李远丽+黄卉

【摘 要】本文从系部二级管理的视角探析目前高校学籍管理工作中存在的问题，提出在高校学籍管理工作中应用电子学籍管理，并从完善制度、加强宣传、优化平台、专人专职、加强培训、信息准确等方面探索电子学籍管理的实施，以实现对高校学生精准化、系统化、信息化管理，为促进和完善高校学生的数据信息库提供帮助。

【关键词】高校 学籍管理 电子注册 系部二级管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2017）10C-0117-03

学籍管理工作是高校在教学管理工作中的重要环节，在学校、教师与学生三者之间起着桥梁和纽带的作用，是高校基础信息分析的主要来源，同时，它的数据库非常庞大，包括学生从入学到毕业的所有环节，如学生入学注册、个人信息的管理与更新、退学、休学、转专业、奖惩、成绩考核与录入、专升本、毕业资格审核、毕业证发放等内容，因此，学籍管理工作的好坏直接影响到一所学校的教学质量及教学水平。而笔者所在的学校近年来生源数量逐渐增多，原有的学籍管理方法已经不太适用于现在的管理模式，为了使学籍管理工作更加快速有效，我们必须统一思想，提高认识，改变观念，进一步探索新方式、新经验、新措施，采取更为有效的方法来推动学籍管理工作向精准化、系统化与信息化的方向发展。

一、高校学籍信息管理工作现状

随着高校进一步扩大办学规模，生源数量剧增，学籍管理工作的内容与数量随之增加，学生各类学籍信息的收集与管理、各类数据统计、更新、归档、上报等庞大而繁杂的学籍管理工作需要高校系部二级学籍管理人员去协助完成，但目前部分高校还没有改变原来的工作方式方法，基本上是教务处下发通知到系部让系部工作人员去核实、核对才上报，从而浪费了许多人力、物力、精力，并且在管理过程中还很容易出现错误和遗漏。因此“原来的小型数据库、半手工操作的学籍管理已经很难完成现在庞大的工作量，内容的繁、杂、重必定会影响学校的学籍管理工作”。具体表现在以下方面：

（一）学籍管理制度滞后。学籍管理工作是一项政策性与技术性都很强的工作，广西农业职业技术学院学籍管理工作主要由教务处承担，系部协助管理，协助管理人员由学工干事和教学干事担任，学工干事负责学生日常的学籍管理，教学秘书负责学生的课程和成绩管理，但学生军训的免修、缓考申请又由学工干事负责，因工作有交叉、有重复，而又没有制度制约，没有实行专人专项管理，导致部分教师不重视此项工作，许多工作没有办法及时开展，或开展起来效果不理想，特别是部分系部二级管理人员不按时完成，给教务处带来很多困扰。

（二）学籍管理手段落后。学籍管理人员都知道学籍管理工作的繁杂与重要，因为该工作涉及各种烦琐的统计、分析及相关数据的处理，大量电子图像信息处理，同时还涉及许多报表的上报，尽管广西农业职业技术学院已经实行了学籍学历电子注册，但很多工作仍然靠系部人工统计与核对后才由教务处统一上报，如此一来不仅耗费大量的时间，增加了工作量，同时也可能造成数据出错或丢失。如专升本工作，先由教务处发通知，系部再根据教务处导出的数据来考查学生是否通过英语等级考试，是否有违纪行为，询问学生是否愿意就读等，查询数据和给学生考虑是否就读的过程无疑浪费了大量的时间与精力。又如，广西农业职业技术学院虽然试行了在网上申请转专业，但由于实行半手工操作，需要完成以下烦琐的步骤：学生网上提交申请→到辅导员处领取转专业申请表填写→上交申请表给辅导员→辅导员审核→系部审批→学院审批等，才能成功转专业。

（三）学籍管理工作不规范。在学籍管理中，各类信息的处理需谨慎细心，但即便是最细心的人在面对大量的数据时都有可能遗漏或出错。广西农业职业技术学院大部分学籍管理工作仍是单机操作，如学籍异动更新不及时，系部已经登记学生休学离校，但教务系统上仍显示学生的信息，原因在于有些学生办理休退学手续时由于找不到领导签字，从而离开学校一段时间了都未办理完休退学或者保留学籍手续，导致两边数据不统一。而系部管理人员因不是专门从事学籍管理工作，从而没有及时督促学生尽快办理手续。另外，系部方面还存在着收集学生个人信息不及时与不全面的问题，如学生的档案管理没有及时跟进与更新，学生面临毕业整理档案才发现缺少材料。尽管现在广西农业职业技术学院的在校生规模已经上万，但学籍管理仍然沿袭原来的状态，由教务处承担，系部基本只是上报与核对数据，二级管理的理念没有形成。

