科技档案信息资源开发与利用的思考

2018-02-19陈华

西藏科技 2018年2期

陈华

（西藏自治区科技信息研究所，西藏拉萨　850008）

信息记载着时代的演变过程和发展道路的运行轨迹，是当今以科学技术为领导的时代背景下最宝贵的资源，而科技档案是用大量文字、图表、证书、电子档案、影视资料等丰富多样的形式来记录科学研究和生产活动的重要凭证，因此，对科技档案的信息资源进行开发利用是推动科技创新和经济建设的必经之路。

1　开发科技档案信息资源的重要性

1.1　实现科技档案信息资源的高效利用

科技档案信息资源蕴含着巨大的使用价值，可以为所需要的单位或企业提供及时、专业的帮助，因此，重视并加大对科技档案信息资源的开发利用可以最大程度上挖掘其内在价值，并在第一时间将这些信息资源用在合适的领域。如此一来，既能促进对科技的推广，又能为用户提供针对性的服务以解决实际的科技需求，从而实现高效利用。

1.2　发挥科技档案信息资源的可共享性

档案与书籍文献的不同在于，后者主要负责信息的记载与传播，而前者侧重于信息的共享和利用。而且，档案由于数量稀少、内容精华较多，在管理上需要格外重视，尤其是科技档案这种具有专业性和系统性的资料，必须要通过合理的开发利用来确保其发挥出作为信息资源的可共享性。

1.3　助力将科学技术转变为生产力

社会生产力的提高建立在各行各业稳定、高速的发展之上，而在以科学技术为第一生产力的现今社会，对于科技档案这种专门记录科技发展过程的资料存在很强的实际需求。因此，充分开发科技档案信息资源，可以促进企业之间的技术交流，将科学技术顺利地转变为生产力，从而推动经济的发展［1］。

2　开发科技档案信息资源的内容

2.1　重视并加强档案资源的收集工作

档案的形成并不是简单地将各类信息资源进行汇总，也不是从形式上把各种纸质或电子信息资源堆放在一起，而是需要经过一套专业化的收集过程，将有价值的信息从浩瀚的原始资料里挑选出来，并按照合理的规则妥善安置在安全的地点，从而便于后续的查询和使用。科技档案也是如此，它本身涉及到大量的科学技术，因此必须在档案的收集过程中采取规范化的措施，保证材料的准确性和完整性，并不断丰富库藏［2］。

2.2　完善并强化档案资源的整编工作

整编，即是对所收集的档案资料进行科学的整理和目录编撰，将原本分散的、无序的档案资料进行系统化和有序化梳理。科技档案的整编工作需要借助计算机等先进设备以及专业的系统管理软件，以国家标准和行业规范为指导原则，对各种科技信息做适当的加工整理，使之系统化地呈现出完整的价值，并且保证纸质卷宗与电子卷宗在内容上的一致性，满足用户不同的使用需求［3］。

2.3　拓展服务方式，实现高效利用

科技档案信息资源由于其具有独特的专业价值，在为用户提供服务时也应考虑采取合理的方式，使得信息资源发挥出最大的价值。一般来说，档案管理人员习惯于提供原件、复印件、扫描件等档案资料，忽略了信息化时代对数据的灵活运用，因此应从互联网络的共享性和数据信息的流通性入手，不断丰富提供信息的方式，并且在此基础之上拓展相关的咨询服务，以实现科技档案信息资源的高效利用［4］。

3　如何开发利用科技档案信息资源

3.1　健全科技档案信息管理系统，做好归档工作

传统形式下对科技档案信息资源的管理是采用实体式方法，通过笨重的人力劳动进行管理，而随着时代的进步与科技的发展，越来越依靠计算机技术构建科学的档案信息管理系统来实现高效管理。同时，为了保证科技档案的系统性，方便用户快速检索使用，必须要做好档案信息的电子归档工作，使科技档案信息资源能够随时被用于需要的地方，发挥出最大的价值。

3.2　完善信息反馈机制，改进档案资源的开发过程

科技档案信息资源的开发利用必须要依赖完善的信息反馈机制，利用管理系统采集用户对档案资源使用情况的反馈，通过分析来掌握档案资源的具体利用情况，并且在此基础之上根据档案中不同信息资源的重要程度来对开发过程进行改进，使得信息资源的利用更加顺畅。一般来说，可从这几点入手执行：首先，建立专用的登记簿用于统计档案资源被使用的频率、类型和目的，以此来了解不同类型档案资源的利用率；其次，展开档案资源利用的跟踪调查工作，加强与使用者之间的交流，以获取更加真实和及时的信息反馈；最后，档案管理各部门之间也要做好信息沟通，通过加强交流来摸索出档案资源开发利用的规律［5］。

3.3　全面实施科技档案信息资源的数字化管理

为了满足行业需要与时代发展的需求，必须要采用数字化管理对科技档案信息资源进行统一的组织、规划、推广和应用，将数字化技术全面贯彻到科技档案信息资源的管理过程中，以信息技术作为桥梁来为社会提供优质的档案服务。

3.4　提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员是实现科技档案信息资源开发与利用工作的主体，因此必须要培养其优秀的综合素质，使其在掌握必备的信息技术时也应对科学知识有所了解，以便能根据各科技档案信息资源内容的不同做好规划、整理工作并提供有效的服务，从而使档案的开发利用省时省力。

4　西藏科技档案现状和利用效果

西藏地区由于独特的自然环境和人文特点，在档案资源的开发利用上较为传统，从科学文化角度来说，西藏拥有种类繁多的矿藏、藏医药古籍、各类型极端天气的灾害记载、丰富的经典手抄译本等，同时，现代科学技术在西藏各行各业中逐步得到了广泛应用和发展，由此形成了珍贵度极高的科技档案。但从实际来看，西藏科技档案的管理与开发工作较为落后，除了在科研项目立项、成果报奖的科技文献查新中进行了运用外，无论从基础设施还是管理思维都存在严重的缺陷，利用效率较低，不能很好地适应信息化社会的需求。

5　进一步做好西藏科技档案信息管理及信息资源开发利用的建议

首先，从基础设施上进行加强，配备充足的、功能强大的电脑、打印机、扫描仪等硬件设备以及通畅的计算机网络，加强对西藏地区的网络信息系统建设；其次，从管理思维上进行转变，采用信息化思维，通过档案电子化和管理智能化来实现档案管理的高效性。西藏科技档案信息资源的开发利用层次较低，仅限于对原始资料的初级开发，而且开发利用的方式也较为单一，多以纸质档案为主要载体、以手工操作为工作形式。另外，其开发利用的范围也极其狭窄，整个开发利用工作局限于指定档案部门，服务对象也只限于相关的科技人员、专家学者等少数群体，缺少对内的横向联系和对外的拓展交流，由于所涉及的范围过小导致无法满足社会的广泛需求。为了解决以上几点问题，应从执行方式上进行优化，采取针对性措施进行改进，比如：加强档案资料的多次开发和利用，尽量挖掘不同档案信息资源在不同情况下的特定价值。用电子档案取代纸质档案，做好信息资源的备份与校对工作，并且运用科学的档案信息管理系统软件进行智能化管理，从多个角度对档案资源的价值进行开发利用。重视并加强档案管理各个部门之间的信息交流与协调配合，使档案资源的开发工作更加高效和细致，同时面向全社会采用规范化的管理制度进行开发利用，使得西藏科技档案能够更好地为社会各界提供有价值的服务［6］。