的体现。比起过去的档案管理方法，电子档案在档案的存储方式上属于一次极具明显性的变化，并且，使档案在使用与查找方面也有了显著的改善，能够为档案的使用者提供更好的服务。除此之外，电子档案在维护的管理上也应受到大众的高度重视。对于管理维护的工作，基本上使用的是用户的操作权限，在维护管理的工作中涵盖了多方面的相关内容，在对数据库实施管理的过程中，基本山要做的是日常的一些维护工作，包括查找以及浏览电子原件当中的不同动态性数据信息等。

5.结束语

科学技术的迅猛发展，对改变图书档案的管理方法产生了很大的影响，通过使用先进的科学技术，图书档案的管理水平得到了明显的改善，使其能够为档案的相关使用者提供更好的服务。在现代科技日益发展的新环境下，对图书档案实施数字化管理已成为必然的趋势，其使图书档案的管理更加具有科学性和合理性，对加快我国社会经济的发展进程具有极其重要的作用。