英国档案数字化进程解析

2018-08-20张云

档案管理 2018年4期

张云

摘要：本文从英国档案馆最新战略规划《解锁档案》入手，结合英国国家档案馆官网公布的2017年全年的典型案例，对英国档案的数字化过程中的案例及特征进行剖析，从而为我国的档案数字化提供一定的启示。

关键词：数字化;英国;解锁档案;案例

Abstract：This article starts from the latest strategic plan on archives in UK， Archives Unlocked，combining with a year in archives 2017 published on the website of UK archives .The case during the process of digitization of archives in UK and characteristics are analyzed， which provide enlightenments for digitization of archives in China.

Key words： Digital;UK;Archives Unlocked;Case

1 引入

英国于 2007 年启动数字连续性项目，项目要求在 2015 年完成95% 政府业务活动的数字化运行。从2012年开始，英国践行“数字政府战略”，2013年英国政府将24个部級部门的在线服务整合到英国政府网站统一平台gov.uk上。2015年，启动“政府即平台”战略。“政府即平台”是建立数字化服务的新途径，旨在创建一套可以共享的组件、服务设计、平台、数据等，使每个政府部门线上服务都可以使用。这样更多地重复利用政府的平台和组件，可以花更多精力去更好地设计以用户为中心的服务，避免重复开发。2017年3月1日，英国政府正式出台《英国数字化战略》（UK Digital Strategy）。本战略作为政府计划的一部分，旨在成为世界领先的为所有人服务的数字经济实体。可见，英国政府一直重视数字化建设，各主要档案馆作为其中的重要一环，也一直致力于档案数字化的建设。

因此，紧随《英国数字化战略》，英国国家档案馆部长于2017年3月29日在档案馆网站（和出版物）上发布了英国档案的最新战略规划《解锁档案》（Archives Unlocked），这一战略规划将持续开展，文件中部署了前两年的工作。

2 《解锁档案》的基本介绍

《解锁档案》是综合性的战略规划，强调档案行业对整个社会的重要性，承认并颂扬档案在更广泛的文化部门和整个社会中的价值，关注数字技术如何从根本上改变了人们使用档案的方式。数字化转型是《解锁档案》核心所在。文件中提出，数字技术使档案领域的范式发生转变：构成挑战，但也提供更多访问的入口和新的机遇。档案需要以多种形式，满足用户不同的需求，技术则提供新的使用方式以及伸缩、灵活、动态的解决方案。数字技术从根本上改变了档案自身的意义，使档案工作发生了深刻变革。一方面，档案管理员通过将专业的档案实践引入数字世界，可以帮助IT和知识管理行业。另一方面，数字技术前所未有地打开档案，公众对档案的兴趣不断增长，渴望从中学习和受到启发。档案机构和组织需要公开和透明，以保障公众的知情权，获取公众对数据和信息的信任。

《解锁档案》规划的三个目标是信任、丰富、开放，建设数字能力、建设适应力、展示影响则是规划的三个主题。其中，建设数字能力（Building digital capacity）这一主题与数字化直接相关，规划中对这一主题的解释是：（1）为档案行业提供数字能力建设计划，以解决数字化、数字保护和可发现性问题;（2）通过一套地方和地区数字保存项目的学习，培养专家和共享解决方案;（3）通过在线目录、数据整理、分析和重用的创新增加对档案的访问;（4）与数字和IT领导者建立合作关系，建立良好实践的共享标准和模型;（5）在档案服务认证计划中开发数字标准，支持改进对数字馆藏和混合馆藏的管理。

3 2017年英国档案数字化案例及特征解读

3.1开放档案获取，提升用户体验。相比传统档案，数字化后的档案提供了优秀的用户体验，社会丰富的多样性得以反映在档案馆馆藏、用户和档案工作者的工作中。档案得以更大程度地开放，用户对档案的获取形式也更加多样化。

