倪小红

摘 要：所谓涉密档案就是企业最核心的秘密，它涉及的范围很广，包括企业发展经济的成功或是失败，甚至是企业的安全；因此，为了促进企业的可持续健康发展，提高企业的经济利益，必须规范化管理企业的涉密档案，确保企业内部信息的安全。本文以中国石油企业为例，简要概括中国石油企业涉密档案管理存在的一些问题，提出管理涉密档案的一系列措施，希望对以后的研究能有所帮助。

关键词：档案管理；涉密档案；石油企业

1 中国石油企业涉密档案管理存在的问题

1.1 硬件设备缺乏

有部分石油企业在对涉密档案进行管理时有很大的疏忽，所以档案管理中会出现很多问题；例如，存放涉密档案的地点与管理涉密档案地点之间的距离太远；库房内没有质量过硬的监控系统、报警系统及最基础的防护门，这些问题对管理涉密档案来说都十分重要，如果不能及时解决好这些问题，那会给企业带来不小的损失。因此应当增加硬件设备，防止安全隐患的发生。

1.2 档案管理人员缺乏安全责任意识

档案管理人员是管理涉密档案过程中较为重要的一环，若是管理人员没有较强的专业水平、缺乏安全意识、或是在工作中比较懒散，那么就会导致涉密档案信息的丢失，给企业带来无法挽回的后果。

1.3 文件登记手续不规范

在石油企业涉密档案管理中，档案文件登记时会出现文件分类不细致、记录不标准、或是不及时等现象，这些都容易导致文件丢失或是遗漏，甚至是涉密档案登记混乱。

1.4 管理功能不健全

在部分石油企业涉密档案管理的过程中，对人员的分配极不合理，在相同区域内由同一批档案管理人员进行整理和储存的工作，部分人员在阅读时也没有遮挡，这很容易导致在管理过程中出现涉密档案信息丢漏的问题。

2 加强涉密档案管理的措施

2.1 配备完善的硬件设施，做好安全管理基础工作

无论何种企业在管理涉密档案过程中，应该把企业普通的档案与涉密档案进行分离，分成不同的区域进行管理，必要时要设立专门的场所，用来存放涉密档案。存放涉密档案的区域或是房间必须要安装防盗门、防护栏，还要有质量过硬的硬件设备，如除湿设备、监控系统、报警装置等。另外，普通档案与涉密档案的存储区域要分隔一段距离，所有需要进入管理涉密档案区域的人员必须要进行身份确认，有条件的可以采用面部识别、指纹识别等高科技技术，以防止不相关的人员进入区域。为了确保涉密档案的安全管理，需要有专业水平较高的人员进行管理。

2.2 提高档案管理人员的安全意识，做好保密工作

档案管理人员要有良好的全局意识、保密安全责任意识及政治意识，这是企业做好保密工作最重要的环节；因此，要对档案管理人员进行专业的培训，提高管理人员的专业水平，在日常工作中，要大力宣传保密工作的重要性，领导人员也要在平时的工作中注意观察，将专业水平较高和安全意识较强的管理人员安排在涉密档案管理工作中。加强对涉密档案的管理工作，通过各种培训提高管理人员安全责任意识，管理档案的相关部门要善于总结，总结每年在涉密档案管理过程中出现的问题并进行归纳，提出有效的解决方案；同时，在整个部门做好宣传教育工作，通过专题性的教育，提高员工的安全意识，使管理人员深刻意识到涉密档案对企业甚至是国家的重要意义。

随着社会的发展，我国已经进入到了信息时代，随之出现大量高科技手段的介入；因此，石油企业除了让管理人员熟练掌握理论知识外，还应鼓励他们学习现代的高科技手段，做好预防窃听等工作，从而加强对涉密档案的管理。

2.3 完善规章制度

完善的规章制度、法律法规是企业涉密档案管理工作最坚实的保障。有了法律法规和规章制度的约束，企业对涉密档案进行管理才有依据。每一个优秀的企业涉密档案管理模式都会有一套科学合理的制度标准，我国有一句很有名的俗语：“没有规矩，不成方圆”，用来形容企业涉密档案管理再合适不过，科学合理的制度规范可以使管理达到事半功倍的效果。从涉密档案的接收、整理存放到对档案进行检验再到提供借阅等一系列工作，都必须要有一套科学合理的管理规范，同时要对其进行监管工作。依照相应的规章制度，企业要对管理工作进行不定期地抽查或是定期检查，以确保能够及时发现安全隐患，从而优化企业管理涉密档案的模式，不断完善档案管理的相关

制度。

2.4 做好对企业涉密档案的管理工作

为了確保企业在管理涉密档案过程中的安全性，进行企业涉密档案管理的相关部门必须要做好自己的本职工作。

2.4.1 保管职责

企业涉密档案管理人员在工作过程中，涉及多方面的内容，日常工作包括涉密文件的接受、分类整理等，还有对涉密档案管理区域的进入人员按照严格的制度进行登记。专业的管理人员应当依据涉密级别的高低对涉密档案进行分类管理，并将分类好的档案放入不同的保险柜中，根据需要取出要进行阅读的档案。

2.4.2 执行严格的管理制度

如果想要借阅涉密档案或是复制涉密档案内的信息时，必须要按照制度填写借阅表或者是复制审批单，填写完毕后交由企业涉密档案的相关部门进行审核，在经过反复检查后，符合相关制度规定的才能借阅。在借阅过程中，借阅者应该在管理人员的视线范围内进行阅读，不能离开制定的地点，以防止居心叵测的人泄露信息；对于级别较高的涉密档案，应当遵守更严格的规定，严禁出现损坏或者破坏甚至是偷拍的行为；如果需要复制档案的内容，应在取得上级同意后，在指定的复印机上进行复印，而且旁边要有专人进行监管。

3 结束语

企业涉密档案在很大程度上直接影响着企业的发展，为了确保涉密档案管理的安全性，无论是何种企业，都应结合自身发展的实际情况，配备质量过硬的专业设备，经常对相关的档案管理人员进行安全责任教育，以提高涉密档案管理人员的专业水平；企业要针对涉密档案的具体管理情况，建立一套科学合理的管理制度，将管理责任制落在实处，尽可能做好对涉密档案的管理工作。

参考文献

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