姚莹

摘 要：本文首先分析了人事档案数字化管理的必要性，然后探讨了人事档案数字化管理中存在的问题，最后就如何更好地推动人事档案的数字化管理工作提出了几点自己的见解，以供参考。

关键词：干部；人事档案；数字化管理；问题；措施

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全民地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。近年来，中央领导高度重视干部人事档案工作，多次作出重要批示和指示。要求切实加强干部人事档案制度机制建设，完善干部档案任前审核制度，推进干部人事档案数字化，健全干部人事档案管理体制。中组部把干部人事档案作为衡量干部德特别是对党忠诚与否的重要方面。

1 人事档案数字化管理的必要性

1.1 人事档案数字化是现代组织人事工作的必然要求

随着信息化技术的迅猛发展，传统的人事管理已不适应经济的高速发展，需要用新型的数字化手段来做好新时期的组织人事工作。而作为人事管理中一项非常重要的内容——干部人事档案管理也面临着挑战。开展干部人事档案数字化建设，是将人事档案信息转化为电子档案，成为提高工作效率、保护纸质档案、保障档案信息安全准确，进一步加强和改进干部人事档案工作的必然选择。

1.2 人事档案数字化是干部信息规范化的必然要求

在日常的干部人事管理工作中，传统的模式行成了大量的干部人事信息，造成了信息的分散、信息形成流程的不科学，信息内容的不全面，不能满足单位、部门对个体宏观管理的需要。

1.3 人事档案数字化是新时期组织人事工作的必然要求

对于提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人事工作具有积极的促进作用。

1）有利于人事数据的系统化分析。当前的干部人事档案管理主要是收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析。人事档案数字化管理后，可以处理大量数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。对于组织人事部门改进工作方式，提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。

2）有利于档案资源的利用率。档案传统的管理方式都是以馆藏的形式存在的，在查阅利用时，需要找柜子，翻盒子，不仅效率低，而且会造成原始档案资料的折旧、破损、涂改，甚至丢失。档案数字化管理可以实现即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中会出现的一系列问题。把原先复杂的工作简单化。数字化不仅能够实现资源的共享，还具有便捷灵活性，既可以有效提高档案资源的利用率，还可以提高工作效率。

3）有利于人事档案的持久保护。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，是原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，在职称评审、选拔任用、工资晋升、公正等方面都有着重要的凭证作用。如果频繁翻阅，则会增加对档案的损害率，数字化管理可以使纸质档案保存得更为完整，充分发挥档案数据共享性、重复利用性、查找便利性等特点，从而减少纸质档案材料的翻阅次数，节省查找时间，消除档案篡改等情况，利于人事档案的长久保存和利用。

2 人事档案数字化管理中存在的问题

2.1 干部人事档案的利用度不够

传统的纸质查询时，管理员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化管理能够快速、精确的找出所需要的人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。因此在保证信息的安全的前提下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到最大限度。

2.2 档案管理有待科学化、规范化、信息化

傳统的人事档案管理方式大多还是局限于手工操作为主，随着形势的发展和人事工作对干部档案管理工作要求的变化，显现出它的局限性。因此，必须紧跟人事工作的需求，实现档案管理的科学化、规范化、信息化。在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而降低了人事档案管理数字化的使用效率，难以满足档案数字化管理的需要，以致于档案管理数字化程度较低。

2.3 缺乏复合型档案管理人员

实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的高素质档案人才队伍。考虑到人事档案对保密性要求比较高，如今，既熟悉档案业务知识，又精通计算机管理，还要政治素养高的复合型档案管理人员比较稀缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因，当前干部人事档案管理部门大多是兼职人员，缺乏档案专业知识的系统培训，严重影响了档案管理人员的业务水平和档案的利用率。

3 推进干部人事档案数字化管理的主要措施

3.1 加强档案基础设施建设，促进档案工作不断发展

把加强信息基础设施建设作为组织人事部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化管理的转变，同时着眼于云计算、大数据等前沿技术的使用，为人事档案管理工作提供技术支持。

3.2 健全档案管理长效机制，提高档案管理质量

各单位组织人事部门应创建一套符合实际需要的档案管理长效机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合人事档案工作的安全性、保密性强的特点，制定符合各单位实际的人事纸质档案收集整理、数字档案扫描、利用、管理等相关规章制度，确保纸质档案和数字档案准确完整规范、信息更新同步。建立文件检索、档案查、借阅审批制度，明确职责权限，明确专人负责对报送的材料精心审核扫描，通过建章立制加强对档案管理人员的监督，保证档案信息安全性、稳定性，提高档案管理质量，为数字档案的使用提供制度保障。

3.3 加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑

档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。组织人事部门要严把入口，配齐配强管档人员并加强党性教育、纪律约束和业务培训，如计算机技术、信息安全技术、档案收集整理等业务知识培训，使管档人员可以专心做好档案管理工作。培养出一支严守纪律、保守秘密、坚持原则、精通业务的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供有力的人才支撑。

3.4 加强档案资源深度开发，提高档案信息利用率

干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。在保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用。可以对人员信息进行动态统计和分析，保证各部门可以随时查阅所需档案资料，满足日常的信息查询服务，切实提高干部人事档案的利用率。

提高对人事档案数字化管理的重视，加快设备与技术更新，注重人才培养，从而使档案数字化管理切实发挥作用，更好的做好新时期的组织人事工作。

参考文献

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