李正莹

(山东大学附属省立医院档案室，济南 250000)

医院行政档案是指医院在实践中形成，记录医院日常工作的纸质文书、电子文档、视频、照片等资料，包含医院党群、行政、医疗、科教、设备、基建、人事和财务等内容。医院行政档案是医院工作的重要载体和客观体现，对医院建设发展有着重要的意义。

1 医院行政档案的作用

1.1历史记忆作用医院行政档案是医院工作的客观载体，忠实记录医院发生的日常工作和重大事件。通过查阅行政档案，可以有效回顾医院历史发展轨迹，了解医院重大历史事件和突出工作人员，掌握医院人事、基建营房、水电等行政后勤建设的各项基本数据，是医院历史沿革的一手素材，是开展工作的直接依据[1]，具有不可替代的历史记忆作用。

1.2文化建设作用医院行政档案客观记载医院发展历程、重大事件和先进工作人员等单位和个人奋斗历史，记录单位由小到大、艰苦奋斗、不断发展的历程，以及先进模范积极投身医院建设、奉献力量的先进事迹，具有丰富的可以激励当前医院工作人员投身岗位，积极奉献的榜样，是医院文化建设素材的重要来源[2]。

1.3参考借鉴作用医院行政档案记录医院历史上面对各时期外部机遇与挑战、内部优势与劣势等情况下医院各级的决策和应对，既有决策成功取得良好效果的成功案例，也有决策失当没有达到既定目标的经验教训；例如重大医疗纠纷的现场处置和事后处理，是医院管理智慧的结晶。细致研究医院行政档案，对医院在新形势下科学决策有着重要的参考借鉴意义。

2 医院行政档案管理存在的问题

2.1管理组织不健全各自为战医院行政档案一般由院办或档案室管理，但全院统一的管理组织还没有建立。在机关层面，医院医务、护理、财务、后勤等不同部门为了自身工作方便，不同程度存在各自独立存放资料的现状，阻碍医院档案资源体系的完整性，为档案开发利用带来诸多不便[3]。

2.2管理标准不统一质量不高医院行政档案管理标准不统一，对档案界定较为随意，对档案的保存，或是日常台账无需保存还不明确。临床工作人员普遍认为，行政档案仅仅是医院下发的通知文件，对有重大意义和深远影响的业务事件文书、影像资料不注意收集保存，没有上升到医院历史传承和文化建设的高度，造成医院部分新技术、新业务开展，重大突发事件处置，重大医疗纠纷处置等事件中产生的宝贵资料没有得到妥善保存，导致档案资料流失、质量不高。

2.3管理技术缺乏效率较低医院现有档案管理人员大部分是由临床医务人员转岗担任或机关工作人员兼职，缺乏系统专业的档案管理训练。相对于临床工作，档案管理工作不为医院直接创造经济价值和社会价值，处于后台，往往存在重视不足的情况，导致现有档案管理人员进修深造、学术交流的机会较少。医院在医教研等多方面的实践活动中会产生党群、行政、医疗、科教、设备、基建、人事和财务等涉及多方面的关联档案。这要求文档管理人员具备跨学科、多领域的综合业务能力，但目前档案管理人员能力还比较单一，缺乏处理专业交叉档案的能力[4]。

2.4档案利用不足作用乏力档案归档后，加工与利用不足，多半在档案室内尘封。这与档案管理人员的管理理念有关，部分档案管理人员认为，收集、保存好档案就完成了本职工作，其他人员借阅档案时，按借阅人要求为其提供好档案文件就行，对档案内容并不关心。不能给借阅人提供经过筛选的、精确的档案信息，导致档案管理工作在医院的地位弱化。面对上级检查和医院等级评审等重大事件时，往往又需要临时突击整理补充甚至编造档案资料，造成人员精力和物力财力浪费[3]。

3 加强行政档案管理工作的建议

3.1健全档案管理组织健全的组织领导是档案工作顺利开展的组织保障。医院应成立分管副院长负责、各职能部门和科室领导参加的管理组织，落实第一责任人，负责各部门、科室行政档案管理工作。形成综合档案室统管，医院-科室-专人三级负责的档案管理体系。借鉴医疗病案质量管理经验，成立由医疗、行政、党群等各专业专家组成的行政档案质量管理专家小组，每月定期对全院行政档案内涵质量进行检查督导，专家组定期召开档案质控讨论会，明确下一阶段质量控制的重点，并对优秀档案和问题档案予以公示，利用全院大会进行点评[5]。