二、实行学籍管理电子注册的重要性

高校学籍信息管理实行电子注册不仅是完善学生学历电子注册制度的一项重要内容，同时也是加强高校招生的一种监督手段；不仅可以加强对高校学生的管理，也可以保障高等教育改革的健康全面发展，而且还可以实现对学生在校期间的全面化、规范化以及信息化管理，从而建成比较完整的、动态的学生数据信息库。

广西农业职业技术学院在做学生推优或者给予学生就业推荐时，系部辅导员经常是通过多方打听才了解到学生的在校表现情况从而推荐，假若学生个人信息库建立好，里面包含有学生详细的个人信息，如学号、姓名、性别、出生年月、政治面貌、身份证号码、相片、家庭地址、所在系部、班别、所学专业、成绩、学籍异动以及大学期间所获奖惩情况等，那么工作起来将会事半功倍，老师推荐起来也会比较客观、公平、公正。

三、实施学籍管理電子注册的若干建议

电子注册是学籍管理中的一种重要手段和工具，如何在新形势下对学籍管理工作进行改革是高校学籍管理管理人员特别是系部二级管理人员必须思考的一个问题，建议从以下几方面去做好工作。

（一）高度重视。学籍管理工作的繁杂性与重要性决定了必须进一步提高对学籍管理的认识，将国家关于学籍管理电子注册方面的方针政策与本校实际结合起来，出台相应的规章制度来确保学籍信息电子注册能够有序推进，使学籍管理工作做到安排合理，部署准确，组织有序，协调有力。首先，该工作的开展涉及学校的多个部门，如教务处、招生就业办、学工处、团委、后勤处、系部等，需要学校领导牵头来组织、协调好各项工作，明确各部门的工作职责，为各部门建立灵活、有效的沟通机制，让各部门协助与支持来完成工作。其次，由于现代网络技术的高速发展，因此运用现代高科技手段进行学籍管理工作是一种大趋势，学校应拨专项经费来研发与提升自己的系统，开发具有扩展性与兼容性的数据处理软件来为师生服务，将系部与各部门纳入系统管理，让系部人员有权限定期对本系的信息进行更新与维护，为电子注册工作的顺利进行提供坚实的后盾。endprint

（二）完善制度。笔者所在的系部2016年有新生因病未按时来校报到，也未在规定时间内办理学籍暂缓注册，当她来校报到时教务处已经上报2016级新生信息，并完成学籍电子注册，该生只能来年再参加高考并报读。因为教育部不仅规范了招生录取的数据和工作程序，而且建立了招生与学籍电子注册完整的工作体系，学籍管理电子注册要求严格，上级部门所规定的操作程序以及上报什么内容，什么时间上报，都不允许出现任何的纰漏，如果数据上传时间晚，会影响到学籍电子注册的顺利实施，因此要求学籍管理部门与人员确保工作的质量。笔者查询了所在学校关于学籍管理人员方面的规章制度，只有学籍管理和考务管理干事岗位职责，学院层面必须建立与修订好学籍管理的相关制度，完善学籍管理的操作规程，建立校、系两级专人负责制，并要求他们严格执行，才能确保电子注册内容全面、准确。

（三）加强宣传。很多学生不重视甚至忽视学籍管理工作，笔者所在的系部有学生因毕业前一个月到派出所更改姓名不及时跟学校报备与沟通，在核查毕业资格时才提出姓名已经更改，因学生学籍信息需要层层上报才能真正更改，这导致学生不能及时地拿到毕业证，不仅影响了自己正常畢业，也影响学生的就业与报到工作。同时，部分学生不认真校对教务处、系部下发的在校生学籍信息注册表，常有学生口头委托他人签字，导致信息错误后没能够及时发现，曾有与他人同名同姓的学生在学期结束后才发现自己的所学专业与学籍信息上的专业不一致。学校应该通过多方面多途径来宣传学籍管理信息电子化的重要性，在图书馆、林荫道、食堂、宣传栏等地方张贴宣传材料供学生浏览，同时在学院网站发布学籍信息电子注册的相关文件供学生下载学习，修订《学生手册》中的学籍管理规定，增加电子注册制度的要求、目的、意义等，通过各种方法让学生了解并积极地配合学院做好电子注册的工作。

