浅谈信息化平台下的档案管理

2018-08-20张文炯

档案管理 2018年4期

关键词：档案信息化发展

张文炯

摘要：本文从多方面客观分析信息化迅猛发展的机制下，档案管理发展的必要性，并探讨了未来档案管理发展的大体趋势。

关键词：信息化;发展;档案

信息化是当今社会的发展趋势，各行各业都在思考信息化迅猛发展的形势下，如何以互联网为依托，力争更好更快地健康发展。而在信息化平台机制的背景下，互联网融入档案管理是一种趋势。

1 信息化平台下档案管理历程

1.1提高档案存储准确性。档案在互联网大背景发展趋势下借助矢量扫描、数据压缩、云存储、云计算等现代化信息处理和存储技术，将纸质文件、声像文件等传统介质档案进行数字化处理和数字化存储，系统组织成具有有序结构的数字化档案信息库。档案信息数字化不仅使档案存储形式多样化，如图片、视频、音频等，而且也大幅度提升档案管理质量，档案信息数据也更加准确，同时基于云计算的存储技术，使档案的保存和传播破除了时空制约，同一份档案可以实现异地存储，重复复制，防止了档案资源的流失。通过公共数据交换信息网络或专用数据网络，为档案管理创建良好操作管理平台，为档案使用者提供优质的在线服务。

1.2 促进档案信息动态时效。传统的档案管理大多以纸介质为主，工作繁杂、管理周期长，已经难以满足现代档案管理的时效性需求，不利于档案资源的管理、使用、共享，无法发挥档案的最大功效。时效性是互联网信息技术的显著特征，在现有大数据背景下，能夠最大限度地提升档案管理的效率，实现档案的动态跟踪，同时，所构建的基于互联网技术的档案信息管理系统，通过有效整合大数据、数据挖掘等技术，为档案管理开辟新的空间。

2 互联网背景下档案管理的趋势

2.1 档案管理规划和布局要求更高。传统的档案信息化系统单一、整体连通性较差，而互联网模式下档案信息化管理系统前期的总体规划和布局较为全面，在方案、目标、计划、人员素质、资源配备、保障措施素质等方面，都结合了地方和区域特色进行统筹和规划，目前我国档案管理信息化系统还较分散，各地的汇总、协调合作和资源共享不足，还未完全摆脱传统的档案信息化模式，对各个行业之间联系建立贡献也很少。

2.2 档案管理的标准化要求更高。由于档案信息自身的差异性、动态性的特性，传统档案管理不注重档案的系统化，没有明确的标准化管理流程。在信息化高度发展的趋势下，档案信息的交互、共享的系统有效运行，就须构建标准化的档案管理流程、模式，建立一套完整的档案管理的标准化体系，制定一系列针对性的标准化规则，对档案管理各个工作流程进行标准化约束。

2.3 档案管理人员素质要求更高。传统档案管理十分依赖个人经验，互联网技术建立的管理模式更加注重科学性和系统性，同时对管理人员也提出了更高要求。一方面很多传统档案管理人员对信息化建设的意义和作用认知感较差，不理解基于互联网信息技术建立的管理系统的规则和流程，导致工作推进困难，另一方面团队整体专业水平不高，对档案管理的操作力较差，而且相关单位缺少针对性的培训机制。

2.4档案管理的安全性要求更高。基于互联网技术的档案信息化系统都依托于计算机和互联网，采用软硬磁盘、网络云虚拟存储等方法，进行电子档案的搜集、整理、传输等，技术安全性要求很高，一旦系统感染病毒，或者遭到黑客入侵，数据就很容易被窃取、盗用，甚至篡改、删除、伪造。目前电子档案的保密措施和保密技术还有待提高。

互联网信息技术在档案管理中的渗透是档案管理的必然选择。档案管理者要在信息化建设过程中，科学布局，合理规划，规范制度流程，优化管理模式与服务形式，提高档案工作者综合素质，发挥各类档案的利用价值，将其灵活应用到不同行业与领域中，促使档案管理工作的全面发展。