浅谈企业档案在人力资源管理中的应用

2018-08-20赖秀琴

档案管理 2018年4期

赖秀琴

摘要：企业人力资源管理是企业管理的核心。本文从实证研究的角度，运用逻辑分析的手段，探索人力资源管理与企业档案存在的关联度与影响作用，认为合理利用企业档案可以助力企业人力资源的战略定位，保障企业人力资源的计划性、结构性和流动性。在此基础上，进一步分析利用企业档案对人力资源管理的战术性实施，从而助力企业创新与可持续发展。

关键词：企业档案;人力资源管理

在知识经济时代，市场竞争本质上就是企业之间人才的竞争。面对国内外市场激烈的竞争现状，我国企业在人才战略上，必须立足于现有的人力资源管理和潜在的人力资源开发，调动一切有效资源服务于人才竞争。这其中，以“真实可靠的原始记录”著称的档案，特别是记录企业各项活动的企业档案，有助于企业更有效地挖掘企业员工的潜能，更加合理地配置人力资源，最大化地发挥每个员工的才能，提高企业的核心竞争力。

1 企业档案与人力资源管理的相关性

企业档案，是企业各项活动中形成的全部档案资源的总和，它以科学技术档案、人力资源档案为主体，涉及组织结构，决策规划，计划统计，经营销售，物资供应，财务管理，劳动工资，教育卫生和党、政、工、团工作等诸多方面。是以人才为活动主体的所有信息的集合。

企业档案是企业信息流的原点，是企业科研、生产、运输、销售等经营活动和设备、财务、人员等管理活动的过程记录。但归根结底，这一切活动都是附着于“人的活动”而产生的。所以，在对人才进行管理、开发、培养、评价和流动等管理过程中，有效结合企业档案进行数据分析和趋势预测，将是人才竞争与人才培育工作的重要环节。如果企业档案管理出现问题，将会直接导致企业信息数据的准确性和丰富度降低，企业人力资源开发与管理工作的依据性不足，人力资源管理的效能就会大大降低，甚至会影响企业的正常运作，影响企业经济活动的有序开展。

理论研究表明，企业档案管理和人力资源管理相关度很高。一方面，企业档案资源中包含了大量企业的经营管理信息，能为企业的人力资源管理中的人才定制、交流、培训、配置工作提供充分并且有价值的凭证性、依据性材料;另一方面，档案工作延伸至企业各个职能部门、涉及每一位企业职工，人力资源的布局与配置又能准确地反馈在档案记录中，借助档案记录可以使各个部门及各级员工之间的沟通更直接、广泛和有效。这两点优势能充分发挥档案工作对企业人力资源管理工作的积极的辅助作用，可以起到简化人力资源管理程序，提高人才使用效率与效益。[1]

2 企业档案，助力人力资源战略定位

2.1 企业档案，保证企业人力资源的计划性。“凡事预则立，不预则废。”人力资源也不例外。合理准确的人力资源规划不仅有助于降低人力资源管理投入，还能更加有效地激励员工。这其中，企业的年报表、中长期发展规划等档案材料有助于企业人力资源的战略规划;企业的组织结构图、历史发展变革记录、企业主要岗位的工作岗位分析等有助于企业的人力组织与布局;企业的管理规范、安全说明书和岗位说明书有助于企业的人力定位与分配;企业的人力资源现状分析，企业定员定额、专业技术需求与供给预测有助于企业的人才引进与流动管控。总之，企业档案的巨大知识与信息财富，有助于实现企业人力资源管理的计划性。

2.2 企業档案，保障企业人力资源结构的合理性。企业的人力资源必须具有合理性，不能浪费、不能错配，这是保障人尽其才、最大限度发挥人力资源的关键。以企业人事档案为依托，以企业战略目标、科技创新计划和人力规划为导向，可以促进企业人力资源的结构性调整，从而让企业的人才结构趋于科学合理。

企业人力资源的结构性调整包括了人员的年龄结构、学历结构、专业技术结构、工龄结构、职称结构和管理层次等方面。譬如在新的人员招聘过程中，高质量的人资管理会注意补齐企业人事档案中的结构性短板，优先招聘公司急缺的专业知识、专门技术、管理层次所对应人员，从而保证企业的人才结构始终拥有合理的结构，最大限度地发挥人力资源的优势。

