张云萍

[摘 要] 随着社会的不断发展，电子信息技术逐渐应用到各个领域。高校教学档案管理系统就是电子信息技术在教育事业上的一种体现，为高校的档案整理工作提供了便捷。由于教学档案的多样性、分散性，让高校档案工作者的工作难度加大，教学档案管理系统的使用，减轻了档案工作者的工作负担，促进了高校档案管理工作的现代化进程。高校教学档案管理系统的构建能有效解决传统档案管理模式下的种种问题，提高了档案工作者的工作效率，推动高校教学事业的发展。

[关 键 词] 高校；教学档案；管理系统

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）23-0007-01

一、高校档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不健全

高校在档案管理过程中，存在着档案管理制度混乱的现象，学校各个部门权责不清、职责不明，互相推卸档案管理任务，没有真正完成档案管理工作。部分部门不想工作量变的更大，沒有主动将教学档案进行归置。有的部门在档案归档时无法正确分清各种教学档案，将档案错误地整理在一起。有些档案由于信息不明而被工作人员弃置，丧失了档案的价值。因为高校没有明确的档案管理制度，对档案整理方式、整理步骤、整理要求都没有具体的规定，这种随意性的档案管理，为后续的档案工作带来了极大的麻烦。

（二）档案收集难度大

信息化的发展，让档案的形式变的多种多样。高校的教学档案也有了电子形式。但是在档案收集中，难度也变得更大，由于各个学校部门的使用的文档格式不同，档案可能在这一个部门能够正常阅读、操作，但是在另一个部分就无法打开或者打开后信息显示不全，影响档案管理工作。有些部门的计算机设备过于陈旧，存储容量很小，无法存储过多的电子档案，有些旧的电子档案已经被新的档案覆盖，造成了档案阶段性的缺失，让档案管理难度加大。

（三）档案管理者技术不足

高校在发展过程中，招生数量不断增加，招生范围不断扩大，学校的教学任务逐渐增多，教学档案的整理工作也越来越艰难。高校的档案管理工作大多是学校各个部门的教职工兼职的，不能很好地完成档案管理的工作任务。档案管理人员对档案的整理方法不熟，没有足够的电子技术知识，对出现的档案管理问题不能及时处理，延误了教学档案的归置进度。档案管理对工作人员来说变成了一件想做却又不知如何做，做了又不够好的工作，严重影响了工作人员的工作积极性。

二、高校教学档案管理系统的构建策略

（一）建立健全档案管理制度

高校在档案管理工作中，要建立健全的档案管理制度。厘清各个院系、各个部门的档案工作职责，明确档案的管理范围，让每一个档案都有直接的管理者，方便后期问题出现时联系负责人。各个院系的教学档案要自行进行整理、归置，备份出一份新的上交到学校的档案室，在方便院系查询的同时，减轻了学校档案室的工作。学校的档案管理部门要掌握各个院系的档案管理规律，为其制定适合的档案管理制度和档案管理步骤，规范教学档案管理工作，提高各个院系的工作效率。各个院系也要尽力履行自己的工作职责，完成学校下发的档案管理任务，对教学档案进行实时收集，定期发送给学校，让档案管理工作质量变得更好。

（二）纸质档案与电子档案联合管理

高校要引导各个部门使用新式的档案管理方式，将纸质档案和电子档案同时管理，同时使用，实现联合优势。教学档案作为一种教学凭证，首先要具备真实性、可靠性，纸质档案由于上面加盖了学习、院系的公章，不容易被串改，档案的真实性、有效性更高。其次，教学档案要进行发送、上传，电子档案可以通过校园网高速、快捷将档案传输，保证了档案的实时传达，提高了档案的时效性，减少了工作人员的工作负担。纸质档案和电子档案进行联合管理，纸质档案能为电子档案提供可靠的依据，电子档案能为纸质档案提供方便的渠道，同时，两种文件载体能够进行一一对应，减少了因档案缺失而无法工作的现象，同时在这个过程中，工作人员能够对档案进行再整理，提高了教学档案的利用价值。

（三）提高档案管理者技术

高校要定期对档案管理人员进行培训，教授正确的档案管理方法，同时培养其计算机技术能力，让其学会档案管理系统的操作知识。教学档案的管理人员一定是要熟悉教学，高校可以组织工作人员进行听课，让其明确教学任务目标，帮助其更好地管理教学档案。定期开档案管理工作人员大会，就目前出现的档案管理问题进行讨论，完善学校的档案管理体系。高校还可以开设校内教学档案管理奖惩机制，对优秀的教学档案管理人员要给予一定的奖金，促进其工作的积极性，对档案管理工作完成不好的人员要予以批评，让其在今后的工作中更加努力。

信息化时代的到来影响了高校档案的管理方式，高校的档案管理人员要主动担负起档案管理责任，保证自己的工作热情，在档案工作中听从学校的指挥，遵循学校的制度，利用好教学档案管理系统，这样才能更好、更快地完成学校的档案管理工作，促进学校的教学发展，提高学校的教学工作水平。

参考文献：

羊隽芳.对新时期加强高校院系教学档案管理的思考[J].新疆财经学院学报，2007（1）：76-78.