计算机信息处理技术在办公室自动化中的应用

2018-03-21李菲

数字通信世界 2018年11期

关键词：办公自动化计算机信息办公

李菲

（江苏省镇江市润州区农委，镇江 212000）

1 办公自动化与计算机信息技术的应用

计算机信息技术的应用对社会发展起到了重要的推动作用，随着经济全球化的发展，企业的客户不再局限于部分地区。企业的运行方式呈现分散性的特点。企业应有效利用计算机信息技术建立办公自动化管理系统以提升办公效率。

1.1 办公自动化

将计算机信息处理技术应用到办公自动化系统中，由人与技术设备共同组成的人机系统，使办公业务更加高效，快捷。办公自动化是利用计算机信息技术建立的现代化办公方式。办公自动化就是在传统的办公室中引进新的设备与技术，使得管理组织结构与管理体制得到优化调整。办公室业务为对文件的处理，通过利用计算机信息处理技术简化业务流程，提升办公效率，节省人力与物力。

1.2 强化办公自动化管理体制

在办公自动化中应用计算机信息处理技术不能产生直接的经济效益，导致很多企业单位对办公自动化计算机技术投资较少，计算机操作者掌握的计算机信息处理技术并不纯熟，无法处理一些技术性较强的问题导致降低了工作效率[1]。企业对计算机信息技术的重视不足，导致单位内部计算机操作人员计算机信息处理技术应用能力的欠缺。企业单位管理者要充分认识计算机信息技术在企业管理中的重要作用，要从实际出发，选择适用的应用软件推动办公自动化进程。

公司办公时要经常进行交流，通过运用计算机信息处理技术，工作人员可通过邮件等信息交流方式进行沟通，有效提高了办公工作效率，通过利用办公软件，有效的规范工作流程，大大提高流程运行效率，减少办公成本。

1.3 加强办公自动化管理

目前各单位计算机信息技术专业人才的专业素养有待提升。对计算机技术的应用要求与单位类型相关。从业人员的专业素养基础的差异只能通过加强培训缩小。目前各单位计算机办公人员普遍存在对计算机技术的应用能力不足的问题，极大阻碍办公室自动化进程。办公室计算机技术人员可通过安装杀毒软件等手段确保计算机运行处于良好状态。各单位计算机专业人员应与时俱进，维护办公室自动化成果，为企业发展创造有利的办公自动化环境。

传统的办公系统难以将企业在长期实践中积累的资料进行有效保存，利用这些信息较为困难。通过利用计算机办公软件有效解决此类问题。企业将内部管理信息储存在办公业务管理系统中，实现企业信息的集成。便于工作人员高效的使用所需信息。有效保存已有信息资料，为公司的发展提供有力支持。

1.4 文档自动化管理

在计算机信息技术辅助下，收发整理各类各类信息变得更为简便高效。在单位办公档案管理中运用计算机信息处理技术，档案管理人员根据工作需求设置具体工作流程。及时保存档案使用情况，为下次使用提供方便。档案管理人员受到档案后，要在电脑中做好档案信息等级，保存归档文档。由管理人员根据保密级别设置文件查询权限。确保文档信息不被盗用。计算机信息处理技术的应用使文档的收发整理实现自动化，实现企业文档自动化管理。

传统的办公室工作条件受限，计算机信息技术的应用使办公不受时空限制。在计算机网络技术建立的平台，优化办公化境。办公自动化使得办公室内部形成高效的信息交流中心，办公业务，文件处理等得以快速完成。

1.5 工作流程自动化

很多单位在工作同大力推行计算机网络系统，这是社会发展对企业单位提出的新要求。单位内部构建的信息交流平台，让员工及时了解单位动态，为建立良好的企业单位形象提供条件。计算机信息处理技术在办公自动化中的应用，能及时协调各部门资源，对整个办公流程进行实时监控，使整体运行处于稳定的状态。

信息时代，企业要掌握最新最有价值的信息，才能有效帮助企业做出科学的决策。因此，必须引进计算机处理技术，提高办公运行效率。通过互联网了解关于行业最新的动态，掌握一手的信息。

2 办公自动化的发展方向

目前计算机信息处理技术发展较快，计算机信息处理技术的应用随着用户的增多面面临更多的挑战。计算机信息处理技术的革新向智能化的方向发展。办公自动化将具备网络技术的发展特点，人机互动会话会成为新的办公自动化形式。

2.1 加强视频技术的应用

随着互联网技术的发展与应用，计算机视频技术在办公自动化中的作用日益显著。通过开展视频会议，满足上级部门与本单位工作的问题交流互动，实现远程会议交流[2]。降低本单位的交通等费用。提高工作人员的办公效率。在办公自动化中应用视频技术将成为常态的会议模式。

2.2 实现无线办公环境

网络的全面覆盖促进网络办公的新型办公方式的发展。职工可随之通过计算机进行网络办公，企业单位根据使用权限设置应用等级，保证办公信息的安全。提高工作效率，为优化办公环境创造良好条件。

2.3 办公智能化

智能化是计算机技术发展的大趋势。随着信息全球化发展，企业用户更加广泛复杂。办公工作人员处理业务数据更加繁杂。办公系统要不断改进，促进办公的智能化发展，进一步提高办公自动化的工作效率。未来的计算机软件必然会向着智能化的方向发展。

2.4 办公软件的个性化

当前计算机信息处理技术在办公自动化的应用中还存在一定的缺陷。其中最大的问题就是办公软件的个性化不足。当前很多办公软件功能大致相同。不同公司对办公软件功能需求不一样，很多公司购买的软件中的大多功能不能有效应用。因此，在设计办公软件时应制作个性化的办公软件，加强信息处理技术的应用，有效提高自动化办公软件使用效率。在设计办公软件时，根据不同客户的实际需求进行制作，使办公软件更符合公司的实际需求。