王敏杰 王建平 赵蕾

关键词：高校图书馆；固定资产；资产管理

摘 要：高校图书馆的固定资产是图书馆开展读者服务等工作的基础，固定资产管理是高校图书馆管理工作的重要组成部分，如何优化图书馆资产配置，科学高效地使用固定资产，发挥固定资产的最大效用是高校图书馆资产管理工作的重要内容。文章以西安建筑科技大学图书馆为例，对高校图书馆固定资产管理存在的问题进行分析和总结，并提出了优化固定资产管理的建议和措施。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2018）05-0049-03

高校图书馆的固定资产分为馆舍建筑类资产、家具设备类资产和文献资源类资产三大类。高校图书馆的固定资产是图书馆基础建设、读者服务工作及行政管理工作必不可少的物质基础。随着信息技术和互联网技术的飞速发展，以及移动通信终端的广泛应用，读者的学习需求和学习行为也发生了转变。为了满足读者需求，有的高校图书馆采用新的理念设计建造新馆，有的高校图书馆在旧馆基础上进行功能优化改造。因此，高校图书馆的设备和家具等固定资产也在不断增多，管理好这些固定资产，对于保证高校图书馆充分发挥文献中心的作用，满足读者的需求，以及保护固定资产完整、节约成本，充分发挥固定资产效能等，都具有重要的意义。西安建筑科技大学图书馆在对固定资产进行清查盘点时发现固定资产管理存在一些问题，笔者对这些问题进行研究分析，以期提高西安建筑科技大学图书馆固定资产管理工作的质量和水平，为图书馆工作的顺利开展奠定基础。

1 西安建筑科技大学图书馆固定资产管理现状

1.1 固定资产详情与管理队伍

西安建筑科技大学由雁塔校区、草堂校区和幸福校区三个校区组成，图书馆也分为雁塔校区图书馆、草堂校区分馆、幸福校区分馆，馆舍面积总计23，286.43平方米，各类文献资源334万余册（截至2016年年底），各类仪器设备880余台，家具被服类资产18，000余件。各类固定资产价值不一，大到几十万元的仪器设备，小到十几元的书立，且种类多、数量大，管理极为不易。西安建筑科技大学图书馆现有的资产管理员队伍由馆长总体负责，下设馆级资产管理员一名（兼任），负责各部门和分馆的固定资产管理工作。图书馆的固定资产账目是從西安建筑科技大学的固定资产管理系统导出的Excel表格，由图书馆的资产管理员进行统一管理。目前，西安建筑科技大学图书馆各部门和分馆没有本部门固定资产的详细账目，加上平时部门间资产调动随意性较大，又缺乏相关的调拨记录，很容易造成资产流失。

1.2 固定资产日常管理和清查时存在的问题

西安建筑科技大学图书馆的固定资产种类繁多，且放置在馆内各处，彻底清查需要耗费大量的人力、物力及时间，因此对固定资产的清查只有在学校统一清查固定资产时才能进行。笔者发现，西安建筑科技大学图书馆固定资产的日常管理和清查存在账实不符现象，主要是有账无物。如：西安建筑科技大学雁塔校区图书馆开馆时，对大批家具进行了报废，但并没有及时办理相关手续；在报废仪器设备时，将附件随主设备一起上交学校，但没有办理附件的报废手续；资产管理员在Excel表格登记固定资产时，由于输入错误造成资产账目数量虚增等。另外，西安建筑科技大学图书馆各分馆之间、各部门之间，以及与本校其他院系进行设备或家具调拨时，没有办理相关手续，致使固定资产的位置变更没有记录，也是造成固定资产有账无物或有物无账的原因。西安建筑科技大学图书馆对闲置资产的调控也不够及时，有些设备或家具长期闲置在一个部门，而需要的部门却无物可用，造成固定资产利用率低下。

2 高校图书馆固定资产管理存在的问题

2.1 固定资产管理制度不健全

高校图书馆作为高校的教育及教学辅助单位，属于高校的二级管理部门。高校固定资产管理的相关制度是针对全校固定资产制定的，对图书馆这样的二级管理部门来说，这些制度是粗放型的，仅具有指导性，不够具体和明确，而大多数图书馆也没有在此基础上进一步制定更为健全的规章制度和管理办法。没有相应的管理制度加以保障和约束，固定资产的管理就容易出现问题，无法为决策管理者提供数据支持，容易造成固定资产重复购置，造成资源浪费。

