高校图书馆资源整合与个性化用户档案管理*

2018-08-20化秀玲

档案管理 2018年4期

化秀玲

摘要：大数据背景下，高校图书馆的功能正在快速由大众化服务向个性化服务过渡，图书馆需要对相关信息及资源进行整合和优化，并据此提供高效的个性化用户档案管理服务，以便更好地发挥其自身的服务保障功能，为建设一流学校和一流专业提供支撑和保障。

关键词：图书馆;服务转化;档案管理

在过去，图书馆的服务一直都以自身为中心，服务方式也是“我有什么，读者看什么”的被动服务模式。然而，在网络信息资源呈几何级数增长的大数据背景下，用户需求也呈现出多样化和个性化，这也迫切需要高校图书馆立足自身优势，进一步整合和优化现有资源，建立个性化用户档案，实现“有需求就提供”的快速响应机制。

1 整合优化现有资源，加快数字化进程

1.1 进行容量整合，优化馆藏资源。高校图书馆要借助信息转换、馆际合作、资源购买及知识转化等方式进行本地资源容量的整合，不断丰富图书馆的资源库，并对资源信息进行优化。为此，一要通过简单的文献扫描和后期的文档处理，将馆藏传统纸质资源转换成电子文献材料，形成分类明确、格式规范的电子资源，从而逐步实现馆藏纸质资源的数字化;二要进一步加强馆际合作，实现电子资源互换及共享，同时也可以大大降低图书馆资源建设成本;三要购买一定数量的教学、科研、学科建设和专业建设必需的公共数据库和专业数据库;四要努力提升图书馆的科研实力和读者群的知识创新能力，促进知识向能力的快速转化，从而使高校图书馆丰富自身的资源库。当然容量整合还要坚持“保证重点、突出特色”的原则，既要保证满足广大师生对教学科研的需求，还要注意结合自己学校的办学特色。

1.2 进行导航整合，优化检索系统。随着时间的推移和时代的发展，高校图书馆的馆藏结构也在不断发生变化，最显著的特点是数字资源的比重明显增加，这其中也包括馆藏纸质资源的数字化。将图书馆各种资源整合起来之后的最大问题是，使读者如何在同一平台上，能够简便快速地检索到自己所需要的信息资源，这也是图书馆资源整合的终极目的。尽管很多高校图书馆已经建立了完备的自助查询和自助借还书系统，但读者还是只能检索到图书的基本信息，无法得知具体的内容，当然无从得知是否自己真正所需。因此高校图书馆应改变传统的数据级整合和应用接口级的资源导航整合方式，以“面向服务”的资源导航理念，努力创新，建设一站式检索服务系统，比如读者不但可以在同一平台查询到馆藏的所有图书的基本信息，而且可以检索到每一本图书的章节信息甚至全文内容，并通过试读功能判断是否借阅。这样可以使受众群体零距离获取知识，提高信息资源的利用率。同样也可以节省人力成本，降低馆员工作强度，提高馆员工作效率和服务水平。

1.3 进行人力资源整合，优化资源配置。高校图书馆目前普遍存在人员配置与实际需要脱节的矛盾。图书馆工作人员呈现结构性过剩与结构性短缺并存的特点，也即非技术型人员充盈甚至过剩，而高素质、专业技术型尤其是复合型的能应对图书馆数字化以及大数据背景的图书馆发展需求人才匮乏。高校图书馆要根据自身发展目标，实时确定需要的工作岗位及相应职责，并进行必要的人力资源整合，如通过培训现有馆员，提高他们的业务技能和素质;通过校内人员调整，将热爱图书馆事业的专业技术人员充实进来;通过引进业务发展急需的高层次人才，为图书馆的可持续发展注入新的动力;通过融合校内热心读者、志愿者、勤工俭学者等人力资源，共创人力资源的集优化。通过人力资源整合，使图书馆工作人员在学历结构、职称结构、专业结构等方面更加合理，使人力资源得到优化配置，从而做到人适其位、人尽其才，最终实现人员配置和实际需求相一致，提升图书馆的整体的管理水平和服务效果。

2.转变工作方式，提供个性化贴心服务

2.1 以读者需求为导向，提供服务设施和服务内容。读者的需求要借助于图书馆提供的服务设施和服务内容来实现，同样，健全的、良好的服务设施和服务内容也会为读者带来很大的方便和良好的体验。图书馆应该树立“以读者需求为导向”的服务理念，通过定期调研，了解广大读者的公共需求和个性化需求，并据此提供必要的服务设施和平台，如多功能电子阅览室、期刊阅览室、工具书阅览室、视听室、自习室、休息室、自助打印、复印和扫面设备，以及直饮機、自助售卖机等，并安排一定的专业和技术等工作人员，提供相应的服务内容。能使用户通过这些服务设施和服务平台，收集、组织和使用自己常用信息资源，甚至允许用户建立自己的图书馆主页。努力做到尊重每一位用户的需求，让每一位用户满意，为每一位用户提供主动服务，并及时和用户进行必要的沟通。