3.2加强制度建设和宣传加强医院档案管理制度建设，依据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等档案法律法规，结合医院实际工作，制定包括《档案岗位责任制度》、《档案立卷归档制度》、《档案安全保管责任制度》、《档案借阅利用制度》等工作制度，形成医院行政档案管理制度体系[2]。详细界定医院行政档案的范围，使机关和科室人员明确档案范围并做好留存。将行政档案管理工作纳入科室考核评估范围，将档案管理考核结果与科室、个人的绩效挂钩，督促全院人员落实档案管理制度。

3.3加强人员培训档案管理人员素质提升是档案管理工作的关键。对医院档案室现有专职档案管理工作人员，应当加强档案管理法律法规和业务技能学习和交流培训，不断提高档案管理人员物联网、大数据、云计算等信息化能力，加速纸质档案管理向信息化、智能化档案管理迈进。加大科室兼职档案人员培训力度，定期组织档案质量管理专家组成员对档案管理中存在的常见问题和重点问题进行针对性培训，提高档案质量[5]，促进部门和科室一线工作人员按三级管理体系主动收集、整理、存储一线实践中产生的档案。

3.4深化档案利用档案利用是一切档案工作的最终目的，良好的档案利用可以为医院行政管理和临床工作创造巨大的价值。医院档案管理工作者要转变思路，从封闭式管理向开放式服务转变，从被动地保存好档案向主动地分析、整理档案内容，提炼档案内涵转变[6]。为档案查询者提供“精准”的档案和关联档案，提高档案利用效果和服务效率。档案管理人员应当积极利用数据挖掘技术[7]，从档案数据中感知信息，通过归纳、提炼、分类、聚类、关系分析、预测和偏差检验，实现档案信息高效采集、有效整合和充分运用[8]。改变以往“目录检索+全文浏览”的单一的利用方式，按服务对象需求为其提供精准的信息服务。例如，将医院历史沿革、医院人力资源、各类专题文件、专科前沿进展等档案信息按需定制，以组件化、专题化形式推送到订阅人，向医院党委工作决策、工作考查以及广大医护人员的不同需求提供内容丰富、形式多样的智慧化信息服务[9]。

3.5加强信息化建设医院加大档案管理信息化投入。运用物联网技术，例如RIFD技术对档案实体进行管控，做到档案实体智能盘点、智能利用监测等精细化管理。采用大数据技术和数据挖掘技术，对于种类多、非标准、价值密度低的大量数据进行深度挖掘，实现由档案目录、档案全文的粗粒度信息管理向档案内容信息的细粒度档案管理延伸，通过数据共享、交叉复用，实现数据信息的深度整合和开发[9]。运用网络技术和移动互联技术，在档案服务网站平台做好开放与利用的基础上，开发医院广大员工密切关注的职称晋升、生活待遇、学科前沿进展等档案专题数据库，探索利用微博、微信、微电影与信息订阅、信息推送等新媒体拓展查档服务新模式，提高用户利用档案的查全率、查准率和方便程度[10]。

【参考文献】

[1] 高攀，张英，洪海欧.医院基建档案的重要性及有效管理[J].中国农村卫生事业管理，2011，31(1)：35-37.

[2] 唐梅，唐绪容.档案在医院文化建设中的运用[J].重庆医学，2014，43(20)：2675-2676.

[3] 刘昌岭.推进医院档案依法管理[J].中国档案，2015(8)：40-41.

[4] 陈红，潘淮宁，戚建伟，等. 医院综合文档一体化管理的做法与体会[J].江苏卫生事业管理，2010,21(4)：82-83.

[5] 陈政，王怡，韩丁，等.以专家质控为核心的病历内涵质量管理体系构建[J].中华医院管理杂志，2014，30(8)：589-591.

[6] 李萍.医院档案管理的现状及对策[J].中国医药导报，2011，8(3)：125-126.

[7] 刘英霞，贾丽娜.探讨医院档案信息化管理[J].中国病案，2012，13(2)：68-69.

[8] 杨来青，李大鹏.智慧档案馆功能及体系构建[J].中国档案，2015(7)：59-61.

[9] 宋华，黄丽华.信息技术对档案信息化建设的影响与路径指引[J].中国档案，2015(10)：60-62.

[10] 杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2015(7)：64-66.