任莲丽

摘要：虽然现代的档案管理工作之中被加入了很多信息技术，大部分档案材料完成了从纸质形式向电子形式进行转换的任务，管理档案这项工作也变得更加便捷。但是电子档案具有的劣势也需要被档案管理者注意到，虽然能够通过具有信息化特点的电子档案来实现管理需要，但是从当前的信息化管理档案的情况来看，纸质档案并不能完全被取代，管理人员需要正确地看待纸质档案在档案管理工作之中的作用，本文根据对纸质档案的了解，对其在信息化档案管理中的重要性进行分析。

关键词：档案管理；信息化技术；纸质档案；重要性

在档案信息的现代化管理阶段逐渐实现了电子化管理，这对档案信息管理工作质量有着多方面的提升，但在全面实行信息化管理的阶段中工作人员对是否保留纸质类型文件存在着一些争议，纸质类型档案和电子类型档案相比，虽然在储存方式上以及管理模式上存在一定的不足，但纸质类型文件也因其不容易被修改而具有更高的真实度，应将纸质类型档案管理方式和电子类型档案管理方式相结合才能真正做到档案管理的科学化以及高效化。

一、纸质档案基本情况分析

对纸质档案在信息化的档案管理体系之中的重要性进行了解之前，首先需要对纸质档案的基本情况进行了解，主要需要对其具有的几点优势进行明确，与新型电子档案相比，纸质档案材料具有以下几方面优势：

首先纸质档案材料可以保持较强的依附性，这种依附性主要体现在信息内容与载体之间的依附性，相对电子材料，对纸质档案材料进行更改的难度更大，可以使器内部的信息更加稳定，将档案载体与信息进行充分融合，在这种依附性的影响之下，档案材料可以具有更高的真实价值；其次，借助档案材料，还能对相关的原始凭证进行体现，纸质档案材料的记录内容包括材料发生的时间，而这种准确的历史时间可以增强档案材料的可信度，比起时间元素较为模糊的电子文档，能够使材料具有更高的接受度；最后档案材料受到其载体的影响，具有更高的耐久度，一般纸质材料能够被存储的时间比较长，如果储存环境相对优越，其受到损伤的可能性也比较低，管理人员可以对其进行长期保存，档案材料的寿命也会被有效延长。

纸质档案材料具有缺点也需要被档案管理人员正视，以便可以使管理工作具有更高的合理度，对纸质的档案材料进行管理时，其耗费的物力以及人力比电子档案管理工作更多，管理人员需要花费在材料整理工作中的时间也更多，因此会使信息化管理档案这项工作的效率降低，使管理档案的时间被延长，在纸质档案材料的影响之下，档案材料的共享活动难以被实现，纸质档案突显的出来的主要特点是信息的独占性，因此会降低档案材料原有的利用率，纸质档案占有的空间也相对比较大，如果对其的日常管理活动没有被做好，就会使纸质档案因受到损害而出现不完整的问题，以上纸质档案的缺陷都是需要被管理者注意的。

二、重要性分析

虽然纸质档案材料的管理活动使档案管理人员的工作难度加大，但是管理人员仍旧需要正视这种材料的重要性，以便可以更好地规划其管理工作。

（一）提升档案材料的真实性。

档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。

（二）提升档案材料的安全性。

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

（三）保障材料的永久性价值。

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。

三、发挥纸质档案的作用的方法

在对纸质档案材料的重要性有所了解之后，就可以对能够使其价值完全被展现出来的管理方法进行研究。

（一）革新管理观念。

长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

（二）完善管理制度。

档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

四、结束语

本文首先對纸质档案的基本情况进行了研究，然后将纸质档案材料放到了信息化的档案管理环境之中，对其重要性进行了论述，档案管理人员需要对纸质档案保持正确的认识，虽然纸质档案向电子化转变是一种档案事业的必然发展趋势，但是纸质档案仍旧在管理活动中处于一种不可被撼动的地位，纸质档案能够对电子档案现有的缺陷进行弥补，管理人员在对档案材料进行管理的时候，需要坚持将纸质档案与电子档案进行结合管理，保证在信息化技术的支持之下，现代化的档案管理体系能够呈现出更为完善的管理效果。

参考文献

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