2.2 固定资产管理意识淡薄

高校图书馆购置固定资产的经费绝大部分是本校划拨的，图书馆一般不进行成本核算和折旧，因此普遍存在重钱轻物、重购建轻管理等现象[1]。图书馆需要购置什么固定资产就向学校提交购买申请，由学校统一进行招标采购，管理意识淡薄，对固定资产的使用及管理力度不够，重投资、轻管理，容易造成固定资产的闲置和浪费，不能充分发挥固定资产的作用。笔者调查发现，西安建筑科技大学图书馆的有些固定资产管理员认为图书馆的固定资产都是在馆内流动的，不会遗漏或丢失，因此疏于管理，对馆内流动固定资产不及时登记，甚至对一些损坏和丢失的固定资产也不登记，造成固定资产在清查盘点时账实不符，但又无据可查的局面。

2.3 固定资产管理手段落后

高校图书馆的各方面工作大多已实现网络化及智能化管理，但对固定资产的管理多数还停留在手工操作，如手工建账、建卡，资产的清查、统计等[2]，且工作人员对固定资产特征记录得不够详细，势必会导致固定资产在管理过程中出现问题。如：由于高校图书馆固定资产管理手段落后，固定资产管理工作在进行交接时，新的资产管理员要花很长时间才能掌握本馆固定资产的情况，增加固定资产管理工作的人力成本和时间成本，降低了固定资产管理的工作效率。

2.4 固定资产管理不规范

高校图书馆的固定资产不但数量庞大、类别多，而且放置地点比较分散，给固定资产管理造成一定困难[3]。对于新购置的固定资产，如果采购人员仅凭资产验收单到固定资产管理员处建账，不能详尽地揭示固定资产的特征，容易对以后的资产管理造成困扰。高校图书馆的固定资产管理员如果没有对固定资产的使用及变更进行及时、详细、动态的跟踪记录，很容易造成资产流失。同时，高校图书馆的固定资产处置程序不规范，大批量固定资产在报废或维修时，没有及时办理相关手续，造成账目与实物不符。由于固定资产的清查盘点需要耗费大量的人力、物力和时间，因此许多高校图书馆都没有对固定资产进行全面、彻底、有效的盘点，使图书馆长期对家底不清，且对闲置资产的调剂和管理力度不够，造成资源浪费。

3 加强高校图书馆固定资产管理的措施

3.1 提高对固定资产管理重要性的认识

高校图书馆要做好固定资产管理工作，必须认识到固定资产管理对图书馆工作的重要性。馆领导必须高度重视固定资产管理工作，把固定资产管理提高到影响图书馆生存与发展的高度，加大固定资产管理的宣传，向全馆职工及读者宣传固定资产管理的相关政策和法规，改变他们的资产观念[4]，增强他们的固定资产管理及使用意识，以高度的责任感管理、使用图书馆的固定资产。同时，高校图书馆还要算好办馆的经济账，在经费投入有限的前提下，节约成本，做到“花小钱，办大事”，优化配置全馆的固定资产，最大限度地提高固定资产的利用率。

3.2 建立健全固定资产管理制度

建立规范、科学的固定资产管理制度是高校图书馆提高固定资产管理水平的重要保障。目前，制度不健全是高校图书馆固定资产管理存在问题的主要原因。因此，高校图书馆应尽快建立健全固定资产管理的相关规章制度，明确图书馆的发展方向，充分考虑图书馆的实际需求，采购固定资产须事先计划，合理预算，对同类固定资产的性能价格进行比较，尽可能选择性价比最优、售后服务体系最完善的产品[5]。高校图书馆应根据图书馆的发展需要编制年度财务预算，各部门和分馆也应根据自身情况，制订本部门的资产购置计划。高校图书馆做好财务预算，便于馆领导对图书馆各项工作进行统筹安排，做到有的放矢，避免因重复购置而造成资源浪费。高校图书馆还应进一步完善固定资产的日常管理制度，如：固定资产的购置、验收、保管、领用、检查、维护等制度，固定资产的丢失、损坏赔偿制度，固定资产的调拨、报废制度等，使固定资产的管理在各个环节都有章可循，能够照章办事。高校图书馆也要与时俱进，适时对固定资产管理的规章制度做出相应调整，以适应时代发展的需要。