2.2 创建个性化信息环境，提供丰富多彩的信息资源服务。学生、教师和科研人员是高校图书馆的主要服务对象，而这三种不同层次结构用户的信息需求侧重点也有很大不同，所以高校图书馆应根据用户的不同层次需求，创建个性化的信息环境，组织相应的信息资源，提供丰富多彩的信息资源服务，满足不同服务对象对信息资源的服务需求。高校图书馆可以利用互联网技术，搭建集信息资源推介、参考咨询服务和文献信息检索为一体的服务平台，根据学生、教师以及科研人员的专业背景、阅读兴趣以及研究方向，能够为他们提供和建议教学科研所需的信息和资源，能够为他们提供馆藏自愿的试试咨询服务，还能够在他们希望的时间和地点得到时空上的个性化服务;利用移动App为他们提供特定的推送服务，等等。高校图书馆除了加快信息资源的数字化建设之外，还要保证和用户之间信息交流的畅通，这样才能够真正为广大用户创建个性化的信息服务环境，提供丰富多彩的信息资源服务。

2.3 加强馆员素质培养特色化，提供更高的服务质量。图书馆馆员不仅仅是担当信息资源的建设者的角色，更重要的是要扮演好信息资源和个性化用户之间的桥梁和纽带角色。馆员要对所有馆藏信息资源和所需外部信息资源进行采集、分类和深度加工，如果没有一定的业务水准、专业素质和学术水平，很难想象能够给用户提供深层次、集约型的特色服务。因此，高校图书馆要不断加强馆员的整体素质培养，尤其是特色化的素质培养，使馆员通过各种渠道参加相关培训和继续教育，提升自己素质和特色化、个性化服务水平，满足广大师生教学、科研等信息资源的需求。

3 建立和加强个性化用户档案，实现个性服务快速、精准、智慧

3.1 加强个性化用户档案数字化管理，提供精准化服务。高校图书馆应该树立以用户为中心的档案管理理念，大力加强个性化用户档案数字化管理工作，针对不同群体（如某一重点学科或特色学科），提供精准化的特色服务。图书馆可以利用数据挖掘、知识发现、聚类分析等方法技术，对用户的借阅信息、内容偏好、专业或学科背景、学历层次、使用时间等进行全方位的调研和分析，掌握用户利用信息资源的动态以及对信息资源的需求，并对用户档案进行科学分类管理，建立科学化、规范化的个性化用户档案管理系统，借助网络优势，向不同用户群体分门别类提供和推送能够用于教学、科研、实践、生活娱乐等需要的特定信息资源，使广大师生真正能够享受到对口、专业和贴心的服务，避免收到无用的信息推送。如此，能够切实提高图书馆的服务质量，能够大力推进图书馆特色资源的科学化建设，能够更好发挥图书馆信息资源和科学研究中心的地位，也能够不断增强高校图书馆的核心竞争力。

3.2 加强与用户互动，实现个性化服务快速响应。事实上，个性化信息服务首先应该是一种双向沟通的零距离信息服务。大数据背景下，高校图书馆的服务正在发生翻天覆地的变化，正由传统的大众服务向个性化的智慧型定制服务快速转型，图书馆应该通过微信公众号、微博、留言本、电子邮件等网络平台，实时了解用户的个性化需求，对用户需要的定制服务快速做出响应，用户也可以通过上述各种网络平台向图书馆提出自己的合理需求意向以及查询处理结果的反馈信息。通过图书馆和用户甚至和信息资源提供商之间的互动，向用户提供远程的、高效的、贴心的及多元化的智慧型服务。

3.3 借助个性化用户档案，推进高校图书馆的升级服务。高校图书馆应当借助已建立的个性化用户档案，利用借阅卡或“一卡通”信息技术，积极推进图书馆的升级服务。如向特定用户如科研人员、专家学者、专业类教师提供专业类工具书借阅服务、参考咨询服务，向他们实时提供最新研究动态或进展、科研成果、专业图书、科技文献等信息资源，以科技簡报、科技内参等形式展现;向重点项目用户提供专项服务，通过文献传递、馆际借阅等方式，保证用户能够及时了解项目的前沿信息和文献资料。此外，可以借助个性化用户档案，随时跟踪用户的需求，统计分析个性化用户使用信息资源的类别、时间段及频率，根据用户的特定需求和馆内新上架的纸质资源和电子信息资源，对特定用户提供最新相关信息资源的动态变化。