章永权

如何提高人防工程竣工档案质量

章永权

人防工程又称人民防空地下室，从根本而言其修建目的就在于满足防空要求。人防工程不仅能够促进社会的稳定有序发展，而且对于经济发展也有着重要的意义。本文在第一部分分析了当前阻碍我国人防工程竣工档案质量提升的问题；针对存在的问题，笔者在文章第二部分通过结合个人工作经验，就如何提升人防工程竣工档案的质量提出了个人几点看法，以期能够为进一步促进我国人防工程建设建言献策。

作为人防档案的重要组成部分，人防工程档案能够为人民防空平时规划、建设、管理，战时布置、防空袭、组织人员掩蔽、物资储存提供重要的依据。此外，人防工程档案也能够为我国未来的人防事业发展储备宝贵的信息以及素材资源。纵观当下我们不难发现，由于一些地区人防工程建设起步相对较晚，因此相应的人防工程竣工档案管理也尚处于起步摸索阶段，总体管理水平较低。这不仅阻碍了人防档案自身的进步发展而且也无益于人防工程质量的提升，因此从这一点来看，加强对人防工程竣工档案管理工作的理论研究是大势所趋也是形势所迫。

当前我国人防工程竣工档案质量管理存在的问题

一般说来，人防工程竣工档案管理的内容主要有以下几个方面:第一，是一些与人防工程质量可靠程度有关的使用、维护、改建资料；第二，是一些与其扩建相关的技术资料。因此，从内容来看我们不难得知，人防工程竣工档案管理的质量高低与其在战时使用的效果是呈正相关的，它对于社会的稳定有序发展起着非常重要的作用。下面笔者结合地区实际情况，就我国当前人防工程竣工档案管理工作中存在的问题进行了分析。

人防工程竣工档案资料不健全。资料收集不完整是当前我国人防工程竣工档案管理工作中存在的普遍问题。笔者认为造成资料收集不完整的原因有二，第一是资料收集不到位；第二则是档案管理人员的归档工作不到位。一方面会影响人防工程的正常投入使用，另一方面也极易导致管理人员的贪污腐败问题。

对人防工程竣工档案管理工作的重视程度不足。人防工程竣工档案管理能否顺利进行受很多因素影响，其中对它的“思想认识”就是一个极为重要的方面。但是从当下来看，很多领导及管理人员并没有认识到人防工程竣工档案管理的重要性。不仅不注重档案的完整性与真实性而且资金投入也严重不足，这样一来就无法及时的更新档案管理设备，进而导致档案管理效率与质量落后于时代需求。

人防工程竣工档案管理高素质人才匮乏。人防工程竣工档案管理工作人员的专业素质及道德素质是促进其档案管理规范化建设的重要因素之一，但是当前我国人防工程竣工档案管理工作人员的综合素质普遍较差，具体原因有以下四点:

第一，由于单位对人防工程竣工档案管理工作的不重视，导致了档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。第二，由于单位在人防工程竣工档案管理人员的招聘选用制度上存在一些问题，因而直接导致档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。第三，单位缺乏对档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足规范化、制度化的人防工程竣工档案管理工作发展的需要。第四，则是档案管理人员个人素质问题，人防工程竣工档案信息涉及到国家安全与社会稳定，因此对其安全性与保密性的要求还是比较高的，但是部分档案管理工作人员道德素质却较差，对需要保密的工作内容做不到保密。

人防工程竣工档案信息化建设落后，制约了档案管理工作质量与效率的提升。

当前，很多地区的人防工程竣工档案还没有实现信息化管理，仍然采用凭借人工操作进行档案收集、借阅、管理的方式。这样一来，就使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域。此外由于信息化的发展，人防工程竣工档案的收集范围得到进一步扩大，档案的收集数量也呈明显增加趋势，传统的档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。不仅严重阻碍了档案管理的效率，而且严重降低了档案的利用率，不利于工作的进一步开展。

人防工程竣工档案管理制度不完善，档案管理规范化程度低。首先是因为人防工程竣工档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；其次由于当前很多档案管理部门尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为工作支撑；最后是随着信息技术的发展和运用，以往的部分档案管理规章制度已经不再适用于当下。因此综合这几方面因素就导致目前人防工程竣工档案管理制度不完善，规范化程度低。

提高人防工程竣工档案管理质量的有效措施

人防工程实际上也是社会基础建设的重要组成部分。在战争时期，人防工程的建设质量与人民群众的生命安全息息相关；在当今和平时期，其建设质量又与社会进步、社会稳定、社会安全、经济发展休戚相关。因此，我们要想维护社会稳定，实现经济发展就必须保证人防工程建设质量，而要想提升人防工程建设质量就必须重视人防工程竣工档案管理工作的质量，从现有问题出发，并采取一系列具有针对性的措施。

加强人防工程竣工档案资料收集力度，确保其完整性与真实性。只有人防工程竣工档案资料齐全了，才能从整体上为人防工程提供科学的建设依据。但是由于当前很多人防工程竣工档案管理工作人员缺乏资料收集经验，加之一些档案资料较为分散，因此，要想实现人防工程竣工档案的完整性与真实性就显得较为困难。针对这一问题，可以通过以下几个步骤来解决：首先单位要派有一定工作经验、业务熟练的人防工程竣工档案工作人员来担任档案信息联络员，针对目前档案中存在的问题进行上下沟通，针对档案缺失的资料进行共同商策，以此形成一个上下联系的网络；其次，在进行人防工程竣工档案材料收集时要注意收集方法、收集形式的多样化，力求档案资料的完整性；最后，在人防工程竣工档案收集结束后要注意对材料进行筛选，及时将不真实的档案资料去除，力求保证档案资料与实际情况的统一，为工程的投入使用打下坚实的档案基础。

提升领导对人防工程竣工档案管理的重要性认识，并加大资金支持力度。很长时间以来，由于种种因素的阻碍，人民防空办公室一直没能对人防工程竣工档案管理工作进行有效的宣传，导致公众认为有无人防工程竣工档案管理工作都不会有太大的区别。因此，要想提升档案管理的质量，首先就要加大办公室领导对人防工程竣工档案重要性的宣传力度。然后，办公室领导应当根据实际情况对档案管理部门进行适时适度的资金支持，以不断完善内部设施，更新档案管理系统，使其档案管理工作能够赶上时代发展需求。

完善人防工程竣工档案管理制度，实行规范化的档案管理。当前很多地区的人防工程档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，人防工程竣工档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性,对其规范化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题,有关部门应当结合发展实际情况,建立起一套符合目前发展规律的人防工程竣工档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依,从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。

建立起一支拥有高素质的人防工程竣工档案管理人才队伍。首先，要提升人防工程竣工档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对人防工程竣工档案管理工作人员的任职教育培训，经常性地组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。

更新档案管理设备，创新档案管理思路，革新档案管理方式。创新是进步的源泉。人防工程竣工档案管理工作也一样，要想促进自身的建设进程，就必须紧跟时代发展潮流，创新人防工程竣工档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的人防工程竣工档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行档案管理等等。

综上所述，人防工程竣工档案能够为工程的后期改建、扩建、维修等提供信息依据，因此具有非常重要的作用。但是当前我国很多地区的人防工程竣工档案管理工作仍然存在有非常多的问题。为此，我们必须从这些问题出发，积极寻求一些高效的解决手段，从而为人防工程竣工档案管理工作的质量与效率提升贡献自己应有的力量。

（作者单位：梅州市101工程管理所）