3.3 完善固定资产管理体制

完善的固定资产管理体制是高校图书馆顺利开展固定资产管理工作的关键。目前，高校图书馆的固定资产管理员人数不多，且大多数是兼职。笔者认为，高校图书馆要做好固定资产的管理工作，就必须建设一支科学、专业、责任心强的固定资产管理员队伍，按照统一领导、归口管理、分级负责的原则，建立责任到人的管理责任制，除设置馆级资产管理员外，各部室也应设置一至二级资产管理人员，建立馆级固定资产管理员——各部室固定资产管理员——部室二级固定资产管理员的分级管理制度。馆级固定资产管理人员应按固定资产管理要求建立固定资产的总账及明细账，按时间顺序记录馆内各类固定资产的变动情况，按固定资产的类别或部门建立分类账，并帮助各部门和分馆建立自己的固定资产账，通过建立各类账卡，加强固定资产的动态及静态管理。如：固定资产发生变动，固定资产管理部门、固定资产调出及调入部门都要及时进行账目调整，保证账、卡、物一致。此外，高校图书馆还应加强对各级固定资产管理员的培训，学习固定资产管理的相关法律法规及掌握计算机操作技能等，不断提高固定资产管理员的综合素质。

3.4 改善固定资产管理系统

先进的管理系统必然会提高工作效率，节约时间成本和人力成本。高校图书馆应依托校园网与本校资产管理部门协调合作，运用现代信息技术，建立全新、高效并符合本校和本馆实际情况的图书馆固定资产网络管理体系，包括新增资产、变更资产、资产清查、资产维修与报废等方面的管理。如：固定资产管理员应为每个固定资产贴上其专属的二维码作为电子身份证，并对其实行全馆计算机联网管理。各级固定资产管理员根据权限凭密码登录固定资产管理系统，及时上报资产的变更、维修及申请报废等情况，上一级固定资产管理员可以随时掌握相关信息，并及时进行处理，不但可以加快信息传递速度，而且降低了人工操作的错误率，提高了固定资产管理的质量和水平。

3.5 做好固定资产的定期清点工作

资产清点是固定资产盘查的重要环节，高校图书馆应制订工作计划进行固定资产的定期清点[6]。如：馆级固定资产管理员应按照学校的規定和要求与学校相关的固定资产管理部门做好账物核查工作，各部门和分馆的固定资产管理员应利用固定资产管理系统定期对本部门的所有固定资产进行全面清查和盘点。定期清点有利于固定资产管理员及时掌握固定资产的种类、数量和使用情况，以及是否有损坏、丢失或闲置等情况。固定资产的采购、验收、使用、维护、调拨、报废等应严格按照固定资产管理制度办理，一旦发现问题及时上报，并采取措施予以补救。如：管理人员对损坏的资产进行报修登记；对因盗窃而遗失的资产及时报案，并收集整理相关材料；对闲置的资产进行调拨处理等。高校图书馆完善固定资产管理的各个环节，可以保证固定资产的完整和安全，提高固定资产的利用率。

参考文献：

[1] 张洪钢，王振伟.高校图书馆固定资产的管理与系统设计[J].图书馆学刊，2011（5）：34-36.

[2] 李卫双，刘娟萍.高校图书馆资产管理刍议[J].高校图书馆工作，2013（2）：64-65.

[3] 张登军.网络时代高校图书馆固定资产管理之管见[J].黑河学刊，2014（3）：126-127.

[4] 张秦.图书馆固定资产管理研究[J].中国管理信息化，2015（18）：72.

[5] 贾丽萍.浅谈高校图书馆固定资产的管理对策[J].科技情报开发与经济，2013（7）：25-27.

[6] 吉翔，丁青.高校图书馆图书资产管理工作中难点问题研究[J].大学图书情报学刊，2008（2）：19-21.