姜丹丹

摘 要：随着高校规模日益扩大和教育改革的不断深化，一所高校尤其是民办高校能否适应新的形势，高效能的运转，除了其科研及教学水平，管理水平决定了学校的工作效能。而二级学院办公室就是整个体系中重要的螺丝钉，重要性不言而喻，如何在原有的管理体系中优化模式，提高效率，稳步提高管理水平，是目前高校需要探索的问题之一。

关键词：二级学院办公室；管理模式；优化

在高校管理改革不断深化的今天，各职能部门管理权限不断下放，二级学院办公室的重要性不但没有弱化还在不断加强，已经成为校内外职能部门、教师、学生之间的桥梁和纽带。因此二级学院办公室的管理模式和管理水平直接影响着整个学校的管理水平，如何提高效率，发挥最大效能对整个学校的发展也具有重要意义。

一、优化管理模式的意义

要提高管理水平首先要有一个好的模式和合理配置，因此优化二级学院办公室管理模式和结构有着极其重要的意义。

1.信息传达更顺畅

随着信息化的不断发展，原有的信息传达方式已经不能满足现今的实际需要，尤其面对日益增大的师生规模以及活动范围，高效的信息传达手段必定促进更加科学的管理模式形成，从而带动高校管理水平的提高。

2.工作更高效

自从 1998 年民办高校兴起之后，民办高校得到了蓬勃发展，促使高等教育向大众化普及。随着民办高校的不断发展，到近期很多学校进行了转设，脱离开原有依附高校后，民办高校的管理面临着新的挑战，如何面对新的形势所带来的冲击，在最短的时间适应变革，是已转设民办高校的一个重要课题。因此提高工作效率，合理配置模式，是民办高校管理的必由之路。

3.高校改革之需

高校改革在不断进行，高等教育发展也在稳步推进，而民办高校在高校改革中所扮演的角色也是不可或缺，新形势下，在高校内部上层建筑和师生现阶段虽然变化不大，但学校内部的变化却是巨大的，管理模式中作为基石的二级学院办公室的管理变化最大，这种变化不但提高了效率，也满足了当今高校改革之需。

二、二级学院办公室管理模式优化必由之路

现阶段很多高校的二级学院办公室尤其是民办高校的二级学院办公室管理，无论从模式上还是从效率上都已经不能满足日益变化的形势。因而，采取一些合理配置的措施和手段来改变工作模式，切实提高效率，更好的为广大师生服务，应该注重以下几点。

1.树立正确意识

习近平总书记指出教育是对中华民族伟大复兴具有决定性意义的事业， 因此高校的管理尤其是各个二级学院办公室管理中就需要将这一理念为指导，这样才能够站在历史的新高度看待我们所做的工作。

（1）提高认识。在二级学院办公室管理中，提高认识是重中之重，学院办公室的工作多而杂，在实际工作中既服务教师和学生，又面对学校内外各部门，工作压力巨大。要想提高办公室的管理水平，就要以人为本，除了提高相关领导的认识，也要提高各部门的认识，合理放权的同时又不能一味施压。要创造足够的条件，给办公室管理留下足够空间，才能最大限度的激发办公室的工作潜能，更好的为师生服务。

（2）人员配置合理。鉴于学院办公室的工作繁杂，同时人员配置少的情况，应该尽量保证办公室的人员配置合理，同时增加教师及学生助管的数量，分担工作强度，从而使原有的工作可以做到更加细致，服务也会更加规范和高效。

（3）促进办公室可持续发展。二级学院办公室的工作应该保持相对的连续性，保持这种连续性除了各种文档资料完备，最重要的是人的连续性，办公室如果要留住人，就要有合理的人事晋升机制，对于岗位、级别、工资等都要合理的进行考虑，充分创造出能留住人的合理机制。实现办公室整个工作的可持续发展。

2.积极推进信息化建设

当今社会是信息社會，学院办公室工作必须与时俱进的与信息化相结合，以此才能应对不断增大的师生群体，更好的提高工作效率和服务水平。

（1）打造新型的OA系统。新型的OA管理系统更好的融入了办公所需的各个环节，高效的连接到每位教职员工，能够完全各个环节，使每项工作快速高效的传达，也方便了各项工作的申请及审批过程。大大提高了工作效率，也降低了劳动强度。

（2）充分利用各种社交软件。当前手机已经普及，日常管理过程中，对于消息的及时传达，手机成了必不可少的工具。利用各种社交软件来通知传达既省时省力又能确保传达到每个人，方便快捷。建立QQ群和微信群，打破了传统的管理模式，很多时候可以开展视频会议等，方便随时随地进行交流和沟通，拉近了师生的距离，也减少了时间浪费。

3.提高办公室人员技能与素质

完备的制度和合理的配置，都离不开优秀的人才来完成。因此加强办公室人员的技能与自身素质是办公室高效工作的重中之重。

（1）强化思想政治素质。学院办公室是服务窗口，是整个二级学院与校内各部门、全体师生的一个重要的衔接部门，办公室工作人员的自身思想政治素质决定了服务的水平与工作效率。办公室工作人员应不断加强自身政治素质，牢记党的教诲，强化全心全意为人民服务的意识，牢固树立政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，面对新时期的高校管理工作要有良好的三观，为营造良好的教书育人环境贡献力量。

（2）加强业务能力。二级学院办公室工作人员应该熟悉学校的各项规章制度，清楚各项工作的工作流程。对待政策要解读清楚，方便向广大师生传达，同时面对行政工作、教学工作、科研工作、学生工作相关业务知识都要实时关注，不断学习和提升，同时利用各种新技术不断尝试提高工作和管理能力。

（3）做好纽带与桥梁。二级学院办公室是一个综合性的办公室，既是校内外各部门与二级学院的桥梁，也是院内师生之间的纽带，因此对于办公室管理人员的沟通协调能力应该加强锻炼，以确保在工作当中能够信息通达、沟通顺畅、落实良好，不脱离群众，复杂的工作简单做，简单的工作重复做，重复的工作用心做。

综上所述，面对新形势下的高等教育，高校要快速适应，积极调整二级学院办公室的管理模式，强化人员素质，合理配置，结合实际情况，切实从认识上重视二级学院办公室建设，奠定高校工作的坚实基础。

参考文献：

[1]周成红.高校院系办公室工作中时间管理的运用[J].办公室业务，2016（23）：144-144

[2]曲明贵.新形势下高等学校行政管理工作探讨[J].教学研究，2009（3）