知道你的位置（Know Your Place）是一个数字地图项目，它允许用户在网上浏览他们的本地区域，把当地历史和遗产放在他们的指尖。它比传统的档案目录更加直观和灵活。通过地图，你可以倾听人们的故事，观看照片、海报和传单，探索对历史有重要意义的地点。在一个地点关联如此丰富的数据，通常需要花费很长时间才能在后台中实现。但对用户、员工和理事会都是一个双赢局面。数字地图项目通过数据的关联，建立场景，实现信息的集成，方便用户信息的获取。通过故事和历史的展示，以丰富生动的形式帮助用户获取知识。此外，地图收集与历史相关的档案材料，并以可视化的方式呈现出来，方便用户随时获取与当地历史文化直接相关的信息。运作这一项目的员工和理事会也通过档案获取方式的创新，拓展了用户群体，实现自身的效益目标。伍斯特郡的档案和考古服务则通过档案数字化打开了关乎精神病人体验的窗口。

档案的数字化通过关联数据，建立场景，以多样化的展示方式，全方位提升了用户的体验，这对用户和档案馆是双赢的。以用户需求为目标的数字化，提供了优秀的用户体验，为档案馆的服务赢得良好的口碑，有利于自身服务的进一步拓展。

3.2开发档案系统，保障真实可信。档案的数字化为档案内容的访问提供多种途径，但也引发了真实性、可用性等多种隐患。为进一步提升档案系统的安全性能，提高用户对档案的信任，英国国家档案馆开发了E-ARK项目。E-ARK是一个具有开拓性的全球性研究项目，旨在改进数字存档技术，以确保档案库和数据库在一段时间内保持真实和可用性。它汇集国际已有经验，开发了第一个端到端的数字存档系统。端到端的数字存档系统即从客户需求端出发，到满足客户需求端，提供端到端服务。数字存档系统的建立使档案工作与服务快捷、有效，流程很顺畅。这个独立的、可扩展的、强有力的系统可以被各类档案机构使用，以应对新生电子文件的挑战。这个项目远非系统的各个部分的简单相加，每个档案库都有一个完整的系统来共享。这也意味着成本和技能的大幅提高，具有真正的变革潜力。项目负责人珍妮特教授指出，人类历史上从未有过面临失去这么多知识的风险的经历。如果对数字信息的处理不够谨慎，它可能就会永远消失。因此，国家档案馆开展E-ARK项目，充分利用每个参与档案馆的现有专业知识，并支持档案馆之间彼此学习新技能。从长远来看，这为用户提供了更好的服务，并在国际范围内形成了一致的方法。

英国国家档案馆E-ARK项目利用端到端的信息技术，实现各档案系统的整合与共享，既提高了档案系统的安全性能，充分保障档案的真实性与可用性，又挖掘并关联各档案系统的信息资源，提升档案馆的服务水平。这一系统可以被各类档案机构使用，从长远角度看，如果这一系统得以广泛地实施并运营，有利于数字档案系统的规范化与标准化。

3.3关注业务需求，拓展服务范围。英国档案馆全球联网，为机构和用户打开新的可能性。既为用户提供线上和线下服务，也提供世界级的档案实践的支持，所有的档案馆都将能够获得他们在数字世界中为实现他们目标所需的技能和基础设施。可见，服务方式上，战略规划着眼于线下和线上服务的共同开展;服务对象上，将国内用户扩展到国内外的用户;服务内容上，既提供基础设施建议，也提供技能培训，是全方位、多角度、宽领域的服务。

伍斯特郡档案馆和考古服务的馆藏可以帮助海外用户了解自己和伍斯特郡的祖先来自哪里。这一服务的初始目标受众不包括海外用户，因此海外需求并不大。为了拓展海外市场，档案馆已经发布了引导客户的信息指南，包括遗嘱，贸易目录，选举登记册，人口普查、地图和教堂记录。每个部分对文件加以解释并提供链接，客户可以从网站上的目录、指南和索引获得更多信息。用户可以在网站上付费下载PDF。如果这一项目能够成功开展，既能够扩大受众，也是值得其他档案馆效仿的模型。