（四）优化平台。学院应加强学院网络平台的建设，积极开发学生管理信息综合管理系统，将学籍管理系统与成绩管理系统进行有效对接，因为每年毕业班辅导员在整理毕业生的学籍档案时，都是将学生的学籍信息卡与成绩单进行人为手工粘贴在一起，这将会导致学生的学籍信息与成绩单信息出现粘贴错误的现象，如果将系统合二为一，辅导员直接打印学生的信息，可有效避免错误。同时，应该在现有平台的基础上增加学籍信息核对、学籍异动办理、专业变更申请、奖惩材料上传、考试申请（包括等级考试与补考）等功能。每年推荐自治区“三好学生”“优秀毕业生”时都令辅导员老师十分头疼，一是学生自己不重视材料的收集，获奖证书丢失导致无凭证。二是老师整理材料不系统，如果一个年级由2-3名辅导员管理，要求该年级只推荐1名同学的情况下，没有统一的规范的整理材料模板，有可能导致真正优秀的同学落选，因为不仅考验学生的优秀程度，也考验辅导员整理材料的程度。此外，学生申请等级考试为人工手动操作，先是教务处发通知给各系学工干事，由学工干事组织报名，将学生的报名表发给教务处，再由教务处导入报名系统后打印出来给学生确认信息并签字才算报名成功。过程漫长且复杂，不仅耗费人力也浪费时间。如果平台增加了奖惩材料上传的功能，学生在获奖后主动及时地上传自己的获奖材料，对辅导员推优和推荐学历提升工作都能大大提高效率和质量。如果平台有申请考试功能，只要发通知给学生自己报名，教务处在后台就可以直接下载信息上传到报名系统即可。

系统完善，网络构建合理，学生通过网上即可申请办理休退学，由班主任、辅导员以及各级领导在网上进行审核审批，这样不仅可以避免纸张浪费与信息错漏，也可以避免学生因找领导签字未找到而放弃办理手续的现象，而学院与系部也能更好地掌握学生的动态信息，免去了人工操作出现的失误，同时也提高了工作效率。

（五）专人专职。学籍管理方面的规章制度繁多，涉及学生在校期间的方方面面，如果对制度、条款不熟悉，在工作当中可能会出现种种失误。如果系部二级管理人员变动频繁，不实现专人专岗，管理学籍的老师对学籍管理认识参差不齐，都将导致工作开展起来不顺畅。笔者所在系部2011—2016年间，学籍管理人员变动了4次，每次变动之后都没有很好的交接，后接手的老师对于以前的数据会一头雾水。如需查询2013年学籍异动情况，必须找到当时负责学籍管理的老师方可了解，如该老师没有进行电脑记录，只凭纸质材料查询，不仅工作效率不高，而且出现查询不到的情况，对此，有老师会用“我记得”来表示工作已经完成，给学籍管理工作的推进带来了很多困难。因此，学校必须在院、系两级都配备责任心强、专业能力好、熟悉操作办公软件的专门人才进行管理。

（六）加强培训。学籍管理是一项繁重的工作，为了提高学籍管理人员的素质、水平与能力，学院非常有必要对学籍管理人员特别是系部二级管理人员进行定期的系统培训，让其加强业务知识的学习，加强业务能力的训练，熟悉相关的政策文件，以充实其理论基础，提高其管理水平。特别是现在处于网络信息时代，学籍管理人员必须了解计算机网络和系统，能够熟悉运用计算机操作技术，利用已有的办公设备，转变传统的学籍管理工作模式。2016年教务处负责学籍管理的老师到各系部培训学籍管理人员使用透视表，这大大提高了系部二级管理人员的工作效率。

（七）信息准确。学籍管理是电子注册的根基，而信息的准确是增强学籍管理工作科学性、有效性的基础。学籍管理人员必须有“双保证”：一是要保证所报送材料的内容是真实而准确的，这是学籍管理工作的重点，也是一项最基本的任务。二是保证必须严格对待每一份自己经手的材料，认真负责地审核好学生的各项基本信息再进行报送，确保学生信息的可靠性，这样才能保证学生在校期间个人信息的完整性，保障学生的基本权益。

综上所述，建立电子学籍数据库是网络化时代的要求，也是学籍管理水平现代化的一项重要标志，电子注册不仅可以规范高校的办学行为，也可以提高学籍管理的工作水平，使高校学籍管理工作进入科学化、信息化的时代。

【参考文献】

[1]宁爽.新形势下职业院校计算机学籍管理的探析[J].辽宁高职学报，2015（3）

[2]司立丽.用电子注册制度规范高校学籍管理工作[J].才智，2009（32）

[3]黄瑾，李远丽，黄卉.高校学籍管理之系部管理现状探究——以广西农业职业技术学院为例[J].科技资讯，2016（8）

【作者简介】李远丽（1986— ），女，广西农业职业技术学院，研究方向：思想政治教育；黄 卉（1983— ），女，广西农业职业技术学院讲师，研究方向：计算机信息技术、教学管理。

（责编 黎 原）endprint