2.3 企业档案，促进企业人力资源的流动性。现代企业的管理思想强调“以人为本”，企业人事管理强调岗位和人员的高度契合以及人力资源的最大化利用。这其中，岗位与人员的契合是从公司的需求出发的，但是人力资源的最大化利用却是着眼于员工专业能力及性格特征的。企业在帮助员工实现自我价值的同时，也推进了企业的创新活力，实现了双赢。岗位与能力的契合、人尽其才的应用可以基于人力资源档案中的“三龄两历”等基本信息。企业在人事管理时可以分析与盘活人力资源信息，基于合作高校的实习记录、职业履历材料以及同行业的调查报告，企业可以依据岗位与人才契合诉求，科学地外部引进及内部配置，确保人力资源的流动性及人才活力。

3 企业档案，指导人力资源战术实施

3.1 构建企业智力平台，助力企业创新。知识时代，以图书和网络传媒为主体的显性知识传播迅速而广泛，档案等限制性资源的开发利用相对较少。在企业内部，充分利用现有的档案资源，以专题定制化形态，利用现代信息技术手段自动推送给相关科技人员，可以对新的项目研发提供借鉴或激发创新灵感。不仅如此，企业的最大生产潜力是人才及人才的可共享的知识与经验。通过构建企业内部的智力平台，可以实现知识与经验最广泛的传播，以提高企业生产效率及各种产品的成熟度，并带来直接的经济效益，为企业的生存和发展服务。

3.2 构建企业培训体系，挖掘员工潜力。培训是人力资源管理工作中的一个重要模块，也是优化与提升人力资源知识结构的重要途径之一。培训不仅是提高员工胜任工作的整体能力的手段，还是内部人力资源供给的一条有效途径，也是一种有效的员工激励机制——满足员工自我实现的需要。

既然培训如此重要，那么又应该培训谁、培训什么、怎么培训呢？这些问题，都可以在企业档案中找到答案。主管所接触的企业的生产率、事故率、辞职率、缺勤率;经理所进行的工作分析、绩效评价、质量控制报告和顾客反馈记录;员工所提供的业绩考核记录、员工技能测试和培训需求问卷，都是确定培训人员和主题的可供主要参考的企业档案。另外，培训方式和培训内容可以选取企业档案记录中实例，有针对性地编写教材，从而让培训更加现实、生动，也更有成效。

3.3 健全绩效薪酬管理，推动人才培养。绩效和薪酬管理是企业人力资源管理中的核心问题，其目的是为了考核和激励员工，但如果标准制定得不合理、考核缺乏事实依据、实施步骤不够科学则会起到相反的消极效果。正确解决以上问题，参考和依据企业各类档案记录是一个便捷有效的手段。例如，根据员工和管理人员签订的绩效合同档案，参考员工的出勤率和工作业绩记录，确定合适的薪酬等级;在中期绩效考核中将绩效面谈的纸质材料发放到对应员工手中;给年度考核中依据工作业绩给明显进步的员工适当的经济奖励。以合同为依据、以记录来考核，发挥企业档案的依据与凭证作用，是健全企业绩效薪酬管理的科学选择。

3.4 建设企业文化内涵，增强团体凝聚力。企业文化是企业在发展中所形成的一种集体价值观，它是生发于企业档案但是高于企业档案的一种个性化特征，企业文化是企业人力资源管理的润滑剂和促进剂，对增强企业凝聚力及核心竞争力意义重大。企业文化，不可能脱离本企业的历史与发展特征而独立存在。因此企业文化建设必须立足于历史、现状等实际情况，才能赋予企业自身的特色。[2]企业档案，详细记载了企业历史上和现在的业务、职能活动，是企业文化发展的载体，为企业文化建设提供各种历史线索和传承渊源，有利于从历史纵观的高度与深度，全面理清企业文化的发展脉络，从中提炼出企业的个性与价值观，作为企业人力资源培育的基石。例如，以華为公司董事长任正非先生的系列讲话为材料整理的《任正非内部讲话：关键时任正非说了什么》一书，既是介绍商业经验的著作，更是通过企业档案宣传企业狼性文化的一种方式。在这种企业文化的渲染下，华为公司扩张欲望强烈，群狼“胜则举杯相庆，败则拼死相救”，研发队伍超过万人，营销人员每次出征都给自己立下军令状，破釜沉舟，不达目的誓不罢休。整个公司都具有强大的向心力和凝聚力，从而有源源不竭的力量推动企业向前发展。

既有研究已经证明，现有企业人力资源管理的各个阶段及职能活动都可以参阅企业历史档案。出于激烈的人才竞争与科学管理的需要，企业一方面要建立健全档案管理制度，丰富档案资源，注重以人为轴心的档案信息的采集与管理，另一方面必须改变观念，意识到企业档案的信息属性和知识属性，挖掘企业档案数据支撑企业的人力资源管理，创造和谐、积极的“人尽其才”人力资源环境，持续推动企业创新及可持续发展。