3.4创新合作关系，增强创收能力。数字化项目运营的根本是资金的支持，无论是基础设施的建设、技术的运营、人才的储备，均离不开资金的驱动。英国相对自由的档案管理体制以及公众档案意识的提升，为档案馆募集资金提供了重要保障。

皇家志愿服务（Royal Voluntary Service）是英国首个使用众筹网站的档案馆。到目前为止，他们已经从超过700支持者筹集近30000英镑，以支持雄心勃勃的数字化项目。

西南遗产信托基金，是由委员会和社区支持组成的联盟，为北德文郡档案馆服务提供资金。信托基金与档案馆均希望为北德文郡创造一种创新的、具有成本效益的档案服务，因此达成伙伴关系。该地区具有很强的本土文化，但在地理上孤立无援，所以人们普遍希望保持和加强本地服务。为此档案馆更新技术设备，改造设施，并开发新的IT系统和定制摄影店，用户拥有更多与之互动的机会。至2018年，这项服务已开展30年。北德文郡检验了怎样与当地社区和组织建立伙伴关系，从而让企业在风险之中转换服务，为他们提供一个可持续的未来，为周围的区域和公众带来更多的利益。

使用众筹网站募集资金，与当地基金会合作开展档案工作均是英国在进行档案数字化过程中为实现创收实施的举措。数字化是档案馆转型的必经之路，而资金支持则是实现这一目标的根本。因此通过多样化的合作方式，为数字化募集资金，是档案馆在风险中顺利转身的创举之一。

3.5特色档案数字化，保护文化遗产。文化遗产作为民族历史文化的见证，彰显民族文化的特性，是国家宝贵的资源。文化遗产的保存，有利于保护文化的多样性，具有重要的历史与科学价值。档案作为一种原始记录，对保护文化遗产具有重要意义。因此，档案的数字化已不再局限于传统的纸质档案，声音、艺术作品等各类特色档案逐渐纳入数字化的范围，以更好地传承与传播文化遗产。

诺斯利档案馆（Knowsley archive）是利用开放数字平台接触当地社区的先锋。他们建立了一个声音云（Soundcloud）页面来开放他们的口述历史馆藏。泰特档案馆（Tate Archives）已經将其收藏的超过52000件艺术家档案藏品数字化。这个项目汇集了泰特档案馆和艺术收藏的在线资料，使之成为欧洲最具收藏价值和最全面的资源之一。

伦敦大学学院开展READ项目，此项目旨在开发并推广大学学者法律哲学家Jeremy Bentham的作品和书信的新的学术版本。READ（Recognition and Enrichment of Archival Documents）使用开发使计算机能够通过机器学习读取和搜索手写文档的技术。考虑到书写的多样性，从不同的风格到不寻常的缩写，技术需要接受训练，去理解这种复杂性。此外，此项目还包括手写的文本识别（HTR），此项工作由伦敦大学学院与伦敦林奈学会合作，由欧盟委员会资助。目前，通过Transkribus这一平台（transkribus.eu），用户可以上传手稿的数字图片和提供短的转录。然后Transkribus团队为用户上传的内容生成一个HTR模型，准确率大约为95%。林奈学会为平台提供卡尔林奈的手稿收藏（1707-1778），正在帮助进一步细化HTR软件。伦敦大学学院希望利用HTR软件在工作中进行转录和制作，使Bentham的著作得以呈现。这两个组织也通过举办联合活动，与档案管理员、图书管理员、研究人员以及遗产专业人士讨论他们的“数码工具箱”，希望能鼓励更多的档案馆使用HTR软件，以在线访问馆藏。READ项目是对公众访问历史文件的变革。

