付玉环

摘 要：人事档案工作是人力资源管理的一个重要环节。事业单位在日常运转的过程中需要大量的从业人员，为了加强对从业人员的管理，需要建立人事档案资料。人事档案资料不仅提高了单位的管理效率，而且能够让人才找到合适的岗位，进而创造更大的价值。

关键词：新时期；人事档案；档案管理

人事档案是对人的主要经历、政治面貌、品德作风的详细记录，记载着人生的轨迹，对于人的一生都具有极其重要的意义。在当前新时期，我们需要从实际出发，加强人事档案管理工作，推动人事档案管理工作改革的不断深入，促进人事档案管理开放性和现代化的进程，实现人才的优化配置，更好地为社会主义市场经济的顺利发展提供重要的人才保障。

1 人事档案管理工作的特性

人事档案是对人的生平的真实反映，将个人的经历、工作业线和道德品质等方面的内容进行集中保存。具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性等特性。人事档案囊括的内容较为全面，将出生到上学再到工作中经历的所有重大事项利用文字记录下来，是对个人全貌的真实记载，是一个人人生经历的真实写照。在实际工作中，人事档案与人才的使用和工资息息相关，是人事部门开展人事工作的重要依据，其对个人和人事部门都具有非常重要的意义。人事档案在记录时并不是由个人进行填写，而是由单位的人事部门进行填写，具有较强的客观性和真实性，人事档案资料更加真实，具有较强的参考价值。由于人事档案是对人的一生的真实记录，因此随着时间的推移会不断有一些新信息，因此人事档案管理工作中，需要不断对新材料进行收集，不断对人事档案内容进行更新。近年来人员流动性增加，在人员流动过程中，人事档案也会随之流动，这样人事档案才能更好地发挥其重要作用，并及时进行更新。由于人事档案是对个人信息的概括，不仅涉及个人及家庭的隐私，同时还能够从侧面反映出单位的重大决策和一些重要事项，因此人事档案管理工作中需要做好保密工作。

2 新时期人事档案管理工作中存在的不足

首先是从业人员在入职初期建立人事档案，介绍从业人员的学历、工作经历等，然后将其归类编码，放入档案库中，进而完成从业人员的档案管理工作。档案内容缺少变动，没有增加从业人员职务变迁、学历变动、家庭关系等方面的变化。再次是收集的资料内容比较单一，并且比较被动，主要是依靠从业人员个人填写的资料为主，即使是在工作期间取得的重大工作成果也没有记录到人事档案信息中。人事档案中的基础资料不全，只有部分内容，所以无法真实地全面地反应从业人员的个人信息资料。其次，信息化管理档案的方式尚未普及，大量的用人单位依然采用传统的纸质档案管理模式，从业人员在入职前填写个人的信息资料，然后签订就业合同，将从业人员的单位资料进行编号、归档，工作量巨大。最后，部分单位和部门逐渐尝试将从业人员的信息和档案目录输入到计算机中，通过系统来检索和调阅资料，但是应用范围较窄、应用层级较低，尤其是一些中小单位，片面地认为从业人员较少，无需对其进行信息化管理。

3 新时期加强人事档案管理工作的措施

3.1 加强对人事档案的动态管理

人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。

3.2 注重档案数据库的构建与维护

随着事业单位的发展，人员也出现较大幅度的变化，进而提高了人事档案管理的难度，所以为了协调人才与单位发展的关系，推动事业单位的有序运行，人事档案管理的工作越来越重要。部分单位虽然购置了信息化设备，但是利用效率较低，并未發挥信息设备应有的作用。所以，需要以完善信息数据安全管理制度的方式，对档案数据库的信息收录、信息安全、存储及应用等方面进行专项处理与调整，以此实现人事档案信息管理的相对处理与调整，这对优化人事资源档案的完备性、可靠性等方面有积极作用。注重数据档案库的安全系数提升，需要对其网络系统进行加密处理，在调整档案及相关数据保密性的前提下，实现信息档案的处理与调整。

3.3 提高人事档案的管理水平

在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是企业必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是对档案信息进行处理，并且建立内部人事档案网络，在企业的总公司和分公司进行人事档案资料的交换，不仅实现了档案信息资料的资源共享，而且保证个人信息档案的完整性。再次是注重人事档案的安全性。一是制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪；二是加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象。最后是企业要加强信息化设备的投入数量，并且监管其使用效率，保证授权部门能够扩充和检索人事信息，保证人事信息的真实性和准确性，进而为企业推选更多优秀的、合理的内部人才。

3.4 推动人事档案管理的信息化。在当前人事档案管理

工作中，需要加快推动信息化建设进程，将人事档案管理工作有效地与计算机技术和网络技术进行结合，依托于信息化手段来全面提升人事档案管理工作的效率。同时还要重视人事档案管理软件的开发工作，注重多种功能的实现及软件之间的兼容问题。打造人事档案管理信息化工作平台，使人事档案管理工作迈上一个新的台阶。

4 结语

在新时期，人事档案管理工作已步入了一个崭新的阶段。但随着市场经济体制的不断完善，市场对人才资源的配置对人事档案管理工作带来了较大的挑战。因此需要在新时期加快对人事档案管理工作进行创新，充分运用信息化技术加快推动人事档案管理信息化水平，进一步对人事档案管理制度进行完善，更好地推动人事档案管理工作的顺利开展，使人事档案能够与新时期的发展需求更好地适应，为人力资源管理工作提供更优质的服务。

参考文献

[1]张春子新时期人事档案管理工作探析[J]人力资源管理，2017，（06）：340-341.

[2]杜慧娟新时期企业人事档案管理的深化路径思考[J]现代企业文化，2015（18）.