聂菲

摘要：目前看来，我们国家的信息技术和网络技术处于不断发展的趋势下，这就使得信息工程技术在每个行业中都能充分的利用。因为信息工程技术会给我们的生活和工作带来便捷的同时也会提高社会生产的效率。所以，一个公司在日常管理的工作中，首先要注重的就是对档案的管理。因为档案管理对一个企业来说，在某种程度上决定了企业管理的质量。所以，企业档案管理是每个公司负责人应该关注到的问题之一。这篇文章主要是阐述了一些企业在进行档案管理时存在的一些问题，并且对于这些问题也提出了一些解决方法。

关键词：企业档案管理；信息化；网络技术；计算机

引言

在信息共享的时代，档案的出现方便了我们各行各业的日常管理。同时也对社会的文明和历史的发展起到了带动作用。在物质极其丰富的今天，我们越来越不能忽视对档案的管理。对企业档案的管理的要求呈现出一种持续上升的状态。传统的档案管理已经无法满足我们所处于的信息化时代。因此，企业应该引进最新的信息档案管理系统，从而达到对企业档案管理的质量和效率，为企业增强竞争力，给公司提供了一系列保障。

一、企业档案管理信息化建设存在的意义

企业档案管理在信息化时代的今天是不能忽视的一部分。企业档案管理的信息化建设对于一个企业的发展是有着极为重要的意义。

（一）对工作效率的提高

一个成熟完善不断发展的企业在日常工作中会有很多档案需要处理。比如一些文件、文书、企业工作人员档案、还有公司的财务档案等。这都是需要进行管理和分类处理的。如果利用比较传统的纸质版文件，那么对于工作人员来说将会是一个相当复杂的工作。而且也会浪费很多不必要的时间，需要雇佣更多的人力。如果企业利用信息化的档案管理，那么将在很大程度上减少了工作人员的压力。那么如果需要查找相应的资料，也就可以在很短的时间内，通过登录公司相应账户来进行查询。这在很大程度上提高了工作效率。

（二）便于相关档案文件的保存

如果一个企业一直采用传统的纸质档案进行档案的保存。 那么在企业长时间的发展过程中，这些纸质的档案将会由于很多原因而容易变得发霉甚至是变黄，从而导致文件字迹不再清晰，给工作人员的工作带来很大的麻烦，也会给企业带来很大的损失。而档案的信息化管理就是从根本上帮助企业解决了档案文件的保存问题。所有关于企业的信息将被整合并在电脑里录用，可以存放在存储系统或者云盘中，这样就可以将档案完好无损的保存起来，同时也方便工作人员在需要的时候能够进行快速的查阅。

二、企业档案管理中现存的一些问题

（一）文书类档案没有集中管理

在很多企业单位中，一些文书类的档案存在着不能够集中管理的问题。企业中的档案很多时候都是各部门保存各部门的。所以各部门之间的联系也不是很密切。企业档案管理方面还存在的一个问题就是，各部门之间没有建立完善统一的共享体系，如果需要查阅相关档案将会是很麻烦的一件事情。 而且各部门之间职能和工作对象也是不一样的，相互之间的交流和互动可以说是少之又少了。这些都会导致工作效率降低，让人们工作起来很麻烦。

（二）档案管理人员的综合能力有待提高

企业单位的档案管理工作是很复杂的也是很专业的。这就要求从事档案管理的工作人员要具有很高的专业素质。同时还要能够熟练掌握档案管理技术。这也就要求档案管理工作人员具有很高的组织能力，很好的协调能力，同时也要具备很高的综合素质。由于工作人员的时间有限，而且还要做一些其他的工作，他们并没有足够的时间和精力用来管理档案的相关工作。所以，这就难免会导致一些不好的现象。比如有人会因为时间不够充足，手边还有其他的事情而比较粗心的整理档案。 长时间下来，这会给公司带来很不好的影响，会让更多的员工越来越怠慢自己的工作。所以，对档案的信息化管理是必须要在每个企业实行的。这是对企业发展有益的一件事情。

三、企业档案管理信息化建设有效实施办法

（一）提升计算机系统的安全指数

公司档案管理中信息化的过程中最重要的环节就是要能够确保计算机系统的安全问题，因为要保证公司的各类档案信息不被破坏，各类信息不被泄漏，从而最高程度上提高企业的档案管理效率。第一点需要做到的就是要保证互联网安全。当计算机连上网络之后，不够安全的计算机就会被木马病毒和一些黑客进行攻击，从而导致系统瘫痪，更严重将会导致企业的各类信息被泄露出去。所以计算机中必须安装防火墙和杀毒软件来保护计算机系统能够安全运行。第二点是要加强对计算机的保密工作。如果计算机出现故障，那么不应该找一些外部人员来公司维修，而是要请内部的专业维修人员进行维修。这从一定程度上降低了公司机密和信息泄露的风险。

（二）研发出专属企业的档案管理系统

现在很多大公司的档案管理系统都是市面上大家所认为比较权威的同一种系统。但是每个企业的管理模式和经营模式是不一样的，同一种管理系统肯定不适合全部的企业。所以，企业为了提升档案管理的质量和效率，不应该采取大家都认同的系统。要选择对企业来说最合适的，甚至可以说是为了公司量身定做的管理系统。 这样就从源头上为档案的管理提供了最大的便利，给企业的发展提供了更加有利的保障。

结语：

所以，可以看出，公司档案管理的网络信息化对于一个企业来说，是一项具有高难度的任务，因为这关乎着企业档案管理今后该如何发展。针对企业目前在档案管理上所存在的问题，首先要提升计算机的安全系数，第二点是开发出企业特有的档案管理系统和软件，最重要的一点是打造专业化的档案信息管理团队。只有建立完善的企业档案管理系统，才能从根本上杜绝企业档案管理中存在的问题，从而帮助工作人员提高工作效率，进而让企业不斷发展。

参考文献：

[1]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[J]， 山西大学，2016

[2]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[M]， 广西民族大学，2015

[3]周荃.企业会计档案管理创新研究[M]， 湘潭大学，2017