READ项目通过技术训练、HTR软件的细化不断提高项目的精度，以更好地呈现著作，增加用户的访问。可见，英国档案的数字化不局限于用简单的技术保存遗产的过程，为了更好地呈现艺术作品，丰富用户的使用方式，寻求多样化的合作，不断地改进技术。此外，创新档案数字化的保存方式，例如建立声音云开放口述历史馆藏，均可以看出英国档案馆数字化进程中为保护文化遗产做出的不懈努力。

4 启示

4.1借势技术变革，实施风险管理。技术是档案变革发展的恒动力，为档案的访问提供了多种途径。数字化过程中，技术是贯穿始终的驱动力。数字地图项目利用技术提升用户的体验，伍斯特郡档案馆和考古服务则借助技术实现了线上和线下服务以及海外服务的拓展技术发展。同时，技术的应用也对档案的真实可信提出了挑战，集中表现为对电子文件的可靠性、完整性、可控性和可追溯性的影响。为此，英国档案馆开发了端到端的E-ARK系统，既提升档案系统的安全性能，也实现了直接服务于用户的需求。可见，技术这把双刃剑，利与弊的权衡掌控在档案工作者手中。

为了提升档案数字化的质量，使技术效益最大化，对档案数字化风险因素的识别显得尤为必要。既要着眼于当前档案数字化风险的识别，也要预测未来数字化的潜在危机。从组织体系、流程体系、文档体系、规范体系、安全体系、监理体系等多个角度建立档案数字化质量控制体系，从前端控制、过程控制和反馈控制三大流程进行质量管理，针对性地防范档案数字化过程中的风险，全方位保障档案数字化的质量。

4.2融入业务流程，建设统一平台。档案在记录档案环境转变过程中扮演着重要的角色，展示了其在业务连续性中扮演的不可或缺的角色，也是绩效历史的权威来源。因此，档案数字化的开展要与业务需求紧密结合，以业务驱动来识别数字化的实施对象、目标范围、布局框架和具体计划。将业务需求嵌入档案的数字化进程中，明晰档案数字化的实施对象与具体计划，并贯穿于档案数字化的全生命周期，以实现档案数字化的效益最大化，服务于业务需求。将档案工作融入业务流程也有利于提升档案工作在机构中的地位，进而更好地开展档案工作。档案部门应当对相应业务部门展开充分调研，了解部门的管理制度与现实需求，保障档案的数字化真正有效地服务于业务部门的发展。伍斯特郡档案馆和考古服务正是利用馆藏拓展了自身业务范围，实现了创收。

英国实行分散式的档案事业管理体制，国家档案馆与各郡档案馆并无上下隶属关系。公共档案系统之外的档案机构更是不受国家档案馆的统辖与领导。分散式的管理体制一定程度上影响了英国档案数字化的进程，而英国电子政务以www.gov.uk为统一入口，取代了原来分散的1700个政府网站，实现了网上“集合办公”，每年节省了6000万英镑的支出。访问和使用该网站的公众也逐年上升。因此通过建设统一的平台，如收集国内所有档案馆网址，建成集成门户网站，实现各档案网站的互联互通。既是各馆展示自身成果的窗口，实现各馆数据的共享与联通，也可以规范各郡档案馆数字化工作的开展，集中为用户提供服务，方便用户使用，实现档案与档案工作的效益最大化。

4.3挖掘档案内容，彰显多元价值。随着档案与社会的联系越来越密切，受档案多元论的影响，对档案价值的理解也变得更加多元。其中，档案的人文关怀价值作为档案多元价值的表现之一，也日益受到人们的关注。在档案数字化的进程中，也应当注重人文关怀价值的实现。档案不仅是冷冰冰的凭证，也可以为社会注入活力。伍斯特郡通过档案数字化和考古服务打开了关乎精神病人体验的窗口，档案工作者制定策略来处理敏感档案，进而实现大量档案的数字化。该项目聚焦被边缘化的精神病人群体，关注病人的体验，以改善其物质和精神状态，体现了档案与档案工作的温度。此外，数字地图项目通过数据的关联，以生动形象的方式向公众展示历史，提升公众对本区域历史的了解，增强公众的身份认同。

档案已不仅是一种凭证，多元的价值使其成为社会发展的重要推动力。档案在非洲国家中被用来促进社会和解，维护社会的公平与正义。在我国中央巡视组也通过查阅档案，对机构和个人进行监督，体现了档案的问责功能。国内外也越来越多地利用档案开设课程，档案的教育功能日益凸显。档案的多元价值逐渐被重视并得到应用。因此档案工作者应当关注档案的人文关怀、问责等新价值表现，使档案的价值得到合理的开发与利用，真正服务于公众。在开发档案的过程中，应注意档案内容的深度挖掘，重视受众的需求，借助特定的技术手段满足用户的个性化需求。

4.4调整档案工作者角色，重塑档案生态。数字技术的发展，使档案环境发生了根本性的变化，档案工作者角色也从根本上改变。现在，对档案的定义更加广泛，它以更多样化、更复杂、更无形的方式被创造出来。档案保存和使用的方式也有更大的多样性。档案工作者不再是档案收集的唯一主体，他们也帮助公众参与档案的收集。他们已经成为档案生态的参与者，而不是守门人。国家、社会组织和公众等多主体参与档案的管理与建设已是必然。档案生态系统因此和档案所记录的社会一样多样和复杂。

在未来，档案数字专家将不再专注于数字化，将需要管理内容并吸引新的受众，因为档案界已经开始利用新技术带来的机遇，如英国的数字地图项目，美国的谷歌文化研究所开展的“时尚穿在身”“威尼斯时光机”以及我国的“数位典藏”等项目。保管、保护和获取一直是档案行业的支柱，因此它们将继续跨越不同形式的材料和应用程序。为此档案部门必须注重跨界融合，专注于各个领域，以进行多样化的工作，进而满足公众多样化的需求。这也对档案工作的透明与责任提出了更高的要求，一方面需要保障更公平的职业准入途径，也需要丰富的技能和知识来丰富档案行业，这意味着需要更好地将档案千面神落地。

在此情形下，应當调整原有档案生态系统，培育新内容，即对档案环境、档案载体与形式、档案工作者、法规政策等进行更新。这一过程应当基于对现在和将来档案的全面理解，需要监督和远见。我们需要将视野和行动扩展到那些仍有可能失去的文件中。档案工作者需要更多地了解有关档案生态的知识，并准备以这些知识为基础采取行动。此外，也需要政策制定者、雇主和资助者的支持。在英国，档案馆与基金会合作，利用众筹网站募集数字化建设资金，多样化的合作方式保障了档案馆工作的资金来源，为档案工作的开展提供多样化的路径，这是我们值得学习和借鉴的。

5 结语

总体而言，目前我国档案数字化仍然停留在低水平的资源建设阶段，数字化的供给不够充分，因此英国各档案馆的数字化工作为我们提供了良好的借鉴。技术贯穿档案数字化的始终，辩证地应用技术，使其效益最大化。建立场景，关联数据，是数字化领域的热点。此外，还可以通过建立档案数字质量控制体系，实时识别风险因素，保障技术正确地应用到档案数字化的进程之中。英国数字化的过程中，既利用技术丰富用户的体验，也保障系统的安全性能。其次，为了保障档案数字化的精确性，提升数字化的效益，应当将档案数字化嵌入业务流程，以业务需求明确数字化的实施对象、目标范围等。发展到特定阶段，内容管理显得尤为必要，通过对档案内容的深度挖掘，以多样化的形式呈现给受众，有利于档案部门实现自身业务的拓展与可持续发展。在此过程中，档案工作者始终需要保持应变的姿态，关注社会的最新进展，与社会组织和公众一起塑造良好的档案生态，促进档案数字化的稳步发展。